7 maneras de aumentar la productividad en el trabajo

La productividad en el trabajo era un tema popular incluso antes de los confinamientos a nivel mundial. Ahora, es fundamental para las empresas. Descubre a qué nos referimos cuando hablamos de productividad, cómo medirla y qué puedes hacer para impulsarla en el trabajo.

¿Qué es la productividad en el lugar de trabajo?

Según la OCDE, la productividad es "una relación entre el volumen que se produce y el volumen de los insumos". ¿Qué significa esto? Un insumo abarca todo aquello que interviene en el proceso de producción, tales como el equipo, el tiempo, el capital, la mano de obra o la tierra. Un producto es lo que se produce, como por ejemplo, un automóvil o la cantidad de maíz cultivado en una parcela de tierra.

Ahora bien, aunque es relativamente fácil pensar en la productividad de esta manera en el sector de la fabricación o la agricultura, no lo es tanto cuando se trata de la productividad en el lugar de trabajo. Y es que, por ejemplo, en un bufete de abogados, un proveedor de servicios de salud o una empresa de seguros, los insumos y los productos son muy diversos. No siempre es fácil definir qué son o qué significa la productividad para estas organizaciones.

El impacto del trabajo remoto en la productividad

Con la irrupción del COVID-19, cuando se empezó a trabajar de forma generalizada en remoto, ocurrió algo interesante. El rendimiento aumentó. El 43% de los ejecutivos y directivos europeos encuestados afirmaron que el trabajo remoto había tenido un impacto positivo en la productividad, y solo un 29% indicó que había disminuido. Por su parte, la productividad en EE. UU. aumentó un 7,3%, lo que supone el mayor incremento desde 2009, aunque las horas trabajadas disminuyeron y se perdieron puestos de trabajo.

Tal vez no debería sorprender demasiado que el trabajo remoto aumente la productividad. En teoría, el teletrabajo debería aumentar la productividad, ya que las personas dedican menos tiempo al día a otras tareas, como ir al trabajo. En un estudio realizado en 2012, una agencia de viajes online china permitió a sus empleados trabajar de manera remota cuatro días a la semana, lo que aumentó su productividad en un 13%. Atribuyeron este incremento a la reducción de distracciones y al hecho de pasar más tiempo trabajando.

En parte, el aumento de la productividad puede explicar por qué no se ha producido una vuelta masiva a la oficina después del COVID. ¿Por qué volver a la "normalidad" si hace que las personas sean menos productivas? Aunque algunas organizaciones pueden deshacerse por completo de sus lugares de trabajo físicos y volverse completamente remotas, para la mayoría de las empresas el trabajo híbrido parece ser el futuro: se calcula que el 48% de los empleados trabajarán al menos parte del tiempo de forma remota, frente al 30% que lo hacía antes de la pandemia. Y eso significa una vuelta gradual, aunque parcial, al lugar de trabajo para muchas personas.

¿Cómo repercute esto en términos de productividad? ¿Cómo podemos mantener los logros conseguidos con el trabajo remoto? ¿Y cómo están relacionados con las demás mejoras que se observaron durante este periodo, en el que el 90% de los líderes empresariales afirman que su cultura mejoró, el 84% cree que el compromiso del personal aumentó y el 83% cree que la experiencia de los empleados es mejor?

Supongamos que queremos que la productividad en el lugar de trabajo y la experiencia de los empleados continúen en la misma senda ascendente. En ese caso, podría ser útil analizar por qué razón aumentó la productividad y cómo ambas se potencian mutuamente. Los trabajadores remotos tienen menos distracciones y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Gozan de mayor flexibilidad y control sobre sus entornos de trabajo. ¿Cómo pueden las organizaciones reproducir alguna de estas condiciones cuando las personas vuelven a la oficina? ¿Y a qué deberíamos aspirar para crear un lugar de trabajo aún mejor?

Para empezar, hay que entender bien qué significa y cómo funciona la productividad en el lugar de trabajo.

¿Cómo se calcula la productividad en el trabajo?

Medir la productividad es complicado porque no hay un único insumo o producto a tener en cuenta. Sin embargo, el cálculo básico muestra la productividad como la producción dividida por los insumos.

De modo que, si 100 empleados fabrican 3.000 automóviles, la productividad se calcula de la siguiente manera:

3000 automóviles ÷ 100 trabajadores = 30 coches por trabajador y día.

Sin embargo, la productividad en el trabajo se centra en algo cuantitativo (como por ejemplo, el número de clientes a los que atiende una persona en una tienda), lo que puede no dar una imagen exacta de la productividad. ¿Cuál fue la experiencia del cliente? ¿Compró algo? ¿Volverá? ¿Recomendará la tienda?

Este es uno de los motivos por los que existen otros enfoques para medir la productividad. Algunas empresas pueden dividir los ingresos que genera cada trabajador por su salario. Otras pueden fijar objetivos de rendimiento a sus empleados y medir la productividad en función de ellos. O pueden analizar la productividad en función de la experiencia del cliente o del paciente y de su satisfacción con el servicio recibido.

Como dicen Xiofeng Li y David Prescott en su informe sobre la medición de la productividad en el sector de los servicios: "La calidad en el sector de los servicios es muy importante porque los clientes suelen evaluar un servicio determinado por su calidad".

Esta idea nos lleva a un cálculo diferente:

¿Por qué la productividad es importante?

Se mida como se mida, ¿por qué los economistas y las empresas insisten tanto con el concepto de productividad? Existen muchas buenas razones. Estas son algunas de ellas:

1. Eficacia

La productividad no es sinónimo de eficacia, pero ambas están tan intrínsecamente relacionadas que a veces se describe la productividad como una medida de la eficacia en la producción.

En un mundo cada vez más preocupado por reducir el impacto medioambiental de la actividad humana, las organizaciones deben utilizar los recursos de forma eficaz y con el menor derroche posible. Además, la pandemia de coronavirus implica que volvemos al lugar de trabajo en un entorno económico cambiante en el que se espera que las personas hagan más con menos. Sacar el máximo partido a nuestros recursos puede ayudarnos a conseguirlo.

2. Nivel de vida

Una mayor productividad se traduce en mejores resultados para todo el mundo, no solo para las organizaciones. Puede llevar a unos salarios más altos porque las empresas obtienen más beneficios. Los precios podrían bajar y el ahorro de los costos repercutiría en los consumidores, ya que las empresas utilizarían los recursos de forma más eficaz. Y una mayor demanda podría generar más empleo y una economía más dinámica y competitiva. Como señala el informe de Deloitte, El rompecabezas de la productividad en el Reino Unido: "Es difícil exagerar la importancia de la productividad cuando se trata de mejorar el nivel de vida".¹ Por otro lado, cuando la productividad baja, también lo hacen los salarios y los empleos dignos.

3. Rentabilidad

Una mayor productividad equivale a una mayor rentabilidad para las empresas. Esto puede ser beneficioso para todas las partes si el sistema puede plasmarlo en salarios más altos y oportunidades más importantes para el personal. Las organizaciones pueden volver a reinvertir los beneficios en la empresa, lo que le permitirá crecer y crear más oportunidades.

4. Bienestar de los empleados

La productividad y el bienestar forman un círculo virtuoso. Tener demasiado trabajo y poco tiempo para hacerlo es estresante y puede provocar agotamiento y falta de compromiso. En cambio, si se da a las personas la posibilidad de ser más productivas, podrán disfrutar de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y tendrán más oportunidades de desarrollar su carrera profesional.

Cuidar del bienestar de los empleados puede ser beneficioso para los directivos: las personas que se sienten sanas y satisfechas con su trabajo suelen ser más productivas.

5. Aumento de la moral

Las personas se sienten bien cuando saben que usan su tiempo de forma productiva. Ese factor de bienestar puede extenderse por toda la organización, lo que aumenta la moral, reduce el ausentismo y fomenta la colaboración y el crecimiento.

Ahora bien, si una moral elevada puede traducirse en una mayor productividad, las medidas de productividad que no tienen en cuenta el bienestar de los empleados (por ejemplo, no dar a las personas el tiempo suficiente para completar las tareas) pueden reducir la moral y, por lo tanto, la productividad.

6. Compromiso del personal

La productividad está estrechamente relacionada con el compromiso del personal. Los empleados poco comprometidos cuestan miles de millones en pérdida de productividad. Sin embargo, según el informe de Gallup State of the Global Workplace, las empresas con lugares de trabajo con un nivel de compromiso elevado son un 21% más rentables y un 17% más productivas que las que presentan un nivel de compromiso bajo. También tienen un mejor nivel de retención del personal, menos ausentismo, mayor compromiso con el cliente, menos accidentes y mejores resultados en relación con la salud. Quizás sea una prueba de lo fuerte que es el vínculo entre la productividad y la experiencia del personal (EX).

7. Satisfacción del cliente

Pero no se trata únicamente de los empleados. Utilizar el tiempo de forma más productiva (por ejemplo, para responder a las consultas o atender a los clientes con mayor rapidez) también puede hacer que los clientes estén más satisfechos. Sin embargo, medir la productividad de forma exclusivamente cuantitativa no siempre tiene en cuenta la satisfacción del cliente. Puedes atender a los clientes rápidamente, pero eso no garantiza que lo hagas bien. Por eso es importante tener en cuenta la calidad del servicio a la hora de medir la productividad.

Las tres causas principales de una baja productividad en el lugar de trabajo

Según una encuesta de 2019, solo uno de cada cuatro trabajadores del Reino Unido cree que es productivo de forma constante en el trabajo. Y dado que la baja productividad es un fenómeno generalizado en muchos países, es razonable suponer que este malestar está ampliamente extendido. Pero, ¿qué es exactamente lo que provoca la baja productividad? No es de extrañar que, al tratarse de un tema tan complejo, la respuesta no sea tan sencilla.

1) Ausentismo y presentismo

Uno de los temas críticos es el bienestar del personal, o mejor dicho, la falta de él. Un alto nivel de bienestar repercutirá positivamente en la productividad y viceversa. El ausentismo por enfermedad tiene un impacto considerable en la productividad: algunas estimaciones calculan el costo de la pérdida de productividad relacionada con la enfermedad en 530.000 millones de USD anuales. En pocas palabras, los empleados no pueden ser productivos si no trabajan o si una enfermedad afecta a su rendimiento. Por lo tanto, quien desee aumentar la productividad debe analizar las ausencias por enfermedad en su empresa, sus causas, tanto si están relacionadas con el trabajo como si no, y la forma de abordarlas.

Así como el ausentismo por enfermedad es un síntoma bastante evidente de que existe un problema de productividad, también lo es su opuesto: el presentismo. Los empleados que regularmente trabajan más horas de las que les corresponden pueden ser indicio de que su organización tiene un problema de productividad y de que las personas no están trabajando tan duro como se cree.

El síndrome de los "escritorios ocupados" puede tener varias causas. Puede deberse a una cultura empresarial que normaliza el trabajo fuera del horario, lo que dificulta que los empleados se retiren a su debida hora. Puede deberse a que las personas están demasiado distraídas para dedicarse a su trabajo durante las horas normales de trabajo o a que tienen un problema con su trabajo que no comparten. O puede deberse simplemente a lo que a veces se denomina Ley de Parkinson: "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización".

En todo caso, es un problema que las organizaciones deben abordar. Trabajar más horas no significa lograr más cosas, sino todo lo contrario. De hecho, hay quienes ven en la reducción de la jornada laboral la solución al problema de la productividad, una de las razones por las que se pide la semana de cuatro días o la jornada de seis horas. El argumento es que si solo se dispone de cuatro días para hacer todo el trabajo, las personas se dedican plenamente a ello. Además, tendrás tres días libres para un mayor bienestar y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, lo que se traducirá en una mayor productividad cuando estés en el trabajo.

2) Distracciones y falta de control

Entonces, ¿qué es lo que impide a las personas ser productivas durante su horario laboral habitual? Uno de los responsables es la distracción Demasiados correos electrónicos, muchas reuniones, las pausas para tomar café, el ruido y la precariedad de los edificios son algunas de las razones por las que las personas no consiguen dedicarse a su trabajo.

Muchas de estas distracciones desaparecieron cuando, durante la pandemia de coronavirus, muchos trabajadores comenzaron a trabajar desde casa. Por lo tanto, si tienes previsto volver al lugar de trabajo, debes estudiar cómo puedes dar a las personas el mismo control sobre su ambiente de trabajo del que disfrutaban en casa. Presta atención a aspectos como la temperatura, los niveles de ruido y los muebles de la oficina. ¿Son cómodos? ¿Las personas pueden adaptarlos a sus necesidades?

Es casi inevitable que, cuando se trabaja de forma remota, se reduzca el número de reuniones presenciales a las que las personas tienen que asistir. Las organizaciones adoptaron soluciones virtuales, las cuales seguirán ocupando un lugar importante en la combinación de reuniones del futuro. ¿Cómo pueden las empresas aprovechar el cambio que provocó el COVID para mejorar el enfoque y la productividad de las reuniones en el futuro y, a su vez, evitar que se vuelva a experimentar cansancio por las reuniones?

Del mismo modo, muchas organizaciones habrán reducido la dependencia del correo electrónico, y utilizarán otras herramientas de comunicación para conversar a diario y comunicarse internamente. Si esto resulta menos estresante y más eficaz, con más razón hay que continuar con ello durante la vuelta a la oficina.

3) Comunicación y flujo de información deficientes

Cuando la comunicación es deficiente, las personas se sienten aisladas y desmotivadas. No poder encontrar la información que necesitas para hacer tu trabajo. Sentir que no puedes hacer preguntas. Tener la percepción de que los directivos no están disponibles para ayudar puede repercutir en la productividad. También pueden dañar la moral y causar estrés, lo que reduciría aún más la productividad.

La comunicación está en el centro de atención durante el trabajo remoto masivo, ya que las empresas se dieron cuenta de que puede ser un gran desafío conectar a una fuerza laboral dispersa en distintos lugares.

Pero, en tu lugar de trabajo, ¿es un problema? Ahora que las personas vuelven al trabajo, es el momento de hacer un balance. Si durante la pandemia implementaste mejores canales de comunicación, revisiones periódicas, establecimiento de objetivos claros y canales dedicados a diferentes tipos de comunicación, deberías considerar la posibilidad de conservarlos. Si la comunicación y el flujo de información fueron un problema, ocúpate de ello ahora, antes de que se complique por la mezcla de personas que trabajan presencialmente y de forma remota.

¿Cómo aumentar la productividad en el lugar de trabajo?

1. Define objetivos de productividad

Estar ocupado no significa necesariamente ser productivo. Define tareas que tengan valor en lo que respecta a la productividad (no solo responder correos electrónicos) y define plazos para cumplirlas. Por ejemplo, céntrate en el número de llamadas que los vendedores deben hacer en un día.

2. Controla las tareas no productivas

Piensa en cómo puedes evitar que las cosas con menos valor en términos de productividad te resten tiempo del día. Considera la posibilidad de dedicar momentos específicos a revisar el correo electrónico y utiliza herramientas de comunicación que permitan a las personas recibir los mensajes más relevantes para ellas. Y piénsalo dos veces antes de organizar esa reunión. ¿Es realmente necesaria? ¿Qué resultados quieres conseguir?

3. Reduce el multitasking

Parece que hacer más de una cosa a la vez puede ser muy productivo. Pero lo cierto es que no se puede hacer más de una cosa a la vez. Cuando hacemos varias tareas a la vez, cambiamos rápidamente de una a otra, lo que implica perder concentración y tiempo valioso, especialmente cuando estamos trabajando en algo complejo. Se estima que la productividad puede reducirse hasta en un 40% al cambiar de una tarea a otra. Para solucionarlo, capacita a las personas para que puedan organizar su carga de trabajo de modo que puedan concentrarse en una tarea hasta completarla antes de empezar con otra.

4. Ofrece capacitación

Los estudios demuestran que la capacitación del personal aumenta la productividad, lo cual no es sorprendente. El personal que confía en sus capacidades para hacer su trabajo con eficacia es más productivo. Además, si saben lo que deben hacer, es menos probable que tengan que pedir ayuda o consejos, lo que significa que otros empleados pueden centrarse más en sus tareas.

5. Incluye el reconocimiento en tu planificación

Que te reconozcan por hacer un trabajo de calidad mejora la moral, el compromiso y la productividad. También sirve como un buen ejemplo para otros empleados de la cultura de colaboración de tu organización. Según Deloitte, las organizaciones que valoran el reconocimiento experimentan un aumento del 14% en la productividad y el rendimiento. La fuente del reconocimiento es crucial: los estudios indican que el reconocimiento de los directivos es el más valorado, seguido de los elogios de un líder de mayor jerarquía en la organización.

6. Delega, delega y delega

"Si un trabajo merece la pena hacerlo bien, hazlo tú mismo". Pero si esta frase dicta tu vida laboral, puede significar que no confías en tu equipo. También significa que es probable que te satures de trabajo, lo cual elevará tus niveles de estrés y reducirá tu productividad. Los directivos deben tener la suficiente confianza en sus equipos como para delegarles trabajo sin caer en la microgestión. Si esto no te parece viable, busca formas de capacitar a tu personal.

7. Usa las herramientas adecuadas

La comunicación y las herramientas adecuadas harán que los mensajes lleguen a las personas correctas en el momento oportuno. Las personas accederán rápidamente a la información y la colaboración en equipo fluirá sin problemas, con lo que se solucionarán los problemas de productividad.