Buscar la respuesta a un problema: cómo el intercambio de conocimientos mejora la eficiencia
Exploramos cómo las prácticas recomendadas sobre el intercambio de conocimientos pueden mejorar las búsquedas de documentos, aumentar tu eficiencia y ayudarte a encontrar la información que necesitas.
"Si tan solo HP supiera lo que HP sabe, seríamos tres veces más productivos". El director ejecutivo de Hewlett Packard, Lew Platt, pronunció esta famosa frase mientras hablaba sobre la administración del conocimiento, es decir, la manera en la que las empresas organizan su conocimiento y acceden a él desde toda la organización. Independientemente de su tamaño, las organizaciones suelen manejar enormes volúmenes de información sobre procesos, proyectos y la estructura de la empresa. Con frecuencia, este es el tipo de información que puede ayudar a simplificar las tareas más complicadas. La dificultad radica en encontrar esos conocimientos y en poder aprovecharlos.
Obstáculos en el intercambio de conocimientos
Hay varios factores que pueden obstaculizar el intercambio de conocimientos en una organización.
Rotación del personal. Si no creas un proceso para capturar el conocimiento que poseen las personas, cuando abandonen la empresa, se lo llevarán con ellas.
Cuando una persona oculta conocimientos, los demás estarán menos dispuestos a compartir los suyos con ella
Acaparamiento de conocimiento. Ocurre cuando las personas, por el motivo que sea, se niegan a compartir sus conocimientos con los demás. Podría ser para reforzar sus propias posturas o porque en la organización no existe una cultura de intercambio de conocimientos. Sea cual fuere el caso, el resultado es un círculo vicioso. Cuando una persona oculta conocimientos, los demás estarán menos dispuestos a compartir el suyo con ella.
Organización deficiente. Es probable que haya cantidades enormes de información útil en tus sistemas online y offline. Sin embargo, debes tener cuidado con las búsquedas infructuosas de documentos. Si no organizas la información de una manera que permita a las personas encontrar lo que necesitan con rapidez, habrá una mayor duplicación de tareas y disminuirá la productividad.
Herramientas obsoletas. Es posible que las herramientas de intercambio de conocimientos que usabas hace unos años no sean suficientes en la actualidad. Los empleados nuevos y más jóvenes pretenden que la misma inmediatez comunicativa que experimentan en sus vidas personales también esté presente en el trabajo.
El 93% de los millennials menciona la tecnología moderna como uno de los aspectos más importantes de un lugar de trabajo actual. Por lo tanto, si no cuentas con tecnología que facilite el intercambio de conocimientos, ese intercambio podría no producirse.
Ausencia de una cultura de intercambio de conocimientos. ¿La cultura de tu organización promueve una actitud abierta? Si las personas no tienen las herramientas adecuadas o no sienten que compartir información sea parte de su trabajo, lo más probable es que no lo hagan.
Cómo fomentar el intercambio de conocimientos
Brinda a las personas muchas oportunidades para compartir. Compartir conocimientos no es algo que se haga una vez al año en un día especial. Anima a las personas a hablar y colaborar entre sí, tanto cara a cara mientras preparan un café como mediante otras herramientas de comunicación o colaboración.
Es posible que las herramientas de intercambio de conocimientos que usabas hace unos años no sean suficientes en la actualidad.
Por ejemplo, Workplace Chat permite el intercambio de conocimientos en tiempo real. Las personas pueden compartir enlaces a documentos importantes a través de integraciones con socios como Sharepoint o Quip. Pueden aprovechar las videollamadas de alta definición o las llamadas de voz para organizar una reunión espontánea breve e informar novedades y hacer demostraciones.
O pueden usar los grupos de proyecto secretos o privados como un repositorio centralizado de diferentes temas y procesos. Estos grupos pueden convertirse en el espacio de referencia para el intercambio de conocimientos y reemplazar las búsquedas de documentos que demandan mucho tiempo y no dan buenos resultados.
Simplifica el acceso a la información. Guarda los documentos de manera lógica y asegúrate de que estén disponibles para las personas que los necesitan.
Difunde la información relativa a procesos y herramientas. Las búsquedas eficientes te permiten ahorrar tiempo. Si quieres que las personas ahorren tiempo, debes organizar los sistemas con eficacia y explicarles dónde encontrarlos y cómo funcionan. Si es necesario, organiza sesiones de capacitación.
Prioriza lo simple. Usar las herramientas de comunicación adecuadas puede ser de gran ayuda. Las plataformas como Workplace simplifican las búsquedas de documentos y se integran con otros tipos de software que posibilitan un intercambio de conocimientos prácticos y actualizados.
También cuentan con herramientas fáciles de usar con las que los usuarios están familiarizados, lo que permite a los equipos comenzar a compartir conocimientos de inmediato.
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