Habilidades de administración del tiempo
Nuestra forma y lugar de trabajo está en constante evolución, lo que vuelve crucial fomentar el compromiso y la productividad entre el personal remoto y de primera línea. Estas habilidades de administración del tiempo pueden ayudar.
Administrar el tiempo en el trabajo puede ser todo un desafío. Quizás es por eso que las personas y las organizaciones no siempre son muy buenas en ello1. No obstante, en el mundo del trabajo remoto que surgió a partir de la pandemia, el desarrollo de habilidades de administración del tiempo es un elemento fundamental para la productividad.
Es una regla universal. Se aplica tanto a las personas que vuelven lentamente con acuerdos de trabajo híbrido en la oficina como a los empleados que siguen trabajando de forma remota o desde sus casas. Además, se aplica especialmente a los trabajadores de primera línea: en tiendas minoristas, fábricas y almacenes.
Las personas y los equipos deben encontrar maneras de organizar sus días eficazmente, donde y cuando sea que trabajen.
Veamos qué significa realmente contar con habilidades de administración del tiempo.
Simplificar el trabajo con Workplace
Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.
¿Qué son las habilidades de administración del tiempo?
Como su nombre lo indica, las habilidades de gestión del tiempo implican administrar correctamente el tiempo. Si alguna vez programaste una cita con un colega, has administrado tu tiempo. Si alguna vez decidiste que no valía la pena terminar una tarea, también has administrado tu tiempo.
Pero ¿por qué es tan importante?
La importancia de las habilidades de administración del tiempo
Un día bien organizado puede ayudar a reducir los niveles de estrés y aumentar la productividad2. Cuando las personas planifican y ejecutan cuidadosamente las tareas, se sienten más seguras en su trabajo. Entregar los proyectos a tiempo también ayuda a generar confianza y respeto por parte de los colegas.
El uso de habilidades de administración del tiempo también puede mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, algo muy valioso tanto para los empleados como para las organizaciones. Los empleados que equilibran bien el trabajo y la vida personal tienen un 10% más de probabilidades de permanecer en sus empresas.
Administración del tiempo y empleados de primera línea
Una nueva investigación en el informe Deskless Not Voiceless 2020 de Workplace revela que las organizaciones descuidan a los gerentes de primera línea esenciales y analiza el efecto que esto puede tener en la productividad y el compromiso de los empleados.
Una tendencia preocupante es que los gerentes de primera línea pierden hasta 9,3 semanas de trabajo al año como consecuencia de una comunicación deficiente. Como indica un estudio de McKinsey, los gerentes de primera línea también pueden dedicar hasta un 60% de su tiempo a tareas administrativas y tan solo un 10% a la administración.
Esta combinación puede crear una desconexión que podría tener graves consecuencias en la productividad y las capacidades de administración del tiempo del personal de primera línea. Una desconexión que les impide dedicar su tiempo a dirigir equipos, resolver problemas y atender a sus clientes.
Más información. Descarga Deskless Not Voiceless 2020 para leer el informe completo de nuestro estudio exhaustivo sobre el personal de primera línea, que contó con la participación de más de 9.000 personas de ocho países de todo el mundo.
Administración del tiempo y trabajo híbrido
El trabajo híbrido que se convirtió en norma tras la pandemia de coronavirus permitió que las personas logren un mejor equilibrio entre el hogar y la vida laboral, ya que podían ahorrar tiempo con menos viajes por día. En un estudio realizado en el Reino Unido, el 61% de los empleados manifestó tener un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal gracias al trabajo desde casa.
No obstante, deben tenerse en cuenta algunas dificultades con el trabajo remoto y el trabajo híbrido. Cuando las personas trabajan desde sus casas, los límites entre el hogar y el trabajo podrían desdibujarse y causar estrés y agotamiento.
"Las investigaciones indican que el trabajo remoto parece crear un mayor grado de complejidad y responsabilidad por empleado", dice el Dr. Petros Chamakiotis, profesor asociado de administración en la Escuela de Negocios ESCP de Madrid.
Ofrecer a los empleados más libertad para organizar su propio tiempo puede ser vital para afrontar este desafío. La flexibilidad horaria es uno de los aspectos del trabajo remoto que más valoran los empleados. Por lo tanto, dales a los equipos toda la flexibilidad que puedas y utiliza una combinación de herramientas y comprobaciones periódicas para asegurarte de que las personas no estén dedicando más horas de las que deberían y estén utilizando el tiempo eficazmente.
¿Cómo puedo mejorar mis habilidades de administración del tiempo?
Antes de poder mejorar tus habilidades de administración del tiempo o las de tu equipo, tienes que reconocer cuándo hay un problema.
Hay muchas señales. Una de las más evidentes es no cumplir los plazos. Si sistemáticamente las personas entregan los proyectos más tarde de lo que deberían o si continuamente piden prórrogas, es probable que sea el momento de actuar.
La caída de los estándares de trabajo es otra señal que indica que hay un problema. Si los miembros de tu equipo llegan constantemente tarde a las reuniones y parecen nerviosos, es posible que también se sientan presionados por el tiempo.
Cuando el tiempo vale oro, nuestro estado de ánimo también se ve afectado. Si a un colega se lo ve más impaciente o irritado durante las conversaciones, es posible que le esté costando terminar su trabajo. Otros indicios son sentirse más estresado que lo habitual o notar que tus compañeros parecen más cansados o ansiosos mientras hacen malabares para cumplir con sus responsabilidades.
Plantear un problema de administración del tiempo
No todos los problemas de administración del tiempo son iguales; por lo tanto, una buena comunicación empresarial es clave para resolverlos. Si un miembro del equipo tiene problemas de administración del tiempo, intenta averiguar si:
- Está sobrecargado de trabajo que realmente no llega a realizar
- Sus problemas están relacionados con la forma de realizar el trabajo
- Se trata de una combinación de ambos casos
Si está sobrecargado de trabajo, es cuestión de redistribuir parte de su trabajo o darle la confianza necesaria para delegar tareas en otros miembros del equipo. Si su forma de trabajar le está causando dificultades, es posible que deba mejorar sus habilidades de administración del tiempo y tú puedes poner en marcha un plan para guiarlo.
Seis consejos para la administración del tiempo
1. Prioriza y planifica
No todas las tareas son iguales. No obstante, cuando organizamos nuestros días, muchos de nosotros ubicamos las pequeñas tareas que tenemos que hacer junto a proyectos más grandes. El primer paso siempre debería ser establecer prioridades en la lista de tareas. Un sistema de dos niveles debería funcionar bien. Una vez que hayas decidido cuáles son las tareas más importantes, organiza tu planificación en torno a ellas. Incluye los plazos en el planificador de productividad.
2. Aprende a decir que no
Todos necesitamos establecer límites para mantener un equilibrio sano entre el trabajo y la vida personal. Y aunque suene tentador decir que sí a todos los compañeros, especialmente cuando se es nuevo en un trabajo, no es práctico. Si estableciste prioridades entre las tareas y les asignaste una cantidad razonable de tiempo, deberías sentirte seguro al decir a los demás que no tienes tiempo. Recuerda que casi nunca estás solo: pedir ayuda a tus colegas en la oficina o a través de una videollamada puede ayudar a aligerar la carga.
3. Empieza con tiempo
Si empiezas el día temprano y lejos de los plazos que se avecinan, podrás planificar tu tiempo cuidadosamente sin estresarte por otras tareas. Aprovecha el momento de tranquilidad para preparar tu día o adelantar tus asignaciones. Es probable que surjan complicaciones inesperadas en cualquier momento; por lo tanto, si empiezas temprano, tendrás más posibilidades de resolver los problemas a tiempo para las fechas de entrega.
4. Sé realista
Las personas pueden someterse a un estrés innecesario por cumplir los plazos. Los mejores planificadores saben que pueden surgir problemas en cualquier momento y que las tareas pueden demorar más de lo esperado. Para mantenerte enfocado en una tarea, debes tomar descansos regulares y desconectarte de tus responsabilidades. Aprovecha los descansos para hablar con tus colegas en la oficina o por videochat. Así podrás descargarte y volver al trabajo con la cabeza despejada.
5. Reduce las actividades que te hacen perder el tiempo
Algunas actividades te hacen perder el tempo, así que intenta evitarlas. Por ejemplo, las reuniones mal organizadas son uno de los principales motivos de la pérdida de tiempo. Un estudio del servicio de programación online Doodle determinó que le cuestan a las empresas de los EE. UU. más de 339.000 millones de dólares por año. Si vas a tener una reunión, asegúrate de que haya una agenda para abordar todos los temas que te interesa tratar y, cuando termines, finalízala.
6. Prueba diferentes estrategias
No existe una forma perfecta de administrar el tiempo de todo el mundo. Es posible que lo que funciona para algunas personas, no funcione para otras. Afortunadamente, hay muchas teorías que puedes adaptar a tus necesidades y a las de tu equipo. Quizá prefieras un método para planificar la semana y otro para decidir cuánto tiempo asignar a las tareas individuales. Algunos enfoques son eficaces para organizar individuos, pero no tanto para organizar equipos. Intenta probar diferentes ideas para encontrar la que mejor funciona.
¿Cuáles son las mejores técnicas de administración del tiempo?
Estas son algunas técnicas que te ayudarán a administrar mejor tu tiempo:
La técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es muy sencilla. Decide una tarea, configura un temporizador por 25 minutos y empieza a trabajar. Cuando suene la alarma, marca tu progreso y toma un descanso de 3 a 5 minutos. Repite los pasos hasta que hayas completado cuatro objetivos de tu trabajo. Una vez que lo hayas logrado, puedes tomarte un descanso de entre 15 y 30 minutos.
Si terminas una tarea antes de que suene la alarma, usa ese tiempo libre para revisar el trabajo y hacer los cambios que creas necesarios. Tal vez sientas que trabajas mejor durante períodos más largos. En ese caso, configura el temporizador durante un período que te convenga más y toma descansos un poco más largos.
Las personas que trabajan bien bajo presión se adaptan mejor a los miniplazos que generan una sensación de urgencia al llevar a cabo las tareas. Los intervalos entre los trabajos se conocen como "pomodoros", por la palabra italiana que significa "tomate". El método fue desarrollado en la década de 1980 por Francesco Cirillo, quien utilizaba un temporizador de cocina con forma de tomate cuando era estudiante.
El método ALPEN
En lugar de ayudarte a realizar una tarea, el método ALPEN te ayuda a planificar tu día de trabajo. Según su fundador, "permite que el usuario se enfoque en una planificación diaria pragmática y en establecer prioridades de forma coherente. Y solo requiere cinco minutos de planificación cada día".
El método divide la planificación en cinco actividades según la sigla ALPEN:
A: actividades y tareas
Anota todo lo que tienes que hacer, independientemente de que se trate de tareas grandes o pequeñas.
L: lapso de tiempo
Calcula cuánto tiempo te llevará cada tarea.
P: planificación de márgenes de tiempo
Agrega un margen de tiempo. Prueba con destinar 20% a posibles complicaciones y otro 20% a descansos e interacciones sociales con tus colegas.
E: establecimiento de prioridades
Ahora que ya asignaste el 40% de tu tiempo, establece prioridades para las tareas. ¿Hay algo que puedas dejar para otro día o delegar en otra persona?
N: notas
Revisa cómo te fue. ¿Hay algo que puedas mejorar? ¿Puedes identificar por qué una tarea tuvo un resultado exitoso? Mientras tomas las notas del día, empieza a organizar tu plan ALPEN para el día siguiente.
Establecer límites de tiempo en el método ALPEN puede ayudar a motivar a las personas para trabajar en una tarea. Agregar márgenes de tiempo también permite manejar mejor la carga de trabajo y hacer que sea menos estresante. A pesar de sus aspectos positivos, este enfoque también tiene sus desventajas. Es más adecuado para administrar el tiempo de uno mismo que para aplicarlo a un equipo. Los trabajadores remotos tienen menos probabilidades de hablar con sus colegas espontáneamente y, a veces, un margen de tiempo del 40% es demasiado largo.
La teoría del frasco de pepinillos
Piensa en un frasco de pepinillos vacío como metáfora del tiempo. Ahora imagina que tienes rocas como tareas grandes importantes, piedritas como tareas menos importantes y arena como actividades de distracción o de ocio, además de agua como el tiempo fuera del trabajo. Tómate un momento para preguntarse: ¿cómo puedo meter en el frasco la mayor cantidad posible de rocas, piedritas y arena?
Si empiezas por el agua, las piedritas y la arena, probablemente te resulte difícil meter rocas en el frasco. Si empiezas poniendo los elementos más grandes y luego agregas las piedritas, la arena y el agua, entrarán más cosas en el frasco. Quizá tengas que sacudir el frasco (o reorganizar tus tareas) para que todo funcione. El punto fundamental es que, al establecer prioridades en tu trabajo, puedes completar una mayor cantidad de las tareas más importantes durante el día.
La teoría es perfecta para las personas que tienen dificultades para dividir sus tareas y, a diferencia de otros métodos, puede aplicarse a los equipos. Posiblemente necesites un frasco más grande, pero la metáfora es la misma. Si divides las responsabilidades de un grupo en rocas y piedritas, puedes pedirles a los empleados que completen dos "rocas" por cada día y logren regularmente llegar a "semanas de 10 rocas".
Herramientas de administración del tiempo
Existe una amplia variedad de herramientas de administración online para ayudarte a organizar tu tiempo. Incluyen funciones que permiten asignar tareas a compañeros de trabajo y ofrecen un valor real. Estas herramientas muestran cómo evolucionó la administración del tiempo desde simples listas de tareas y agendas escritas a mano.
Con las sencillas herramientas de administración del tiempo, podrás escribir listas de tareas y agregar medios o enlaces a otras fuentes antes de compartirlas con tus compañeros de trabajo. Muchas de las opciones de software disponibles permiten que varios usuarios editen los planes y colaboren en tiempo real.
Los servicios están diseñados teniendo en cuenta la transparencia. Proporcionan campos para completar con la duración de un trabajo y un espacio para que puedan verse los plazos de todos los empleados de la empresa. Las soluciones más sofisticadas incluso permiten elaborar un cronograma de tareas y establecer dependencias. En otras palabras, incluyen puntos de control de un proyecto que los miembros del equipo deben completar antes de que otros puedan avanzar.
La comunicación de expectativas es especialmente útil en los equipos híbridos. Permite que los miembros del equipo pasen menos tiempo escribiendo correos electrónicos u organizando llamadas con colegas remotos. Estas herramientas también benefician a los administradores. Pueden controlar los altibajos en la carga de trabajo de su equipo si utilizan el sistema de forma exhaustiva y coherente. Muchos proveedores de software permiten detectar fácilmente si otros colegas tienen disponibilidad en sus agendas y les ofrecen mayor autonomía.
La información sobre los plazos y el tiempo que debería llevar una tarea permite que las personas decidan cuándo empezar a trabajar en ellas. Las responsabilidades adicionales ayudan a los miembros del equipo a comprometerse con su trabajo y con la tarea que están llevando a cabo.
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