Aker BP, Prepp y otros más hablan sobre cómo alcanzar el éxito con Workplace en Transform Nordics

Laura Hanrahan

Directores ejecutivos, directores de Workplace y desarrolladores digitales disruptivos provenientes de toda Escandinavia nos visitaron en Oslo la semana pasada durante el evento Transform Nordics.

Conocida por sus prácticas de trabajo progresivas, la innovación digital y los índices más altos de satisfacción laboral del mundo, la región escandinava fue el escenario perfecto para nuestro último evento de Transform, donde las empresas líderes de la región compartieron su conocimiento sobre cómo Workplace mejora su trabajo. Estos algunos de los puntos más destacados.

Aker BP expone sobre los factores clave para lograr un lanzamiento de Workplace exitoso.

La asesora sénior de comunicaciones internas de Aker BP, Camilla Hatleskog, y el analista informático sénior, Jan Edvardsen, fueron los primeros en compartir su experiencia con Workplace. En Aker BP, tenían cuatro objetivos simples al momento de implementar Workplace:

  • Forjar una cultura más sólida de ser un único equipo
  • Adoptar un enfoque optimizado para dispositivos móviles
  • Abandonar las estructuras
  • Visibilizar al personal de administración de la empresa

La ambición de Aker BP es convertirse en la principal empresa petrolera en alta mar. Y, como señaló Camilla, sabe que no lo logrará si se aferra a los canales tradicionales de comunicación interna, como el correo electrónico y la intranet.

"Podemos afirmar que los comentarios que nos llegaron sobre Workplace fueron todos positivos. Eso nos dice mucho".

Camilla Hatleskog, asesora sénior de comunicaciones internas de Aker BP

Para Aker BP, la clave para implementar exitosamente una herramienta de comunicación moderna y optimizada para dispositivos móviles, como Workplace, consistía en aprovechar el lanzamiento para generar interés y lograr la aceptación de todos los empleados.

Programaron el lanzamiento de Workplace para el 7 de junio de 2018, fecha en que se celebraba la fiesta anual de verano, y en tan solo cinco días, el 80% de los empleados ya había adoptado Workplace.

Ahora, cuentan con 2.450 empleados en la comunidad de Workplace, lograron que los directivos se involucren activamente y pudieron deshacerse de la intranet.

Entonces, ¿cómo lo hicieron?

Aker BP se concentró en cinco aspectos para que el lanzamiento fuera exitoso:

  • Capacitó a más de 50 usuarios finales y avanzados de Workplace dentro de la empresa
  • Organizó una capacitación individual con todos los miembros del equipo ejecutivo
  • Produjo material de consulta consistente y de calidad para el lanzamiento
  • Creó una página durante el lanzamiento de Workplace en SharePoint para responder a cualquier pregunta
  • Imprimió folletos con las reglas de Workplace y los colocó en cada escritorio el día anterior al lanzamiento.

"A un mes del lanzamiento de WP, el 95% de nuestra fuerza laboral ya lo usaba. Todos los días se comparte contenido de muy buena calidad en Workplace sin que sea necesario insistir en ello".

– Camilla Hatleskog, asesora sénior de comunicaciones internas de Aker BP

Las principales ideas de Prepp acerca de la automatización

El siguiente en presentarse fue Amin Fard, director ejecutivo de Prepp, empresa de bots de chat. Amin impartió un curso intensivo sobre bots y destacó algunos de los mejores casos de cómo las empresas nórdicas los están aplicando para ser más eficientes.

Los bots de Workplace, el reconocimiento de palabras clave (por ejemplo, para completar formularios) y la automatización (por ejemplo, para iniciar un flujo de mensajes) son los tres tipos de bots más comunes.

Las sugerencias principales de Prepp sobre los procesos que pueden automatizarse son los siguientes:

  • Encuestas para empleados
  • Preguntas frecuentes
  • Incorporación de personal nuevo
  • Cursos de e-learning
  • Tickets de soporte técnico
  • Formularios
  • Cumplimiento

Descubre más sobre cómo tu empresa puede comenzar a implementar bots y cuáles son los beneficios de hacerlo aquí.

La transformación digital de Securitas Sweden con Workplace

Jens Granath, jefe de comunicaciones de marketing de Securitas Sweden, mantuvo al público cautivo durante la tarde contando sobre su reciente implementación de Workplace.

Sorpresivamente, el 80% de los empleados de Securitas Sweden trabajan durante la noche. Antes de implementar Workplace, dos guardias nocturnos podían estar trabajando en el mismo turno en noches distintas y no tenían forma de comunicarse entre ellos.

Antes de implementar Workplace, el tablón de anuncios era el centro de comunicaciones de las oficinas locales de Securitas Sweden.

Workplace hizo más que liderar la transformación digital en Securitas Sweden. Unió a las personas de la empresa y las humanizó. "Para nosotros, es importante que el gerente esté presente en Workplace y podamos comunicarnos con él", compartió Jens.

¿Qué cambió con Workplace?

  • La empresa se volvió "mucho más pequeña": ahora, todos tienen una mejor noción de qué sucede en la empresa y están más unidos entre compañeros.
  • Un significativo aumento del volumen de iniciativas de innovación en los empleados desde la comunidad de Workplace
  • Una reducción sustancial de los correos electrónicos
  • Menor distanciamiento: las personas se sienten más cómodas para acercarse entre sí y colaborar
  • Mayor rapidez en los comentarios y aportes
  • Mejor administración de las crisis
  • Creación de un centro de contenido original con fines de marketing

"Con Workplace, nos dimos cuenta de que las ideas surgen cuando se trabaja en conjunto".

– Jens Granath, jefe de comunicaciones de marketing Securitas Sweden

Un ejemplo de innovación por parte de la comunidad de Workplace de Securitas Sweden fue la idea que tuvo un empleado de animar una pared vacía en una oficina.

En lugar de tener diferentes artículos de seguridad repartidos por la oficina, a este empleado se le ocurrió juntarlos todos y colocarlos ordenadamente en una pared libre.

Además, pintó la pared con el color de la marca Securitas Sweden y compartió su creación en Workplace.

La imagen de la pared con la marca recibió muchos me gusta y elogios en Workplace, y pronto se volvió viral. Otras oficinas copiaron la idea de la marca en la pared y, en poco tiempo, Securitas Sweden decidió convertirla en un distintivo de la empresa.

Crearon un muro móvil con el distintivo de la marca que se utiliza en eventos y todo tipo de conferencias.

Estadísticas sobre el liderazgo en el lugar de trabajo y los principales equipos

Para terminar el día, cuatro líderes de Workplace se subieron al escenario para una sesión de panel abierto en la que compartieron consejos, conocimiento sobre el producto y consejos prácticos sobre cómo sacar el máximo provecho de Workplace día a día.

Estas son sus recomendaciones favoritas sobre Workplace.

Julien Lesaicherre, directora de Workplace

Aprovecha las publicaciones programadas y los borradores. Estas son grandes funciones desde el punto de vista de la administración del tiempo. Las publicaciones programadas pueden ayudarte a planificar y publicar a primera hora del lunes o en un horario fijo cada semana.

Los borradores te permiten trabajar fácilmente en los mensajes largos que quieras editar o ampliar varias veces, sin la necesidad de salir de Workplace.

Christine Overby, directora de marketing de productos

Crea un Grupo en Workplace llamado "Solo yo". Este grupo es perfecto para tomar notas u observaciones personales de reuniones durante todo el día, y luego volver a ellas y encontrarlas fácilmente. También simplifica la preparación de futuras reuniones.

Jennifer Hunt, arquitecta de soluciones

Utiliza el centro de notificaciones. Y asegúrate de configurar las notificaciones que recibes: así, te aseguras de que siempre serán relevantes.

De esta manera, podrás administrar mejor el modo en que usas las notificaciones diarias, y además, podrás recurrir a la Sección de noticias para ver otras actividades.

Namit Chadha, diseñador de productos

Configura grupos personalizados. Crea un grupo personalizado con tu gerente o con alguien con quien trabajes estrechamente e intercambia mensajes sin tener que usar el correo electrónico o Workplace Chat.

Es una forma sencilla y accesible de mantenerse al tanto. También te permite saber si vieron una actualización que compartiste y si les gusta o reaccionaron a ella.

Permanece atento a más historias sobre innovación, transformación digital y prácticas recomendadas en Workplace del evento Transform Nordics.

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