Trabajar más rápido con Workplace Chat

Nueve consejos sobre Workplace Chat para mantenerte organizado y aumentar tu productividad.

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Mantente conectado con tu equipo en cualquier momento y desde cualquier lugar con Workplace Chat. Ya sea que trabajes de forma remota, formes parte del personal de primera línea o te encuentres en otra oficina, mantenerte en contacto y estar al tanto de tus proyectos es muy fácil. Con Workplace Chat, puedes comunicarte de manera más rápida, compartir archivos, guardar y organizar mensajes, y mucho más. Obtén información sobre los aspectos básicos del uso de Workplace Chat para mantenerte conectado y aumentar la productividad.

Cómo hacerlo en Workplace

Descarga la app de Workplace Chat

1. Descarga la app de Workplace Chat

Descarga la app de Workplace Chat en tu teléfono celular para seguir conectado estés donde estés.

Los administradores de TI tienen la opción de implementar la app de Workplace Chat a través de un instalador de Windows en todos los dispositivos administrados dentro de la organización. La app se instalará automáticamente la próxima vez que un usuario inicie sesión en la computadora. Obtén más información al respecto en los recursos técnicos.

Consigue que tu equipo converse

2. Consigue que tu equipo converse

¿Tu equipo tiene un grupo de Workplace? Si no, crea uno. Cada grupo de Workplace con 250 miembros o menos tiene su propio chat. Haz clic en la pestaña "Chat" de tu grupo y envía un mensaje para iniciar un chat con tu equipo.


Cada grupo de 250 miembros o menos tiene su propio chat.

Comparte archivos

3. Comparte archivos

Compartir archivos en Workplace Chat es muy sencillo. Solo tienes que hacer clic en el icono de archivos y seleccionar el video, la imagen o el documento que quieras compartir. Puedes encontrar con facilidad todos los archivos que se compartieron en el chat en la pestaña de contenido compartido.


Encuentra los archivos que se compartieron en el chat en la pestaña de contenido compartido

Encuentra lo que necesitas con la función de búsqueda

4. Encuentra lo que necesitas con la función de búsqueda

Las conversaciones de chat suelen avanzar muy rápido, y desplazarse por todos esos mensajes en busca de algo lleva demasiado tiempo. Usa la función de búsqueda para encontrar los mensajes que necesitas.


Usa la función de búsqueda para encontrar los mensajes anteriores que necesitas.

Mantente al tanto del trabajo por hacer

5. Mantente al tanto del trabajo por hacer

¿Viste algo importante en tu grupo de chat que te gustaría retomar en otro momento? Guarda el mensaje en la carpeta "Guardado". Puedes encontrar todas las publicaciones y los mensajes guardados en la pestaña "Guardado" del menú "Explorar". Agrega las publicaciones y los mensajes guardados a las colecciones para organizar el contenido importante.


Guarda los mensajes de chat y organízalos en colecciones en tu carpeta "Guardado".

¿Alguna vez estuviste muy ocupado y recibiste un mensaje en el que te pedían otra cosa? Es probable que hayas pospuesto esa solicitud hasta encontrar un momento libre para verla e incluso que la hayas olvidado por completo. Para esos casos, Workplace te permite configurar recordatorios para los chats que tienes que retomar más tarde. En la computadora, solo tienes que hacer clic en ... junto al mensaje de chat específico y seleccionar Recordarme.


Configura recordatorios de mensajes para que nada se te olvide.

Organiza reuniones con videochat

6. Organiza reuniones con videochat

Con la herramienta de video de Workplace Chat, puedes conectarte con todas las personas de tu organización independientemente de dónde estén. Todas las conversaciones de chat con 50 miembros o menos admiten llamadas de video y voz. Usa las videollamadas de Workplace Chat para organizar reuniones con todo el equipo. O realiza videollamadas personales con tus colegas para tomar decisiones de manera más rápida. Busca los iconos de llamada de voz y video en la esquina superior derecha de la pantalla.


Organizar reuniones con videochat.

Incluso puedes conectarte a Workplace en Portal para disfrutar de una experiencia de audio y video de alta calidad. Portal es un dispositivo de hardware para comunicaciones de video con Smart Camera y Smart Sound. Te permite sentirte más presente al colaborar con tus compañeros de trabajo, independientemente de la distancia. Visita el sitio web de Portal para obtener más información.


Dos personas en una reunión en Workplace usando Portal.

Elimina mensajes de chat

7. Elimina mensajes de chat

En ocasiones, el ritmo acelerado del chat puede provocar errores. Por ese motivo, Workplace te permite eliminar con facilidad un mensaje de chat en un plazo de diez minutos desde que lo enviaste. Para garantizar que esta función no se use de forma indebida, la eliminación del mensaje se indica en el chat, y sigue siendo posible reportar el mensaje.


Configura recordatorios de mensajes para que nada se te olvide.

Conoce lo que ocurre en tu equipo con las encuestas

8. Conoce lo que ocurre en tu equipo con las encuestas

Las encuestas son una forma eficaz de acceder a las opiniones e inquietudes de las personas de tu equipo. Ya sea que quieras saber qué funcionó y qué no funcionó en un proyecto reciente, obtener comentarios constructivos sobre la administración o saber más acerca de la experiencia del equipo en la organización, las encuestas te ayudan a conseguir información rápidamente.

Mediante esta función, los administradores del sistema, los moderadores de contenido y los roles de administrador personalizados que tengan el permiso "Administrar encuestas" pueden enviar encuestas cortas de cinco preguntas a través de Workplace Chat a cualquier conjunto de personas de la organización.

Puedes encontrar instrucciones detalladas sobre cómo enviar encuestas en el servicio de ayuda.


Conoce lo que ocurre en tu equipo con las encuestas.

Automatiza los flujos de trabajo con bots

9. Automatiza los flujos de trabajo con bots

Los bots del chat de Workplace automatizan muchos de tus procesos a fin de que sean más eficientes y más fáciles de ampliar que nunca. Con una sencilla integración del bot, puedes agilizar todo, desde las solicitudes enviadas a una sesión de ayuda hasta las preguntas sobre beneficios y RR. HH., los cambios de turnos y la incorporación de personal.

Obtén más información sobre las integraciones del bot de Workplace en la documentación para desarrolladores.

Ventajas

Ventajas

  • Comunícate con tu equipo en cualquier momento y lugar.
  • Encuentra con facilidad lo que necesitas usando la pestaña de contenido compartido o la función de búsqueda.
  • Organiza reuniones en cualquier momento y lugar con las llamadas de voz y video de Workplace.
  • Mantente al tanto del trabajo por hacer guardando mensajes y configurando recordatorios de mensajes.
  • Reconoce el trabajo de los colegas directamente desde el chat con la función "Agradecimiento".
  • Obtén comentarios y opiniones de tu equipo mediante las encuestas.
  • Agiliza los procesos y flujos de trabajo existentes con los bots del chat.

Historia de éxito

Historia de éxito

NBN usa un bot del chat para simplificar la jerga de la empresa.

Como empresa de telecomunicaciones, National Broadband Network (NBN), es una organización australiana con un lenguaje comercial interno complejo, repleto de acrónimos, jerga y palabras específicas del sector. Muchos empleados no pueden pasar un solo día sin encontrar una sigla nueva que no conocen.

El equipo de comunicaciones internas de NBN intentó durante mucho tiempo dar con una solución que ayudara a los empleados a buscar los acrónimos internos y que permitiera que cada miembro del equipo actualizara esa lista en cualquier momento.

En agosto de 2017, NBN lanzó con éxito el bot de acrónimos de Enablo. Ahora, los empleados de NBN lo usan a diario para identificar la jerga y los acrónimos. Además, se agregan nuevos acrónimos todas las semanas, y la base de datos crece constantemente. Es una herramienta simple a la que se puede acceder desde la computadora o el celular, lo que facilita más que nunca la búsqueda de acrónimos y respuestas con rapidez.

Información sobre NBN

NBN Co Limited se creó en 2009 para diseñar, desarrollar y operar la nueva red de banda ancha rápida, mayorista y de acceso local de Australia. Con el propósito de conectar al país y reducir la brecha digital, el objetivo clave de NBN es garantizar que todos los australianos tengan acceso a banda ancha rápida cuanto antes, a precios asequibles y con el menor costo posible.