Cómo organizarse en el trabajo: las desventajas del multitasking

La capacidad de hacerse cargo de muchas tareas a la vez suele verse como algo positivo. Sin embargo, ¿es realmente bueno trabajar siempre en varios proyectos de manera simultánea o existen mejores formas de hacer las cosas? Analizamos lo que significa realmente el multitasking y cómo puedes ayudar a las personas a administrar una carga de trabajo variable.

COMUNICACIóN EMPRESARIAL | 10 MINUTOS DE LECTURA
how to be more organized at work - Workplace from Meta

Lo primero que debes saber sobre el multitasking es que no existe. Hablamos con admiración acerca de los colegas que se hacen cargo de muchas tareas. Miramos con asombro a los jóvenes que publican en medios sociales, ven videos, envían mensajes instantáneos y hacen la tarea al mismo tiempo. Sin embargo, la neurociencia demostró que, más allá de las apariencias, no es posible hacer más de una cosa a la vez.

Como Nancy K. Napier explica en Psychology Today, lo que ocurre en realidad cuando parece que trabajamos en muchas tareas a la vez es que pasamos de una tarea a la otra muy rápidamente. Y no siempre es la mejor manera de hacer las cosas.

El multitasking y el cerebro

El multitasking y el cerebro

Cada vez que pasamos de una tarea a otra, sometemos a nuestro cerebro a un proceso de apagado y encendido. Cuando buscamos maneras de organizar nuestro trabajo, es importante entender qué implica ese proceso.

Para cambiar de tarea, el cerebro hace varias cosas. Debe hacer lo siguiente:

  • optar por cambiar de tarea
  • desactivar las reglas cognitivas de la tarea original
  • activar las reglas cognitivas de la nueva tarea

Aunque es un proceso que se completa en menos de un segundo, ese tiempo puede resultar crucial en algunas tareas, en especial, si son tareas complejas o que no conocemos. Un ejemplo obvio es el de un conductor que usa el teléfono celular cuando cambia de carril, pero lo mismo ocurre si tratamos de prestar atención a una presentación mientras leemos correos electrónicos en una computadora portátil.

Eficiencia y productividad

Eficiencia y productividad

Los psicólogos que investigan el multitasking llegaron a la conclusión de que tratar de hacer varias tareas a la vez no es muy eficiente. Exige demasiado en términos de tiempo y de cargas cognitivas. De hecho, las estimaciones sugieren que cambiar de tarea puede reducir la productividad en hasta un 40%. Además, los investigadores concluyeron que la capacidad de atención de quienes tratan de hacer multitasking es menor que la de quienes hacen una cosa a la vez.

Mejores formas de trabajar

Mejores formas de trabajar

Entonces, teniendo en cuenta los posibles costos en términos de productividad y eficiencia, ¿tendríamos que pedir a nuestros empleados que hagan multitasking? ¿No existen mejores maneras de organizarse en el trabajo?

Dar más tiempo y oportunidades a los empleados para que terminen una tarea antes de pasar a otra los ayuda a trabajar de forma más eficiente. También es recomendable ofrecerles herramientas que minimicen la carga cognitiva. Algunas plataformas como Workplace de Facebook, que ofrecen una integración sencilla con las demás herramientas que usamos todos los días, ayudan a evitar la distracción que implica cambiar de plataforma.

El correo electrónico también puede ser una gran distracción, y muchos de los mensajes que reciben los empleados no son pertinentes para lo que están haciendo. El uso de los grupos de Workplace te permite garantizar que los empleados solo tengan que lidiar con mensajes relacionados con la tarea que están realizando.

Por último, tú puedes dar el ejemplo. Si los empleados ven que pones toda tu atención en las tareas que estás realizando, es probable que hagan lo mismo.

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