Hace falta un pequeño empujón, y los bots son ideales para eso

Lo que le interesa particularmente es lo buenos que son los bots para dar ese pequeño impulso.

"Descubrimos en los bots una herramienta muy potente en ese sentido. En primer lugar, a nadie le gusta que el empujón venga de otra persona. No nos gusta que nos digan qué hacer. En cambio, si lo hace una máquina, un sistema automatizado, es mucho más probable que respondamos bien".

Su perspectiva surge de la experiencia: Syd lleva más de 14 años trabajando en tecnología de vanguardia y, junto con su cofundador, creó The Bot Platform hace cinco años.

Desde entonces, llevan adelante su misión de ayudar a las personas a resolver problemas utilizando herramientas automatizadas. Hoy en día, trabajan con organizaciones como la BBC, Water Aid y Samsung.

Los bots resuelven las pequeñas cosas

Syd dice que hay un malentendido respecto de los bots, una confusión sobre cómo funcionan, lo que pueden hacer y lo que no. Parte del problema es que seguimos dándoles un nombre equivocado.

"La gente los llama 'bots de chat de IA'. Hay dos errores ahí. El primero es que no son inteligencia artificial. Nosotros preferimos el concepto 'Inteligencia Humana Asistida Optimizada'. El segundo es que a nadie le gusta charlar con una máquina. Las máquinas son para acceder a información o para realizar tareas, para hacer algo".

Los bots resuelven los procesos simples, y esa es su arma secreta

Al llamarlos con el nombre equivocado, sobreestimamos su potencial y perdemos de vista las cosas para las que pueden ser más útiles en el trabajo.

Los bots simplifican los procesos. Su superpoder radica en solucionar los problemas pequeños: ayudan a automatizar las tareas más repetitivas y engorrosas que desaniman a los empleados y ocupan tiempo valioso.

Por eso, antes de implementar un bot, es importante que la organización se dedique a pensar muy bien cuáles podrían ser esas tareas. "¿Qué nos lleva cinco o quince minutos por día a todos? Si el bot consigue recortar un tercio de ese tiempo, el esfuerzo colectivo que se ahorra es enorme".

La automatización, Libby y la integración del lugar de trabajo

"Libby es un bot que hace que la información de tu organización sea más accesible que nunca. Muchos repositorios de información están desactualizados, son estáticos o resultan muy difíciles de usar para encontrar la respuesta correcta. Con Libby, basta hacer una pregunta en Workplace Chat para recibir la respuesta".

Si Libby no puede responder una pregunta, se la hace llegar a la persona indicada de la organización (y luego incorpora la respuesta en la base de información). También solicita una valoración breve de cada respuesta proporcionada.

El bot tiene dos ventajas: respuestas rápidas para los usuarios y automatización de un proceso pesado

La ventaja es doble para las organizaciones que ya empezaron a usar Libby: respuestas fáciles de encontrar que aumentan la productividad de todos y automatización del proceso engorroso de mantener y desarrollar un repositorio de información útil.

Por el momento, Libby está disponible en versión beta. Muy pronto estará también en el directorio de integraciones de Workplace.

La manera correcta de construir un bot: empezar por el para qué

Entonces, ¿cómo se construye un bot?

"Cuando las apps ganaron popularidad, todas las empresas querían tener la suya", recuerda Syd. "No sabían qué querían que hiciera ni cuáles serían los beneficios para el usuario. No tenían en claro el para qué".

¿Quieres crear un bot? ¡Excelente! Pregúntate para qué lo quieres

Con los bots pasa lo mismo. "Hace dos años, Facebook implementó una API para habilitar los bots en Messenger. Todo el mundo quería el suyo. Pasó un tiempo hasta que la gente empezó a entender cuál era el objetivo".

Ahora que es posible crear bots en Workplace, hay una nueva oleada de entusiasmo y de organizaciones que buscan la manera de usarlos para su trabajo. Sin embargo, cuando una empresa recurre al equipo de Syd para conversar sobre un posible bot, su respuesta es siempre la misma: "¡Excelente! Pregúntense para qué lo quieren".

Etapas de la construcción de un bot

Los bots que se crean para Workplace son distintos de los que se crean en Messenger. Dado que Workplace es una plataforma de colaboración para empresas, lo lógico es que la creación de los bots se oriente hacia la automatización de procesos y el compromiso de los empleados. Es un buen punto de partida para comenzar a pensar en el para qué.

En la etapa de planificación, hay que responder cuatro preguntas principales:

• ¿Para qué se construye el bot?
• ¿Cuál es su finalidad?
• ¿Qué problema se busca solucionar?
• ¿Cómo se determina el éxito del proyecto?

Primero, el problema

Pensar el para qué en lugar de ver qué hay en el menú

"Les decimos a nuestros clientes que se dediquen a identificar el problema. Que piensen el para qué en lugar de ver qué hay en el menú. Es algo que va cambiando a medida que las personas van entendiendo mejor las posibilidades".

Si una hora al día se va en buscar qué significan las siglas, crea un bot que ayude con el vocabulario especializado. Si el tiempo se escapa en reuniones ineficientes, la solución tendrá que ser otra.

Ahorrar tiempo

No solo ahorra tiempo, además funciona con un proceso automatizado

Keith envía a todos los miembros del equipo un mensaje a las 9:00 en el que les recuerda lo que dijeron que iban a hacer el día anterior y les pregunta qué lograron, qué prevén hacer hoy y qué obstáculos creen que podrían encontrar.

El bot recopila todo automáticamente en el grupo del proyecto principal de Workplace para su total visibilidad. En lugar de una reunión de un cuarto de hora, bastan unos 60 segundos para responder y un par de minutos para ponerse al día con las respuestas de todos.

Contribuye al sentido de responsabilidad, y puede fomentar buenos comportamientos y valores

No solo ahorra tiempo, además funciona con un proceso automatizado, lo que puede ser más eficaz para mantener a los equipos concentrados y llevar un registro del historial.

"Contribuye al sentido de responsabilidad, y puede fomentar buenos comportamientos y valores. Es lo que mejor hacen los bots: resolver las pequeñas cosas. De esa manera, permiten ahorrar tiempo, aumentan la productividad y evitan desavenencias con los colegas".

"Me parece una clase de empujoncito que puede venirnos bien a todos".

Muchísimas gracias a Syd Lawrence, cofundador de The Bot Platform y socio de Workplace.