¿Qué es la comunicación empresarial?

Descubre qué es la comunicación empresarial y cómo puedes mejorarla. Echa un vistazo a estos consejos fáciles de seguir.

Tu empresa depende de poder compartir información, lo mismo que tus empleados. Sin embargo, el 66% de las empresas carece de un plan de comunicación empresarial interna a largo plazo. ¿Por qué representa un error tan grave? ¿Cuáles son los desafíos de comunicación más comunes y cómo puedes evitarlos?

La comunicación empresarial en detalle

La comunicación es importante. En cada aspecto de nuestras vidas, tenemos una necesidad fundamental de compartir y recibir información. Sin comunicación eficaz, no podemos expresarnos, conectarnos con nuestros colegas ni, en última instancia, alcanzar nuestros objetivos. Esto es particularmente aplicable en el lugar de trabajo, donde la cooperación determina el éxito de las personas, los equipos e incluso toda la empresa.

Cuando hablamos de "comunicación empresarial", nos referimos a tu capacidad de comunicarte con cada uno de los miembros de tu organización y a la capacidad de estos de comunicarse entre sí.

Es un concepto simple, pero tiene un impacto importante sobre el estado de tu empresa. La comunicación empresarial apuntala casi todos los aspectos de tus operaciones cotidianas. Desde el liderazgo y la capacitación del personal hasta la colaboración en los proyectos y la gestión de recursos, hay pocas actividades que no se apoyan en poder compartir información e ideas satisfactoriamente.

La importancia de hacerlo bien debería ser obvia, pero también hay un corpus importante de estudios que respaldan el valor de lo que ofrece la comunicación. Hay estudios que sugieren que las organizaciones con comunicación empresarial eficaz son más rentables, más productivas y logran tasas de retención de personal más elevadas. A pesar de esto, la mayoría de las empresas no se esmeran lo suficiente a la hora de crear estrategias para sus comunicaciones internas. Si bien el 70% de las empresas usa planes para respaldar campañas e iniciativas específicas, solo un tercio (33%) tiene un documento donde se detalla la estrategia de comunicación interna a más largo plazo.

Esto es un error. Para tomar noción cabal de la situación, dediquemos unos momentos a explorar los motivos por los que una empresa debería interesarse por su comunicación empresarial.

¿Por qué es importante la comunicación empresarial? 5 puntos clave

La comunicación empresarial ayuda a los trabajadores a conectarse

A mediados del siglo XX, el psicólogo Abraham Maslow publicó su artículo académico titulado "A Theory of Human Motivation" (Teoría de la motivación humana). Allí, reveló su ahora famosa jerarquía de necesidades. Es un diagrama con forma de pirámide que organiza las necesidades humanas en una progresión ascendente desde las necesidades básicas —las que necesitamos para sobrevivir— hasta las psicológicas y, finalmente, las que nos generan un sentido de realización.

La jerarquía de Maslow afirma que, una vez satisfechas las necesidades fisiológicas (alimento, agua, abrigo y descanso) y ya en una situación de seguridad, lo siguiente a lo que aspiran los seres humanos es a tener un sentido de pertenencia. El deseo de conectarnos con nuestros pares es un elemento esencial de nuestro bienestar cotidiano.

Esto no es solo una teoría: hay estudios más recientes que determinaron que hay evidencia física que demuestra que Maslow estaba en lo correcto. Los escaneos de la actividad cerebral en seres humanos indican que, cuando no estamos ocupados con una tarea activa, el cerebro pasa automáticamente a pensar en otras personas y lo que piensan, sus emociones y sus objetivos.

Los empleados son más felices cuando la comunicación empresarial es buena

En resumen, los seres humanos están programados para la conexión social y, obviamente, la comunicación es la esencia de la conexión. Nuestras conexiones interpersonales se apoyan en el ida y vuelta del intercambio de información; a mayor escala, los objetivos y valores comunes nos hacen sentir parte de algo que va más allá de nosotros mismos. Y esto también es aplicable a nuestras vidas laborales y a nuestros emprendimientos personales.

¿Qué significa todo esto para los líderes empresariales? Tus empleados deben poder comunicarse. Si por algún motivo no pueden hacerlo, es decir, no cuentan con la herramienta o el foro adecuados o no se sienten empoderados para expresarse, significa que sus necesidades básicas no están satisfechas. Probablemente no estén contentos, y esto es algo que te debería interesar, no solo porque es lo humanamente correcto, sino porque además los trabajadores descontentos son menos productivos y es más probable que renuncien a su trabajo.

Por otro lado, también es verdad lo opuesto: en un lugar de trabajo con buena comunicación, es más probable que los empleados estén contentos y, así, la productividad sea más alta.

En síntesis: una inversión en tecnología es una inversión en tus recursos humanos.

Los trabajadores comprometidos son los que mejor trabajan

Como ya mencionamos, ofrecer buenos canales de comunicación y la cultura necesaria para su uso es clave para el bienestar de tu personal. Sin embargo, si eso no es incentivo suficiente, considera lo siguiente: cuando la comunicación es adecuada, tus empleados tendrán un mayor nivel de compromiso con su trabajo y con la empresa en general.

La investigación ha demostrado una y otra vez que los trabajadores comprometidos también son mejores para los resultados de la empresa.

El informe del metaanálisis Q¹² de Gallup es una de las tantas publicaciones que respaldan esta noción. "Este estudio confirma lo que Gallup ha observado en metaanálisis anteriores", comentó el instituto de investigación. "El compromiso de los empleados afecta de manera sistemática los resultados de rendimiento claves, independientemente del sector de la organización o de la empresa".

El MIT también ha realizado estudios de investigación en los que se determinó que los empleados más comprometidos están informados sobre su empresa y tienen comunicación más directa con sus gerentes. Sin embargo, en la mayoría de las empresas, solo un pequeño porcentaje de los empleados tiene un nivel de compromiso pleno. El 50% de los empleados no sabe con certeza cuál es la dirección de la empresa, y el 84% dice que no recibe suficiente información de sus líderes.

La perspectiva de lograr el compromiso pleno de todo el personal puede parecer abrumadora o poco realista, pero, como veremos, la nueva tecnología puede brindar una ayuda importante. Es un objetivo que vale la pena proponerse. Cuando tus empleados tienen visibilidad total de la misión de la empresa y se sienten empoderados para unirse a las conversaciones de toda la empresa, pasan a tener un interés personal en ella.

Este sentido de responsabilidad colectiva en todo el personal es algo que todas las empresas pueden alcanzar, pero, para ello, deben tener una cultura de comunicación interna consolidada que cuente con el respaldo de las herramientas y los canales adecuados. Si bien establecer este tipo de cultura puede llevar tiempo y dinero, las oportunidades que ofrece son una fuerte motivación para hacer esa inversión.

Y también lo son los obstáculos que pueden surgir si descuidas este aspecto de tu empresa.

No permitas que tu organización sufra de mala comunicación

Como la buena comunicación es el pilar de tantos aspectos de las empresas modernas, los problemas pueden potenciarse en su ausencia. Si un empleado tiene un problema que le impide compartir o recibir la información que necesita, la interrupción de la actividad se esparce mucho más allá de ese trabajador en particular: afecta a todos los que dependen de esa persona y, a su vez, potencialmente puede afectar a todas las personas que dependen de ellas.

En otras palabras, cuando el personal no puede comunicarse correctamente, la empresa deja de funcionar como debería y esto puede redundar en errores costosos. Una encuesta reciente de 400 corporaciones concluyó que los problemas de comunicación les habían costado miles de millones en tan solo un año.

Si bien hay una variedad de factores que pueden contribuir a los problemas de comunicación, una de las causas más comunes es la falta de inversión en las herramientas y los canales adecuados. Más de un tercio de los trabajadores de todo el mundo cree que la tecnología y los procesos obsoletos hacen que su trabajo sea más difícil de lo que debería ser. Los empleados de primera línea son más propensos a pensar así, lo que no es nada sorprendente si consideramos que la mayor parte de la comunicación de la primera línea sigue siendo con papel y lápiz.

Por muy tentador que sea "arreglárselas" con tecnología obsoleta, el costo de la ineficiencia es muy superior al ahorro en el corto plazo. Pocas empresas considerarían usar canales obsoletos para sus comunicaciones externas, por ejemplo, usar exclusivamente anuncios en la radio y volantes impresos en sus campañas de marketing. Esta es un área en la que es esencial acompañar el avance y explorar las plataformas más recientes que estén disponibles. ¿Por qué sería distinto con las comunicaciones internas?

Además, independientemente de si mantienes actualizada tu tecnología de comunicaciones, los miembros más jóvenes de tu personal ciertamente lo harán.

La generación Z espera que la comunicación empresarial sea importante en tu empresa

La mayoría de las proyecciones indican que la generación Z ahora representa entre un cuarto y un tercio de la fuerza laboral global. Más allá de la cifra exacta, está claro que este grupo demográfico más joven será una proporción creciente de tus empleados en el transcurso de la próxima década. Si quieres atraer al mejor talento de esta generación, debes responder a sus expectativas de un lugar de trabajo moderno.

La más obvia de estas expectativas es que demandan las plataformas y herramientas más recientes. El vínculo entre la tecnología y la generación Z se menciona con tanta frecuencia que casi se ha convertido en un cliché, pero es una conexión que ciertamente está respaldada por la investigación.

Una encuesta global reciente encontró que el 80% de los encuestados de la generación Z quería trabajar con tecnologías de avanzada, y ese mismo porcentaje creía que la tecnología ayudaría a que el lugar de trabajo fuera más equitativo. Pero la generación Z no es la única que piensa así. Es igualmente probable que los millennials consideren este aspecto como un factor clave al elegir un trabajo, lo que debería subrayar aún más la importancia de invertir en esta área.

Sin embargo, mientras los empleados más jóvenes sin duda tendrán la expectativa de que el lugar de trabajo avance a la par de la tecnología que usan en sus vidas personales, o incluso más rápido, esto solo es parte de la historia, porque la generación Z también se caracteriza por su énfasis en los valores humanos.

Así como aman la tecnología, la inmensa mayoría de los trabajadores de la generación Z tienen un profundo interés por el "elemento humano" de sus trabajos. Quieren trabajar con colegas que los desafíen y motiven, que estén abiertos a la colaboración y el pensamiento colectivo, y que estén disponibles cuando necesitan pedir ayuda. De hecho, el "liderazgo solidario" y las "relaciones positivas en el trabajo" son las dos principales características más codiciadas en un posible trabajo nuevo.

Los líderes empresariales deben adoptar un enfoque holístico para la comunicación. Adoptar las herramientas correctas es una parte importante del proceso, pero se debe respaldar con una estrategia que cree la cultura adecuada, una cultura en la que se anime a las personas a hablar y escuchar.

Pasemos ahora a los motivos por los que es esencial tener un plan a largo plazo para la comunicación empresarial y por qué el 67% de las empresas que no lo tienen corren un riesgo serio. Tal vez la mejor manera de comenzar sea considerar las siete formas más comunes de comunicación en una empresa.

5 tipos comunes de comunicación empresarial

Hay siete tipos bien definidos de comunicación empresarial. La principal diferencia entre ellos es el tipo de información que comparten las personas, el momento en que se comparte y la dirección que sigue la información en su recorrido por la empresa.

Como veremos, hay un cierto nivel de superposición entre estas formas, pero por ahora es útil considerarlas como entidades separadas. Comenzaremos por explorar las diferentes direcciones en las que puede comunicarse la información.

Comunicación empresarial de arriba hacia abajo

La comunicación empresarial de arriba hacia abajo está tradicionalmente asociada al liderazgo. Es característica de las jerarquías sociales: situaciones en las que hay un grupo de personas y una de ellas (o varias) está a cargo.

Cuando los líderes quieren comunicarse con el resto del equipo, departamento o incluso toda la empresa, la información baja por la cadena de mando hasta que, en teoría, llega a todos.

La fortaleza de la comunicación de arriba hacia abajo es que permite a los líderes controlar estrechamente la divulgación de la información, ya que pueden adaptar los detalles en función de los destinatarios de cada etapa. Por ejemplo, si un CEO desea implementar un cambio de política, la información básica siempre es la misma a medida que la noticia viaja por la empresa. Sin embargo, en cada paso se puede agregar nueva información o instrucciones más detalladas para ayudar a los empleados a implementar la política.

Naturalmente, esta estructura también conlleva riesgos. La cadena es tan fuerte como el más débil de sus eslabones: si una persona no logra transmitir la información correctamente, ese error se propaga a todos los demás. Para el momento en que se detecta el error, la información errónea ya está circulando.

Para las empresas, la comunicación de arriba hacia abajo es esencial. Permite a los líderes compartir su visión de la empresa, marcar agendas y dirigir el comportamiento en todo el personal. Sin embargo, también se basa en una suposición cuestionable: el CEO es quien todo lo sabe en este reino que le pertenece exclusivamente a él... y, por lo general, era un "él". En esencia, la comunicación empresarial de arriba hacia abajo parte de la idea que los líderes hablan y los demás escuchan.

En la actualidad, hay un cambio de actitud. Estamos comenzando a comprender que el liderazgo ahora escucha. Esto significa que los ejecutivos sénior deben prestar atención a la información que fluye en la otra dirección por su organización.

Comunicación empresarial de abajo hacia arriba

Este tipo de comunicación es el opuesto de la comunicación de arriba hacia abajo. En este caso, la información se genera en los niveles más bajos de la escalera corporativa y asciende hasta llegar al liderazgo, que es el último nivel en recibirla.

Nuevamente, el éxito de la comunicación de abajo hacia arriba está determinado por la confiabilidad de las personas en cada eslabón de la cadena. Como veremos a continuación, esta situación plantea un problema doble. En primer lugar, la mayoría de los líderes empresariales no cree que sea necesario escuchar a sus empleados de primera línea, por lo que no promueven una cultura que anime a las personas a decir lo que piensan. Incluso si lo hacen, los empleados normalmente no cuentan con herramientas que simplifiquen la transmisión de la información hacia arriba por la cadena jerárquica.

A pesar de estos obstáculos, la comunicación de abajo hacia arriba puede y debe cumplir una función integral en tu empresa. Cada miembro de tu empresa tiene una perspectiva diferente. Crear líneas de comunicación abiertas con el personal de primera línea te brindará inteligencia valiosa sobre cada aspecto, desde lo que piensan tus clientes hasta la eficiencia de tus procesos de producción.

Además, como ya mencionamos, cuando tus trabajadores tienen voz, se sienten más conectados con la empresa en general, y eso es bueno para ellos y para tus resultados.

Comunicación empresarial lateral

También conocida como comunicación horizontal, es la forma de intercambio de información más común. La comunicación empresarial lateral tiene lugar entre personas que se encuentran en el mismo nivel jerárquico: es la que ocurre cuando los miembros de un equipo hablan acerca de un proyecto en el que están trabajando o cuando los gerentes de tienda comparten sus prácticas recomendadas.

La comunicación empresarial lateral puede realizarse a través de cualquier medio concebible. Los factores críticos son que los empleados puedan acceder a los canales más adecuados para sus necesidades laborales, y que adopten esos canales universalmente.

En otras palabras, la adopción es importante. Así, si bien hay muchas plataformas que ofrecen herramientas para la comunicación lateral, es importante asegurarse de no estar usando demasiadas. Una menor cantidad de canales disponibles se traduce en tiempos de incorporación menores, lo que a su vez simplifica el objetivo de adopción en toda la empresa. Después de todo, no tiene sentido capacitar a un único departamento en el uso de una herramienta potente si nadie más en la empresa sabe cómo usarla.

Comunicación empresarial sincrónica y asincrónica

Los tipos de comunicación de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba y lateral describen la dirección que sigue la información cuando fluye por la organización. Las cuatro formas de comunicación restantes guardan relación con la velocidad y el momento en que ocurre la comunicación.

Como sus nombres lo sugieren, la comunicación empresarial sincrónica y la comunicación empresarial asincrónica existen en directa oposición. En la comunicación sincrónica, la información se comparte en un ida y vuelta inmediato, o casi inmediato: una persona dice algo, y el destinatario responde inmediatamente después de procesar lo que ha leído o escuchado.

El diálogo es la forma más obvia de comunicación sincrónica, pero las herramientas de mensajes instantáneos también caen dentro de esta categoría. Cuando enviamos un mensaje a una persona a través de una app de chat, normalmente esperamos recibir una respuesta con cierta rapidez. Si el destinatario tarda demasiado en responder, es probable que sintamos frustración e intentemos comunicarnos por algún otro medio, o que hablemos con otra persona en su reemplazo.

Con los canales de comunicación asincrónica, se sobreentiende que pasará un tiempo entre el mensaje inicial y la respuesta. Las cartas enviadas por correo postal son el medio clásico de comunicación asincrónica, pero el correo electrónico y los foros de mensajes son ejemplos más relevantes en el lugar de trabajo moderno.

Lo importante de los canales de comunicación sincrónica y asincrónica es que ambos son necesarios para tu empresa. La comunicación sincrónica te permite compartir información rápidamente; la comunicación asincrónica te garantiza que el destinatario tendrá la información relevante cuando la necesite.

Si intentas usar herramientas asincrónicas para la comunicación sincrónica, o viceversa, surgen problemas. Exploraremos esto en más detalle en la siguiente sección de este artículo.

Comunicación empresarial estática y dinámica

La comunicación empresarial estática describe la información que está diseñada para no cambiar con el tiempo. La comunicación empresarial dinámica describe la información que las personas actualizan de manera constante.

La mejor manera de comprender el concepto de comunicación estática, a veces llamada comunicación "fría", es que es permanente. Los ejemplos característicos serían los manuales para empleados, las políticas de RR. HH., los consejos para trabajar desde casa y las páginas de asistencia técnica. Todas estas son cosas que tienden a estar asociadas a la intranet de una empresa: probablemente no las tengas que consultar todos los días, pero esperas que estén disponibles en las raras ocasiones en las que los empleados las necesitan.

En contraste, la comunicación dinámica, a veces llamada comunicación "caliente", es la información que los destinatarios pueden modificar o actualizar. El objetivo de la comunicación dinámica es que varias personas puedan alterar la información colectivamente. Las herramientas de colaboración digital han convertido a la comunicación dinámica en un elemento central del lugar de trabajo moderno, ya que permiten a equipos completos trabajar simultáneamente en los mismos documentos.

La comunicación estática crea un registro y brinda un punto de referencia. La comunicación dinámica gira en torno de la colaboración.

Cada una de estas formas de comunicación empresarial cumple una función diferente, y tus empleados deben poder usarlas a todas de manera eficaz si quieres que tu empresa florezca.

A continuación, examinaremos algunos de los problemas de comunicación más comunes que suelen ocurrir, y sus respectivas soluciones.

Los desafíos más comunes de la comunicación empresarial

Las comunicaciones sincrónicas no funcionan bien a gran escala

Imagina una situación en la que estás con cinco amigos, todos participando en la misma conversación. Ningún problema, ¿verdad? Sin embargo, si se sumaran ocho personas más, sería bastante más difícil que todos pudieran expresarse.

Ahora imagina la misma escena, pero con 50 personas que intentan participar en la misma conversación. Caos absoluto.

Esa es la principal crítica a los canales de comunicación empresarial sincrónica. Las apps de chat, las llamadas en conferencia y las reuniones presenciales son medios diseñados para el intercambio de información rápido en los que cada participante puede expresar su opinión. A mayor cantidad de personas participantes, mayor será el nivel de ruido hasta llegar a un punto en el que el canal se volverá inutilizable para todos.

La solución:

Lo importante en este caso es controlar la situación y limitar el exceso de ruido. La manera más obvia de hacerlo es separar los grupos grandes en grupos más pequeños. Sin embargo, si es necesario que todas las personas afectadas participen en la misma conversación, la solución sería definir reglas que determinen quién puede hablar y cuándo puede hacerlo. Por ejemplo, puedes designar a algunos participantes como voceros de sus compañeros, y que haya alguien que actúe como presidente y controle la conversación. Si quieres que el público más general tenga una participación más directa, el presidente puede dirigir una sesión de preguntas y respuestas.

Como alternativa, puedes considerar usar otro canal. Algunas plataformas de trabajo colaborativo facilitan las comunicaciones sincrónicas a gran escala: por ejemplo, permiten a un CEO dirigirse a todo el personal mediante una transmisión de video. No obstante, si quieres llevar adelante una conversación en vivo en la que se escuchen 50 voces, probablemente sea señal de que la conversación no deba ser en vivo. Considera usar un método de comunicación asincrónico en su lugar.

Lo importante es que tu organización necesita la combinación adecuada de canales y directrices claras sobre cómo y cuándo usarlos. Si cuentas con estos dos elementos, las limitaciones de la comunicación sincrónica nunca serán un problema.

Es difícil implementar una buena comunicación de abajo hacia arriba

Como ya mencionamos, la idea de que las empresas deben adoptar la comunicación de abajo hacia arriba es un desarrollo bastante reciente. Esto significa que la mayoría de las empresas no están preparadas para implementarla de manera eficaz: no cuentan con los canales adecuados, los líderes no consideran que sea importante y los empleados no tienen la convicción suficiente para expresar su opinión.

Las empresas que intentan activamente fomentar la comunicación de abajo hacia arriba pueden seguir algunas prácticas recomendadas ya establecidas.

Si un CEO quiere estar más accesible para sus trabajadores, ¿cómo puede hacerlo? ¿Ofrece su dirección de correo electrónico y se arriesga a recibir un sinfín de mensajes a los que no podrá responder? También podría animar a los empleados a hablar con sus gerentes directos y estos podrían transmitir los comentarios. Pero ¿acaso eso no reforzaría la sensación de distancia e iría contra el espíritu de estar accesible?

La solución:

Lo primero que necesitas en una situación así es un canal adecuado, porque no todos pueden utilizarse para la comunicación de abajo hacia arriba. Necesitas uno que permita a los líderes hacer anuncios públicos que animen a las personas a hacer comentarios.

Las redes sociales empresariales son una buena opción porque por diseño admiten este tipo de interacción masiva visible. En contraste, el correo electrónico es una opción particularmente mala, como muestra el ejemplo anterior. Incluso si nuestro CEO hipotético diera a conocer su dirección de correo electrónico y se tomara el tiempo de responder la avalancha de mensajes entrantes, sus respuestas serían prácticamente invisibles para el resto del personal. Y uno de los principales objetivos de las comunicaciones de abajo hacia arriba es que los líderes muestren que escuchan lo que sus trabajadores dicen.

Independientemente de cuáles sean los canales que elijas, lo importante es darles un respaldo adecuado. Una vez que estén instalados y en funcionamiento, es esencial destacar a quienes los adopten desde el principio, que son los primeros en usar el nuevo sistema. Estas personas son un ejemplo para que sigan los demás, por lo que tiene sentido destacar lo que hacen.

Como líder empresarial, tienes una función todavía más importante en relación con modelar comportamientos ejemplares. Los roles sénior deben dar el ejemplo e interactuar con las publicaciones y responder las preguntas de los empleados. Para el CEO, esto podría ser simplemente reaccionar con el pulgar para arriba y ocasionalmente hacer algún comentario, pero los líderes de los equipos deben ser más activos y hacer sentir su presencia. Esto anima a las personas a ofrecer sus opiniones y participar en la conversación de toda la empresa.

Por sobre todo lo demás, asegúrate de escuchar los comentarios que recibas y de responder a ellos con algún tipo de respuesta visible para que los trabajadores vean que interactúas con lo que dicen. Si no lo haces, los empleados dudarán de tu sinceridad y no lograrás crear una cultura de comunicaciones de abajo hacia arriba.

Las personas prefieren usar las herramientas que conocen

Este desafío tiene varios aspectos. El primero es algo sobre lo que ya hemos hablado: las expectativas de los empleados.

Si la tecnología que tienes es insuficiente, tendrás dificultades para atraer a los mejores talentos, y eso significa que estás perdiendo una ventaja competitiva. Por otra parte, si la tecnología que usas es tan mala que es prácticamente imposible de usar, tus empleados actuales podrían abandonarla en favor de apps para consumidores, algo que, como ya vimos, es un problema de seguridad importante.

Otro problema universal es que, por naturaleza, el ser humano se resiste al cambio. Su preferencia por lo conocido puede hacer que se vuelvan reticentes a adoptar nuevas herramientas y canales, aun si los antiguos tienen defectos importantes. Esto es en cierta medida comprensible: aprender nuevos procesos lleva tiempo y esfuerzo, y la mayoría de las personas prefiere no decir nada con tal de poder avanzar con su trabajo, y con el resto de sus vidas.

Si no se controla, esto puede llevar a situaciones en las que las personas, o incluso equipos completos, favorezcan el uso de métodos de comunicación diferentes. Si la mayoría de los empleados trabaja en el mismo edificio, podría parecer poco probable que suceda algo así, pero si tu empresa opera en decenas de sitios en varios países, es fácil comprender cómo el uso de hábitos y procedimientos locales podría comenzar a cobrar impulso.

Si varias porciones de tu organización usan diferentes canales, les resultará mucho más difícil comunicarse bien. Además, tus esfuerzos por crear un enfoque unificado para la comunicación empresarial se verían socavados.

Ayuda a los empleados a adoptar nuevas herramientas

Ya subrayamos el valor de invertir en tecnología moderna. Sin embargo, cuando incorpores nuevas plataformas, es esencial que las respaldes con un plan de implementación sólido.

La solución:

Ayuda a los trabajadores a comprender para qué es la nueva tecnología, qué reemplazará y por qué decidiste hacer el cambio. Asegúrate de que reciban la capacitación adecuada para poder usar las nuevas herramientas, sabiendo que esto puede llevar tiempo. Si adoptas un enfoque en fases, asegúrate de que todos tengan visibilidad plena de dónde y cuándo sus compañeros harán el cambio, y qué procedimientos se deben seguir durante el período de transición.

Con eso cubrimos la mitad del desafío, pero ¿cómo solucionamos la resistencia de las personas al cambio? Puedes simplificar mucho el proceso para ti y el personal si adoptas plataformas a las que sea fácil pasarse. No tiene sentido pagar una herramienta fantástica que puede resolver todos tus problemas teóricos si se necesita un título en informática para usarla. A las personas no les interesa lo suficiente como para aprender algo tan complejo, de modo que debes buscar algo que sea infalible.

Y, si bien es obvio decirlo, debes asegurarte de que la tecnología que elijas sea realmente adecuada para lo que necesitan tus trabajadores, incluida la accesibilidad. Así, las personas se sentirán incentivadas a adoptar el cambio que sugieres. Si brindas a las personas una solución simple y las ayudas a ver los beneficios de usarla, adoptarán la nueva herramienta con más rapidez y es más probable que la sigan usando.

Por todos estos motivos, es fundamental que incluyas a los departamentos de RR. HH. y comunicaciones en el proceso de toma de decisiones. No dejes la elección de la tecnología exclusivamente en manos de TI, porque las necesidades reales de los trabajadores podrían no ser tan importantes desde su perspectiva.

Como reflexión final, cuando introduzcas nuevas plataformas, no temas desactivar las antiguas. La consolidación es muy importante, por lo que, en lugar de buscar varias apps individuales excelentes, es mejor encontrar herramientas accesibles que los empleados puedan usar para varias tareas. Si mejoras la eficiencia, lograrás un mejor retorno de la inversión y, además, tus empleados deberán aprender y supervisar menos programas.

Los empleados usan las herramientas adecuadas para las tareas incorrectas

La preferencia personal a veces puede resultar en el uso desmedido de un medio o método en particular. A su vez, esto puede ocasionar otro dolor de cabeza: empleados que intentan usar canales para la forma de comunicación incorrecta.

Imagina que quieres usar un medio asincrónico para la comunicación sincrónica, como llevar adelante una conversación en vivo mediante el intercambio de decenas de mensajes de correo electrónico en un período corto. Si bien ciertamente es posible comunicarse de esta manera, es un método muy ineficiente comparado con tener el mismo intercambio a través de mensajes instantáneos. El resultado es un nivel considerable de ruido en las bandejas de entrada de todos los participantes.

También puede ocurrir lo contrario: personas que usan canales sincrónicos para enviar mensajes asincrónicos. Este es un problema común con las herramientas de mensajes instantáneos para equipos, que están diseñadas principalmente para mantener una única conversación activa por canal. Si alguien comparte un mensaje para consideración futura, desaparecerá de vista si se inician otras conversaciones en el ínterin.

Algunas herramientas resuelven este problema con una función que permite a los usuarios "fijar" publicaciones importantes para acceder a ellas con facilidad. Sin embargo, sigue siendo fácil que las personas que no estuvieron presentes en el momento de la publicación original no vean los mensajes y se pierdan información esencial.

Además, naturalmente hay riesgos obvios si una organización guarda información estática en un formato de comunicación dinámico. Cuando las personas usan un canal para una forma de comunicación para la que no está diseñado, los problemas no tardan en aparecer.

La solución:

Nuevamente, la respuesta es tener procesos transparentes que estén respaldados por la cultura adecuada. Cuanto más esfuerzo dediques a crear normas claras que abarquen a todo el personal de toda la empresa, menos probabilidades habrá de que tengas este problema. Con eso en mente, la posibilidad de que se produzca debería motivarte a realizar una auditoría completa de tu comunicación empresarial (más detalles sobre esto a continuación).

4 consejos para una mejor comunicación empresarial

Realiza una auditoría de tus canales de comunicación empresarial actuales

Si realmente quieres mejorar la comunicación empresarial, debes saber con claridad cuáles son tus prácticas actuales.

Realiza una auditoría de los canales en toda la empresa y recopila una amplia variedad de estadísticas de todo el negocio. ¿Qué cosas dan buenos resultados? ¿Cuáles son los problemas más comunes? ¿Qué plataformas sería más probable que los empleados usaran, si tuvieran la opción? Las respuestas a estas preguntas te indicarán si necesitas nuevas herramientas o una mejor capacitación.

La comunicación empresarial es una inversión a largo plazo

Las mejoras de hardware y software pueden ser un gasto importante, especialmente si tienes que aplicarlas a todos los empleados. Sin embargo, como seguramente ha quedado claro con este artículo, los beneficios de una comunicación empresarial sólida eclipsan los costos. Tratar de reducir costos te expondrá a riesgos que tu empresa no puede afrontar.

Lo importante es invertir en las soluciones adecuadas para tu organización, y es por ese motivo que es buena idea comenzar con una auditoría detallada.

Permite que todas las personas se expresen

Los líderes que comprenden el valor real de la comunicación buscan maneras de que todo el personal participe en la conversación. Defienden perspectivas de toda la organización y hacen todo lo posible para animar a las personas a expresarse. Como parte de esto, crean una cultura en la que los empleados pueden expresar opiniones en disenso y saber que la gerencia sénior escuchará y responderá activamente.

Todo esto requiere una buena variedad de canales sólidos que respalden tus necesidades en las siete formas de comunicación. Sin embargo, las plataformas de comunicación solo son valiosas si capacitas a los empleados para usarlas en su máximo potencial y estos comprenden cómo dichas herramientas contribuyen a tu negocio: la misión, los valores y la cultura interna.

Comparte tu plan de comunicación empresarial

Se necesita un compromiso firme para crear la cultura de comunicaciones que se merecen tu empresa y tus empleados. Una vez establecida, se requiere atención y cuidado constantes para mantenerla.

Para que esto suceda, todos los miembros de la organización deben hacer un esfuerzo colectivo. Tómate el tiempo para comprender cuál es el cambio necesario. Primero desarrolla una visión clara de lo que quieres lograr y después compártela con tus trabajadores. Dales una voz, escucha lo que dicen y refina el plan. Si haces todo esto, es un objetivo absolutamente alcanzable.

Solo un tercio de las empresas tienen una estrategia a largo plazo para su comunicación empresarial. Asegúrate de ser una de ellas.

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