Faltaban pocos minutos para las 15:00 de un viernes de marzo cuando se produjo un terremoto 29 km debajo del mar frente a la costa este de Japón. El tsunami, que se desplazó 10 km hasta alcanzar la prefectura de Iwate en Tōhoku, alcanzó una altura de más de 40 metros. La fuerza que ejerció fue tan potente que alteró la posición de la Tierra sobre su eje.

Después de la devastación, que incluyó catástrofes en tres reactores de la planta de energía nuclear de Fukushima, la reacción inmediata de las personas fue comunicarse con sus seres queridos y buscar información.

Muchas recurrieron a Facebook para conectarse con las personas importantes en sus vidas.

Inspirados por sus experiencias personales, los ingenieros de Facebook en Japón diseñaron un panel de mensajes simple para que las personas se pusieran en contacto con amigos y familiares de las áreas afectadas por la emergencia. En 2014, el panel de mensajes se convirtió en un producto con identidad propia.

La comprobación del estado de seguridad de Facebook es una manera simple y sencilla de hacer saber a amigos y familiares que estás bien en casos de emergencia, y de comprobar cómo están quienes viven en el área afectada.

Aceleración de las comunicaciones en situaciones de emergencia

En los últimos cuatro años, millones de personas usaron la comprobación del estado de seguridad de Facebook para tranquilizar a sus seres queridos en las circunstancias más difíciles de sobrellevar.

Y no hay señales de que el uso vaya a disminuir: solo en 2018, la función se activó más de 2.000 veces. En las palabras del director de TI de Facebook, Atish Banerjea: "Fue importante incorporar esta función en Workplace".

De hecho, la comprobación del estado de seguridad es la función más solicitada por nuestros clientes.

En una emergencia, la velocidad es primordial. Sin embargo, sabíamos por experiencia propia que las herramientas actuales para administrar la respuesta ante emergencias a gran escala son demasiado lentas y tediosas para el entorno laboral moderno.

Incluso los mejores productos del mercado con frecuencia usan hojas de cálculo de Excel o llamadas telefónicas para averiguar dónde están las personas. Lo que veíamos con nuestros propios ojos en Facebook era que, para que un sistema fuera eficaz, debía ser rápido, fluido y seguro.

Es por eso que hoy anunciamos la incorporación de la comprobación del estado de seguridad para Workplace, con el objetivo de brindar a las organizaciones una manera más simple de localizar y ayudar a su personal durante una emergencia.

"Con la comprobación del estado de seguridad para Workplace, las empresas pueden informar respecto de una emergencia a medida que acontece. Conectamos con rapidez a las personas que necesitan ayuda con las que pueden proporcionarla, todo dentro de la empresa".

Con la comprobación del estado de seguridad, en caso de emergencia, las organizaciones pueden identificar a las personas que podrían estar afectadas, enviar varios modos de notificación y supervisar las respuestas de los empleados.

Además, como se diseñó teniendo en cuenta los dispositivos móviles, pueden hacerlo con rapidez. Como explica Kyle Walsh, gerente de operaciones de seguridad global de Facebook: "Con la comprobación del estado de seguridad para Workplace, es posible completar en horas, si no minutos, un proceso que antes llevaba días o incluso semanas".

¿Cómo funciona?

En una emergencia, los directivos de la empresa, a través del administrador de Workplace, pueden activar la función de comprobación del estado de seguridad y enviar notificaciones a su comunidad laboral para confirmar quién está bien y quién necesita ayuda. Este proceso tiene tres pasos.

Localizar: es esencial para identificar quiénes podrían estar afectados por una emergencia. Por ello, incorporamos varias maneras en las que las empresas pueden importar los datos de los empleados con los que quieren comunicarse.

Entre ellas, se encuentran la inclusión en grupos de Workplace (por ejemplo, un grupo informativo local de una ciudad que enfrenta una emergencia), información de ubicación en la herramienta de la organización propia de Workplace, o una hoja de cálculo tradicional con una lista de nombres.

Notificar: después de identificar a las personas relevantes, necesitas contar con distintas maneras de ponerte en contacto con ellas. Nuestros datos indican que la forma más eficaz de comunicarse con las personas es mediante un bot de chat de Workplace.

Sin embargo, como no todas las organizaciones tienen esta función, también proporcionamos opciones listas para usar, como las notificaciones de Workplace Chat y los mensajes automáticos.

Estos aparecen en la parte superior de la sección de noticias en Workplace junto con el correo electrónico y, con el tiempo, los SMS. Todas estas opciones estarán disponibles en computadoras y celulares.

Iterar: puede pasar que intentes ponerte en contacto con alguien y la persona no responda. En ese caso, tiene que ser posible seguir intentando. Por ello, creamos un panel que se actualiza en tiempo real y que muestra los estados de los empleados y el historial de intentos de ponerse en contacto con ellos.

Los administradores también pueden ver los detalles de contacto de los empleados y la información de su superior inmediato y sus compañeros de equipo.

La comprobación del estado de seguridad en acción con Delta Air Lines

Delta Air Lines participó en la fase beta de la comprobación del estado de seguridad para Workplace. La empresa ya pudo apreciar los beneficios de la implementación global de la función con tecnología de Workplace como una de las maneras de seguir cuidando a su personal.

Delta usó esta función para garantizar la seguridad de sus empleados durante situaciones de emergencia recientes, como el huracán Florence y el terremoto que golpeó a Hokkaido, Japón.

Eligió la comprobación del estado de seguridad porque era fácil de usar, confiable y llegaba a las personas donde estaban (chat, Workplace y correo electrónico) en sus dispositivos móviles.

Convertir empresas en comunidades

Como explica Monica Adractas, directora de crecimiento de clientes de Workplace: "Nuestro objetivo en Workplace es ayudar a las empresas y las organizaciones a crear comunidades significativas en el entorno laboral. Parte de eso es saber dónde están sus empleados y si están bien, si están seguros en una situación de emergencia".

Esperamos que nunca sea necesario usar la comprobación del estado de seguridad. Sin embargo, asumimos el compromiso de hacer que las comunidades de Workplace estén mejor conectadas y sean más resistentes cuando sus miembros más se necesiten.

La comprobación del estado de seguridad para Workplace estará disponible para todos los clientes en los próximos meses.