¿Más conectividad significa mayor productividad?

Mike Sharkey

La productividad en un lugar de trabajo conectado

¿Recuerdas cómo era el mundo sin smartphones, tabletas e internet de alta velocidad? El lugar de trabajo de hace 20 años se veía muy diferente al actual, pero ¿una mejor conectividad nos vuelve más eficientes?

La tecnología móvil, utilizada adecuadamente, puede enriquecer nuestras vidas al permitirnos hacer más en menos tiempo. Dado que más de la mitad de la generación Z cree que la tecnología les permite ser más productivos, las organizaciones necesitan ser conscientes de las nuevas tecnologías y del impacto que tendrán en los trabajadores del futuro.

El aumento de la conectividad en el lugar de trabajo implica que las personas pueden tomar decisiones más rápido y completar sus tareas en menos tiempo. El problema es que las actualizaciones y las notificaciones de trabajo son constantes: esto puede convertirse en una distracción al realizar una tarea.

Entonces, ¿cómo haces que la conectividad mejore la producción en tu empresa?

De las reuniones presenciales a las virtuales...

Hubo un tiempo en que reunirse con un cliente o asistir a un seminario significaba tomar un tren o abordar un avión. Y viajar sigue siendo una pérdida de tiempo y recursos, sobre todo si se debe pasar la noche en lugares lejanos.

Hoy en día, es posible hacer videoconferencias y seminarios web con tan solo un dispositivo móvil e internet desde cualquier lugar del mundo. Los líderes de equipo pueden colaborar con mayor facilidad. Los equipos pueden finalizar sus proyectos antes de lo previsto.

Y, siempre y cuando fijes con la misma claridad los objetivos de las reuniones cuando los equipos trabajan a distancia que cuando lo hacen presencialmente, puedes ahorrar mucho tiempo y aumentar la productividad.

Del fax a la nube…

En los años 80, las máquinas de fax revolucionaron todo. La posibilidad de enviar documentos a través de una línea telefónica nos dejó boquiabiertos.

El único problema era que había que estar junto a la máquina para comprobar que el fax se había enviado (de lo contrario, volver a enviarlo) en lugar de seguir con otras tareas.

Ahora, puedes compartir documentos en la nube para que todos puedan leerlos o editarlos juntos. Incluso podrías enviarlos por correo electrónico, pero recuerda que poder no significa deber. En algunas ocasiones, otras formas de comunicación pueden ser más rápidas y productivas.

De los informes a las notificaciones instantáneas...

Antes, había que redactar un informe a máquina, imprimirlo y distribuirlo personalmente. Ya no. Puedes publicarlo en la intranet o el portal de la empresa, o compartirlo a través de una plataforma de comunicación como Workplace.

Las actualizaciones de trabajo periódicas son importantes para mantener a todos informados sobre lo que sucede. Por ejemplo, con la sección de noticias de Workplace, se puede evitar bombardear al personal con notificaciones.

El aprendizaje automático destaca las novedades que son importantes para los trabajadores. Y cada uno puede optar por recibir solo los anuncios o mensajes más importantes.

De las llamadas telefónicas a los mensajes instantáneos...

Antes, si necesitabas comunicarte con un colega de otro lugar, lo llamabas. Y, si no te contestaba, tenías que dejarle un mensaje.

Es decir, comunicarse con una persona podía llegar a demorar días. Ahora, puedes simplemente enviar un mensaje desde tu escritorio o desde donde estés.

Casi la mitad de los empleados afirman que las herramientas de mensajería instantánea en el lugar de trabajo ayudan a aumentar la productividad. El truco consiste en utilizar la tecnología de mensajería de forma tal que se minimicen las distracciones, por ejemplo, desactivando las notificaciones emergentes o activando el modo “No molestar".

De estar sentados en la oficina a trabajar a distancia...

Gracias a internet, se puede trabajar sin tener que limitarse a estar detrás de un escritorio o estar físicamente presente. Este puede ser un aspecto positivo. Las oficinas abiertas y los lugares de trabajo ruidosos pueden distraer fácilmente a las personas.

Un trabajador remoto puede disfrutar de un ambiente libre de ruido en su casa o en un lugar tranquilo de su elección. Y, si tiene un problema, puede comunicarse con alguien a través de un mensaje instantáneo o una pantalla compartida para resolverlo rápidamente.

¿De la conectividad a la productividad?

El argumento de que una mejor conectividad facilita el trabajo de las personas es difícil de refutar. El desafío será ver qué tan bien las herramientas de comunicación y colaboración nos ayudan a detectar el equilibrio justo entre "siempre activado" y "no molestar".

Pero, bien utilizada, es un medio que puede conectar a todos y lograr un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida privada, así como una mayor productividad.

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