Cómo configurar y utilizar los grupos de Workplace

Rossa Brown

Los grupos de Workplace son una poderosa herramienta que permite a las personas y los equipos conectarse, colaborar entre sí y compartir conocimientos. Descubre cómo funcionan y cómo usarlos.

Los empleados de oficina, los trabajadores remotos e itinerantes, y el personal de otras empresas con las que trabajas utilizan los grupos de Workplace para colaborar y conectarse. Configurar y personalizar los grupos es una tarea sencilla, de modo que puedes invitar a las personas y ponerte en marcha rápidamente. Para comenzar, sigue estos pasos:

¿Para qué puedo utilizar los grupos?

Los grupos de Workplace son espacios privados para debatir proyectos, administrar información y compartir documentos de forma segura con tus colegas o clientes.

Los miembros del grupo pueden subir, compartir y almacenar una cantidad ilimitada de archivos, y trabajar en documentos en tiempo real. Tus equipos pueden utilizar integraciones con herramientas como SharePoint para colaborar de manera eficiente con las herramientas que utilizan a diario. Y, al trabajar en un grupo, se crea un registro accesible y seguro al instante, así que cuentas con una cronología completa de tu proyecto.

Puedes crear grupos en torno a cualquier tema. Tomemos el ejemplo de Consolis, una empresa especializada en soluciones para el sector de la construcción. El grupo Instalaciones limpias, uno de los más importantes de Consolis, tiene como objetivo desarrollar un alto estándar de limpieza y seguridad para los empleados en todas las fábricas. Lee el caso de éxito completo aquí.

¿Qué tipos de grupos hay?

Hay varios tipos de grupos distintos:

  • Equipos y proyectos, donde los equipos pueden trabajar juntos y chatear
  • Debates, donde se pueden compartir comentarios con los colegas
  • Comunicados, donde se comparten novedades, actualizaciones y comunicados de la empresa
  • Social y más, donde se planifican actividades de trabajo
  • Entre empresas, donde se puede trabajar con personas de otras empresas
Además, hay tres configuraciones de privacidad disponibles para los grupos: "Abierto", "Cerrado" y "Secreto". El tipo de grupo que elijas dependerá de su función específica. Por ejemplo, un grupo abierto puede ser para toda la empresa, un espacio donde debatir ideas de reuniones de trabajo o hacer anuncios. Los grupos cerrados o secretos están pensados colaborar en proyectos y tareas específicas.

¿Cómo se inicia un grupo?

Una vez que decidas qué tipo de grupo quieres, comenzar es sencillo:

  • Ve a la página "Grupos" en Workplace y selecciona "Crear grupo"
  • Elige un tipo de grupo y asígnale un nombre
  • Haz clic en "Personalizar" para cambiar la configuración de privacidad del grupo a "Abierto", "Cerrado" o "Secreto"
Puedes elegir los compañeros de trabajo que quieres agregar al grupo. No tienes que agregar a todas las personas en el momento de la creación: puedes agregar personas al grupo cuando lo desees.

¿Cómo se usan los grupos?

Cuando creas un grupo, te conviertes automáticamente en su administrador. Una buena forma de comenzar es escribir un mensaje de bienvenida que explique el propósito del grupo y que anime a todos a publicar.

Los miembros del grupo pueden modificar la configuración de las notificaciones según sus propias necesidades y evitar así una sobrecarga de información. También puedes pedirles su opinión sobre el funcionamiento del grupo y realizar cambios.

¿Dónde puedo obtener información sobre los grupos en acción?

Mira cómo los equipos de AirAsia utilizan los grupos para que toda la empresa participe de las conversaciones, romper con las estructuras y fomentar una mayor colaboración.

O echa un vistazo al caso de Golin, donde los empleados se inspiraron tanto con Workplace que crearon 200 grupos en menos de 24 horas.

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