Aspectos básicos de la biblioteca de recursos

Crea un espacio centralizado para todos los recursos más importantes de la empresa en Workplace.

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Seguro te pasó: tuviste que revisar correos electrónicos, archivos y antiguas conversaciones de chat para encontrar información, hasta que al fin te rendiste y pediste ayuda a un miembro del equipo. Tu caso no es el único. El empleado promedio pierde nueve horas a la semana buscando información. Y eso es mucho más que tiempo perdido. Cuando no se puede acceder a la información fácilmente, se propagan las ineficiencias, se socava la productividad y se pierden conocimientos fundamentales.

Si creas una biblioteca de recursos de Workplace, contarás con un espacio centralizado para tu organización. Es un lugar para los recursos fundamentales de la empresa (en la biblioteca de recursos) y para actualizaciones dinámicas (en los grupos de Workplace) que te ayudará en la alineación, la preservación de los conocimientos fundamentales y la interacción con tus empleados.

En esta guía, te explicaremos cómo hacer lo siguiente:

  • Crear un plan de contenido para la biblioteca de recursos
  • Identificar a administradores y colaboradores
  • Crear categorías
  • Hacer publicaciones dirigidas a tu público
  • Personalizar el inicio de tu biblioteca de recursos
  • Supervisar las visualizaciones y la interacción

Cómo usar esta función en Workplace

Sin necesidad de programar, tu equipo y tú podrán poner la biblioteca de recursos en funcionamiento rápidamente. Aquí te mostramos cómo comenzar:

1. Crea un plan de contenido1. Crea un plan de contenido

Crear una biblioteca de recursos puede parecer una tarea abrumadora, pero no necesitas hacerlo todo de una vez. Primero, identifica algunas categorías de contenido que sean esenciales para tus empleados y, luego, agrega más contenido a lo largo del tiempo. A continuación, te ofrecemos algunas ideas:

  • Beneficios, gastos, licencias, políticas de viajes
  • Manuales y material de incorporación para empleados
  • La misión y los valores de la empresa, normas de la marca, y objetivos anuales y trimestrales
  • Políticas y recursos sobre diversidad e inclusión, salud y bienestar

La biblioteca de recursos comprende categorías y subcategorías. Las categorías sirven para agrupar la información, y las subcategorías son los lugares donde puedes adentrarte en temas específicos. Usa este marco para diagramar tu plan de contenido. Por ejemplo:


Inicio de la biblioteca de recursos

Identifica a administradores y colaboradores2. Identifica a administradores y colaboradores

En función de las categorías que identificaste en el plan de contenido, reúne a un equipo de personas de distintas partes de la organización para que, a partir de la experiencia en su materia, colaboren con la creación del contenido en tu biblioteca de recursos. Puedes elegir entre los roles de administradores y colaboradores que se detallan a continuación, de acuerdo con la participación que cada persona tenga en la creación y administración de contenido:

  • Administrador del sistema: los administradores del sistema pueden hacer casi todo en Workplace, lo que incluye crear un rol de administrador personalizado para administradores de la biblioteca de recursos.
  • Administrador de la biblioteca de recursos (rol de administrador personalizado): quienes tengan este rol personalizado pueden administrar todo lo relacionado con la biblioteca de recursos, incluido lo siguiente:
    • Personalizar la página de inicio de la biblioteca de recursos
    • Crear, registrar y priorizar las categorías de la biblioteca de recursos
    • Dar acceso a otros usuarios de Workplace para editar y publicar categorías específicas
  • Editor de categoría: este rol puede asignarse a cualquier persona que necesite crear y actualizar contenido dentro de una categoría. No podrá crear nuevas categorías distintas de la que le asignaron. Los editores de categoría pueden hacer lo siguiente:
    • Editar contenido de la categoría
    • Agregar, editar y reordenar subcategorías
    • Publicar contenido de la categoría y las subcategorías

3. Crea categorías3. Crea categorías

Crea categorías para cada uno de los temas generales que identificaste en tu plan de contenido. Luego, puedes invitar a editores de contenido de distintos sectores de la organización. Ellos se encargarán de crear el contenido para esa categoría y para las subcategorías que contenga. Si quieres convertir a alguien en editor de categoría, haz clic en el botón "Invitar", ve a la pestaña "Pueden editar" y asigna a las personas por su nombre o por pertenencia a un grupo.

Configurar los permisos de edición

Cada categoría y subcategoría puede crearse a partir de una plantilla o personalizarse de cero con elementos como los siguientes:

  • Fotos de portada
  • Texto con formato, como encabezados, viñetas o citas
  • Imágenes y videos
  • Archivos
  • Tablas

Este ejemplo muestra el aspecto posible de una página de categoría:

Ejemplo de una página de categoría titulada "Beneficios"
4. Haz publicaciones dirigidas al público adecuado4. Haz publicaciones dirigidas al público adecuado

Gran parte del contenido de la biblioteca de recursos será relevante para toda la organización. Esas categorías pueden compartirse con todos de forma fácil y rápida haciendo clic en el botón "Invitar" y seleccionando el nombre de la empresa en el menú desplegable.

Comentarios y reacciones en las páginas de la biblioteca de recursos

Sin embargo, es posible que parte del contenido de la biblioteca de recursos solo sea relevante para un grupo específico de empleados, según su rol o la región en que se desempeñen. Para asegurarte de que las personas solo vean el contenido adecuado para ellas, la biblioteca de recursos te permite invitar a personas específicas a ver el contenido, filtradas según la información del perfil o su pertenencia a un grupo. Las personas que no cumplan con esos criterios no podrán acceder a la categoría ni la verán en la página de inicio de la biblioteca de recursos.

Menú desplegable de opciones para las reglas que se pueden configurar respecto de quién puede ver una categoría.

5. Personaliza el inicio de tu biblioteca de recursos5. Personaliza el inicio de tu biblioteca de recursos

La página de inicio de la biblioteca de recursos es un espacio personalizable que dirige a las personas a la información relevante. Cada usuario ve una página de inicio específica basada en las categorías a las que tenga acceso, pero los administradores pueden destacar categorías prioritarias y enlaces clave que todos podrán ver.

También pueden seleccionar una foto de portada y un título y un subtítulo de la página para la página de inicio de la organización.

Este es un ejemplo de cómo podría ser el aspecto de una página de inicio de la biblioteca de recursos:

Página de inicio de la biblioteca de recursos

6. Supervisa las visualizaciones y la interacción6. Supervisa las visualizaciones y la interacción

Al igual que el resto de Workplace, la biblioteca de recursos está diseñada para fomentar la interacción. Las personas pueden reaccionar y hacer comentarios en categorías y subcategorías, las cuales también pueden compartirse en un grupo o un mensaje de chat, por lo que la información circula con más rapidez.

Los administradores del sistema, los administradores de la biblioteca de recursos y los editores de categoría recibirán una notificación cuando alguien reaccione o haga un comentario en su categoría. También tendrán acceso a estadísticas simples para saber cuántas personas ven el contenido, filtradas por departamento, rol, ubicación y otras variables.

Beneficios

Beneficios

  • Crea un espacio oficial para información y políticas importantes de la empresa.
  • Crea contenido con un editor intuitivo y sencillo. No es necesario programar.
  • Con el inicio de la biblioteca de recursos, las personas tienen acceso a la información adecuada.
  • Es sencillo interactuar con el contenido: se puede hacer búsquedas, compartir, y reaccionar y comentar en las categorías.
Historia de éxito

Historia de éxito

Project Starfish usa grupos de aprendizaje para incorporar a los pasantes nuevos.

XPO Logistics es una de las diez principales empresas de logística de todo el mundo. Ayuda a los clientes a administrar sus bienes de forma más eficaz en las cadenas de suministro. Su trabajo se volvió muy importante durante la pandemia de coronavirus (COVID-19) porque las personas de todo el mundo se volcaron más a las entregas de productos a domicilio para disminuir las salidas públicas.

Para proporcionar información precisa y confiable a los empleados durante esta época caótica de mucho trabajo, XPO Logistics usó la biblioteca de recursos para crear un espacio donde los empleados estuvieran informados sobre la respuesta de XPO a la pandemia de coronavirus (COVID-19) en constante evolución. XPO Logistics se convirtió en uno de los primeros evaluadores de la versión beta de la biblioteca de recursos y, luego de un día de acceso al producto, puso a disposición de todos sus empleados la información de respuesta al coronavirus (COVID-19).

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