Requisitos previos para empezar: Tu equipo de liderazgo está al tanto, sabes que el lanzamiento de Workplace implica un cambio más que un proyecto técnico, y definiste dos cambios que Workplace podrá realizar y que no puedes lograr hoy.

• ¿Reúno los requisitos para usar Workplace gratis? ¿Cuántos usuarios pueden usarlo gratis?
• Todas las organizaciones sin fines de lucro que están registradas en TechSoup y que no están identificadas como organizaciones o entidades gubernamentales pueden usar Workplace sin cargo. Se excluyen algunos tipos de organizaciones, como las agencias políticas o de lobby, los sindicatos, las agencias gubernamentales y algunos tipos de instituciones educativas. No hay límite para el número de usuarios.
• ¿Puedo agregar personas con diferentes dominios de correo electrónico?
• Sí. Si tu organización usa varios dominios de correo electrónico, puedes agregarlos a Workplace.
• Para colaborar con personas de otras organizaciones, usa un grupo entre empresas. Esto permitirá que los voluntarios y socios se comuniquen contigo sin tener acceso a tus grupos internos.
• ¿Cuántos grupos es aconsejable crear?
• Crea un conjunto básico de los principales grupos de trabajo y un número mínimo de grupos sociales. En el caso de una organización con alrededor de 50 personas, 15 grupos es un buen número aproximado para comenzar.
• ¿Cómo puedo incorporar a voluntarios?
• Crea un grupo entre empresas e invita a los voluntarios por correo electrónico. Agrega una publicación fijada en la parte superior del grupo con información importante sobre la incorporación, junto con un enlace a otros grupos entre empresas para voluntarios en los que deberían participar. Invítalos a hacer preguntas en el grupo correspondiente.
• También puedes incluir a los voluntarios directamente en tu comunidad de Workplace. De esta manera, podrán acceder a todo el contenido para el personal que se publique en los grupos abiertos. Para eso, sigue los mismos pasos que para agregar empleados.
• ¿Cómo puedo mantener un nivel alto de interacción en Workplace?
• Piensa en qué te propusiste al comienzo de este proyecto. Recuérdalo para asegurarte de que el valor de Workplace para la organización siga siendo alto.
• Trasladar todas las listas de correo electrónico y las comunicaciones internas por correo electrónico es un muy buen punto de partida. Usa formatos atractivos de archivos multimedia, como fotos, videos, videos 360º y transmisiones en vivo. Comparte comunicaciones exclusivas en Workplace solo para alentar a los empleados a pedir su cuenta de Workplace y a iniciar sesión con frecuencia en la plataforma. Administrar proyectos con grupos de proyecto en Workplace es otra manera de trasladar a Workplace el trabajo que solías hacer en otras herramientas y por correo electrónico. En cada correo electrónico que escribes y recibes, piensa si el contenido puede ser relevante para los demás. Si lo es, publícalo en Workplace.
• Muchas organizaciones comienzan con comunicaciones descendentes de los ejecutivos. Los superiores también pueden ayudar a fomentar la interacción en Workplace si se comprometen a usar la plataforma en todas las comunicaciones del equipo, como las actualizaciones generales del equipo, las minutas de las reuniones y las prioridades de cada persona para la semana.
• Conecta Workplace con las herramientas que usas todos los días para optimizar los flujos de trabajo y no tener que trabajar con muchas herramientas. Las integraciones de Workplace ayudan a optimizar los flujos de trabajo para realizar las tareas con más eficacia. Obtén más información en nuestro directorio de integraciones.
• ¿Workplace siempre será una herramienta gratuita para las organizaciones sin fines de lucro?
• No tenemos intención de cobrar el uso de Workplace a las organizaciones sin fines de lucro. En junio de 2018, con el lanzamiento de Workplace for Good, renovamos nuestro compromiso de ofrecer Workplace de manera gratuita a las organizaciones sin fines de lucro y al personal de instituciones educativas.
• ¿Cómo puedo obtener más ayuda para implementar Workplace?
• El Centro de recursos para clientes (donde estás en ahora) ofrece una gran variedad de recursos que te ayudarán a prepararte para la implementación, y distintas estrategias para mantener la interacción en alto.
• Los socios de Workplace también están a tu disposición. Encuentra aquí un socio en tu región.
• ¿Existe una comunidad en la que me pueda conectar con otras organizaciones sin fines de lucro en Workplace?
• Sí. Puedes unirte al Grupo entre empresas de Workplace for Good, que nuclea a más de 2.500 miembros de organizaciones sin fines de lucro apasionados por lo que hacen.
• ¿Qué nivel de seguridad ofrece Workplace?
• Nos tomamos la seguridad muy en serio. Puedes obtener más información aquí.