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Una guía para administradores que te ayudará a planificar y lanzar Workplace en toda la organización.

Guía de lanzamiento de Workplace para organizaciones sin fines de lucro

Workplace se enorgullece de donar herramientas de trabajo a las organizaciones sin fines de lucro y al personal de instituciones educativas con el objetivo de ayudar a los equipos a conectarse, colaborar y formar comunidades significativas en todo el mundo. En este momento, miles de organizaciones sin fines de lucro ya usan Workplace. Compilamos esta guía basándonos en sus comentarios para ayudarte a empezar a usar Workplace. La guía está pensada para un personal de hasta 250 personas, y no debería llevarte más de cuatro semanas ponerla en práctica. Si hay más personas en la organización, te recomendamos seguir estos artículos para garantizar un lanzamiento exitoso.

Descarga las listas de verificación de lanzamiento para asegurarte de cumplir los requisitos:

Lanza Workplace en tu organización sin fines de lucro siguiendo cuatro pasos simples

Requisitos previos para empezar: Tu equipo de liderazgo está al tanto, sabes que el lanzamiento de Workplace implica un cambio más que un proyecto técnico, y definiste dos cambios que Workplace podrá realizar y que no puedes lograr hoy.

1. Regístrate y conecta la cuenta de Workplace

1. Regístrate y conecta la cuenta de Workplace

2. Crea la cuenta de Workplace

2. Crea la cuenta de Workplace

  • Genera aprobación e identifica tu equipo de proyecto de Workplace. Incluye un líder de cada equipo de tu organización y agrégalo como administrador en Workplace.
  • Ve al "Panel para administradores" en la barra de navegación izquierda, ve a "Personas" en el panel para administradores e invita a los miembros del equipo de proyecto de Workplace haciendo clic en el botón "Invitar" al lado de su nombre.
  • Crea tu primer grupo de proyecto con este equipo y asígnale el nombre "Lanzamiento de Workplace". Allí tú y cada miembro compartirán novedades sobre cómo avanza el lanzamiento de Workplace.
  • Para crear un nuevo grupo, ve a "Inicio" en la navegación izquierda, selecciona "Crear grupo" en el menú desplegable, selecciona "Equipos y proyectos", asigna el nombre "Lanzamiento de Workplace" al proyecto y agrega a los miembros de tu equipo de proyecto de Workplace al grupo. Nota: La configuración predeterminada es de grupo cerrado, y solo los miembros pueden ver el contenido.
  • Acepta y crea tu conjunto principal de grupos en Workplace. Piensa si los grupos deben ser abiertos, cerrados o secretos. Estos son algunos ejemplos para inspirarte:
  • Grupos de comentarios descendentes y ascendentes
    Traslada las comunicaciones por correo electrónico de toda la empresa a un grupo de anuncios. Crea un grupo social para todas las preguntas que no se relacionen directamente con el trabajo. También puedes crear grupos sociales y de anuncios en cada una de las ubicaciones de tu oficina.

    Ejemplos: "Información para todos los empleados", "Novedades en Londres", "Temas sociales en el Reino Unido", "Wiki de la empresa".

  • Grupos de comunicación del equipo
    Crea un grupo para cada equipo de tu organización y asígnale el rol de administrador del grupo al jefe. De esta manera, los equipos pueden comunicarse periódicamente, administrar proyectos y mantenerse actualizados entre las reuniones.

    Ejemplos: "Equipo de recaudación de fondos", "Equipo de RR. HH.", "Equipo ejecutivo".

  • Grupos de colaboración interfuncional
    Logra la colaboración entre diferentes regiones, idiomas y equipos con grupos de debate abiertos, a fin de recopilar las ideas y compartir los comentarios de todas las personas de tu organización.

    Ejemplos: "Proyecto de recaudación de fondos para el festival", "Oportunidades de voluntariado", "Servicio de ayuda técnica de TI", "XFN de marketing". Considera también tener un grupo de comentarios para cada equipo, de manera que todos sepan exactamente cómo ponerse en contacto, como "Comentarios de marketing", "Comentarios de TI" y "Trucos y consejos de Workplace". Pídele al superior de cada equipo que fije una publicación con toda la información clave y los enlaces a los documentos al principio del grupo.

  • Grupos de voluntarios y socios

    Usa los Grupos entre empresas para colaborar con los voluntarios y socios que no forman parte de tu organización, pero con quienes trabajas de manera habitual. Crea el grupo como un grupo entre empresas e invita a los voluntarios o socios usando sus correos electrónicos laborales. Por ahora, no es necesario que tengan una cuenta de Workplace. Puedes compartir contenido de la misma manera en estos grupos, pero los miembros externos no tendrán acceso a tus grupos internos.

    Ejemplos: "Información para voluntarios", "Voluntarios en Japón", "Asociación con EasyJet/Unicef".

3. Prepara la organización

3. Prepara la organización

  • Configura las cuentas en Workplace para todos los empleados. Asegúrate de incluir la mayor cantidad de información posible sobre ellos, especialmente el correo electrónico del superior. Eso orientará el funcionamiento, por ejemplo, mediante el organigrama en Workplace. Después de configurar las cuentas de los empleados, puedes agregarlos a los respectivos grupos.
  • Ve al "Panel para administradores, ve a "Personas", selecciona "Agregar personas" en la esquina superior derecha, elige el método de subida, como un archivo CSV, y selecciona "Invitar cuando esté todo listo".
  • Elige una fecha para el lanzamiento y procura generar entusiasmo. Determina una fecha para el lanzamiento. En nuestra experiencia, los mejores días son de martes a jueves. Empieza a enviar comunicaciones al respecto a la organización para generar entusiasmo. El lanzamiento de Workplace implicará el comienzo de una manera diferente de trabajar. Aprovecha este momento para planificar eventos divertidos y un video o mensaje en vivo del CEO para marcar este hito.
  • Crea tu plan y determina qué tareas trasladarás a Workplace el día del lanzamiento. Te recomendamos que traslades todas las comunicaciones de listas de correo electrónico exclusivamente a los grupos de Workplace. En tu plan de comunicaciones, no olvides alentar a los empleados a pedir sus cuentas de Workplace el día del lanzamiento para que no se pierdan la información importante que solo se compartirá en Workplace.
4. Lanza Workplace

4. Lanza Workplace

  • Lanza oficialmente Workplace en toda la organización.
  • Ve al "Panel para administradores", selecciona "Personas" en la barra de navegación, haz clic en "Invitar a todos" y personaliza el mensaje que enviarás.
  • ¡Celebra el lanzamiento! Todos deberían estar entusiasmados con la perspectiva de unirse a Workplace, y celebrar el lanzamiento es una excelente manera de generar ese entusiasmo.

Fotos de personas celebrando el lanzamiento de Workplace

  • Comienza a comunicarte y a colaborar con tus empleados en Workplace
  • Realiza la primera publicación para toda la empresa en tu grupo de información y genera entusiasmo en torno a Workplace con una transmisión en vivo de los líderes en la que compartan actualizaciones y celebren los principales hitos.
  • Programa una transmisión en vivo en Workplace con un miembro del equipo de liderazgo la semana del lanzamiento para generar entusiasmo y alentar a todos los miembros de tu organización a pedir su cuenta de Workplace. Comienza a promocionar la transmisión en tus comunicaciones previas al lanzamiento para que nadie se pierda el evento.
  • Antes de enviar un correo electrónico interno, pregúntate si el contenido puede ser relevante también para otros. Si lo es, publícalo en Workplace.

Para obtener más información sobre cómo lanzar Workplace con éxito, únete al grupo entre empresas de Workplace Lanzar Workplace en tu organización. Aquí puedes conocer con más detalle las prácticas recomendadas para el lanzamiento de Workplace.


Preguntas frecuentes para organizaciones sin fines de lucro

Preguntas frecuentes sobre Workplace para organizaciones sin fines de lucro

  • ¿Reúno los requisitos para usar Workplace Advanced gratis? ¿Cuántos usuarios pueden usarlo gratis?
  • Todas las organizaciones sin fines de lucro que están registradas en TechSoup y que no están identificadas como organizaciones o entidades gubernamentales pueden usar Workplace Advanced sin cargo. Se excluyen algunos tipos de organizaciones, como las agencias políticas o de lobby, los sindicatos, las agencias gubernamentales y algunos tipos de instituciones educativas. No hay límite para el número de usuarios.
  • ¿Puedo agregar personas con diferentes dominios de correo electrónico?
  • Sí. Si tu organización usa varios dominios de correo electrónico, puedes agregarlos a Workplace.
  • Para colaborar con personas de otras organizaciones, usa un grupo entre empresas. Esto permitirá que los voluntarios y socios se comuniquen contigo sin tener acceso a tus grupos internos.
  • ¿Cuántos grupos es aconsejable crear?
  • Crea un conjunto básico de los principales grupos de trabajo y un número mínimo de grupos sociales. En el caso de una organización con alrededor de 50 personas, 15 grupos es un buen número aproximado para comenzar.
  • ¿Cómo puedo incorporar a voluntarios?
  • Crea un grupo entre empresas e invita a los voluntarios por correo electrónico. Agrega una publicación fijada en la parte superior del grupo con información importante sobre la incorporación, junto con un enlace a otros grupos entre empresas para voluntarios en los que deberían participar. Invítalos a hacer preguntas en el grupo correspondiente.
  • También puedes incluir a los voluntarios directamente en tu comunidad de Workplace. De esta manera, podrán acceder a todo el contenido para el personal que se publique en los grupos abiertos. Para eso, sigue los mismos pasos que para agregar empleados.
  • ¿Cómo puedo mantener un nivel alto de interacción en Workplace?
  • Piensa en qué te propusiste al comienzo de este proyecto. Recuérdalo para asegurarte de que el valor de Workplace para la organización siga siendo alto.
  • Trasladar todas las listas de correo electrónico y las comunicaciones internas por correo electrónico es un muy buen punto de partida. Usa formatos atractivos de archivos multimedia, como fotos, videos, videos 360º y transmisiones en vivo. Comparte comunicaciones exclusivas en Workplace solo para alentar a los empleados a pedir su cuenta de Workplace y a iniciar sesión con frecuencia en la plataforma. Administrar proyectos con grupos de proyecto en Workplace es otra manera de trasladar a Workplace el trabajo que solías hacer en otras herramientas y por correo electrónico. En cada correo electrónico que escribes y recibes, piensa si el contenido puede ser relevante para los demás. Si lo es, publícalo en Workplace.
  • Muchas organizaciones comienzan con comunicaciones descendentes de los ejecutivos. Los superiores también pueden ayudar a fomentar la interacción en Workplace si se comprometen a usar la plataforma en todas las comunicaciones del equipo, como las actualizaciones generales del equipo, las minutas de las reuniones y las prioridades de cada persona para la semana.
  • Conecta Workplace con las herramientas que usas todos los días para optimizar los flujos de trabajo y no tener que trabajar con muchas herramientas. Las integraciones de Workplace ayudan a optimizar los flujos de trabajo para realizar las tareas con más eficacia. Obtén más información en nuestro directorio de integraciones.
  • ¿Workplace siempre será una herramienta gratuita para las organizaciones sin fines de lucro?
  • No tenemos intención de cobrar el uso de Workplace a las organizaciones sin fines de lucro. En junio de 2018, con el lanzamiento de Workplace for Good, renovamos nuestro compromiso de ofrecer Workplace Advanced de manera gratuita a las organizaciones sin fines de lucro y al personal de instituciones educativas.
  • ¿Cómo puedo obtener más ayuda para lanzar Workplace?
  • El Centro de recursos para clientes (donde estás en ahora) ofrece una gran variedad de recursos que te ayudarán a prepararte para el lanzamiento, y distintas estrategias para mantener la interacción en alto.
  • Los socios de Workplace también están a tu disposición. Encuentra aquí un socio en tu región.
  • ¿Existe una comunidad en la que me pueda conectar con otras organizaciones sin fines de lucro en Workplace?
  • Sí. Puedes unirte al Grupo entre empresas de Workplace for Good, que nuclea a más de 2.500 miembros de organizaciones sin fines de lucro apasionados por lo que hacen.
  • ¿Qué nivel de seguridad ofrece Workplace?
  • Nos tomamos la seguridad muy en serio. Puedes obtener más información aquí.
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