Cómo construir la colaboración en equipo
Un enfoque colaborativo puede ayudar a su personal a trabajar de forma más inteligente, creativa y eficaz. He aquí cómo acertar con la estrategia de colaboración de su equipo.
La colaboración en equipo es importante porque -cuando funciona- puede cosechar grandes recompensas para su organización. Los equipos que colaboran están motivados y son eficientes e innovadores a la hora de resolver problemas. Otras ventajas de la colaboración son que los empleados están más comprometidos, que el rendimiento es mayor y que los resultados financieros son mejores.
Pero, aunque las organizaciones hablan de la importancia del trabajo en equipo y de las habilidades de colaboración, no siempre es fácil de conseguir. Sólo el 14% de las empresas confía en que sus procesos internos de colaboración y toma de decisiones funcionan bien. Aquí es donde entra en juego tener una estrategia de colaboración eficaz.
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¿Qué es la colaboración en equipo?
Es importante entender lo que es la colaboración en equipo, y lo que no es. La colaboración en equipo se produce cuando personas con habilidades complementarias trabajan juntas en proyectos o tareas de forma realmente conectada y colectiva. La diferencia entre la colaboración y el trabajo en equipo radica en la responsabilidad compartida y el esfuerzo conjunto.
En ambos casos, un grupo de personas trabaja para conseguir un objetivo común. Pero en el trabajo en equipo, las personas hacen sus contribuciones como individuos. Cuando colaboran, las personas exploran las tareas y descubren soluciones juntas. El proceso de colaboración en equipo implica establecer objetivos, decidir quién hace qué, forjar relaciones y comunicarse de forma discursiva y sin prejuicios.
Se trata tanto de la cultura como de la organización, con más flexibilidad y apertura, menos ego y una mentalidad más cooperativa que son algunos de los elementos críticos en un equipo genuinamente colaborativo.
Y la colaboración en equipo encaja perfectamente con la estructura más democrática del lugar de trabajo moderno, donde la pregunta tradicional "¿para quién trabajas?" ha sido sustituida por "¿con quién trabajas?".
Una mejor colaboración en equipo impulsa el negocio.
¿Cuáles son los beneficios de la colaboración en equipo?
Las organizaciones reconocen que contar con personas que trabajen en colaboración es vital para el éxito: el 94% de las empresas dicen que "la agilidad y la colaboración son fundamentales para su crecimiento". Entonces, ¿cómo puede exactamente la colaboración en equipo mejorar el trabajo? He aquí cinco maneras.
Colaboración en equipo y productividad
Los empleados trabajan un 15% más rápido de media cuando colaboran, según un informe de Deloitte. Y cuando la Universidad de Stanford realizó una serie de estudios sobre la colaboración, descubrió que las personas que eran tratadas como si estuvieran trabajando juntas persistían hasta un 64% más en una tarea difícil. El rendimiento y el compromiso también mejoraron: las personas estaban más interesadas y absortas en lo que estaban haciendo y se sentían menos fatigadas.
Y lo más interesante, sobre todo porque muchos equipos siguen trabajando a distancia gracias a COVID-19, es que las personas que participaron en los estudios no estaban en el mismo espacio físico. El estudio los trató como si lo estuvieran. Una prueba positiva de que el trabajo colaborativo no depende de la proximidad física.
Compromiso de los empleados
Los empleados comprometidos son más productivos, rinden más y es más probable que permanezcan en las organizaciones. Y el trabajo en colaboración desempeña un papel importante en el compromiso: la gente suele querer utilizar sus habilidades complementarias para trabajar juntos. Las investigaciones demuestran que los trabajadores están hasta un 20% más satisfechos cuando disponen de herramientas que les permiten colaborar.
Pero si bien la colaboración puede aumentar el compromiso de los empleados, lo contrario también es cierto. El 86% de los empleados y ejecutivos dicen que la falta de colaboración efectiva es una de las razones de los fracasos en el lugar de trabajo. Esto hace que las habilidades de colaboración sean un elemento esencial para el compromiso de los empleados, y no sólo algo agradable de tener.
Innovación
De la colaboración nacen nuevas formas de pensar; los empleados son un 60% más innovadores cuando colaboran, y no es de extrañar.
Los equipos de colaboración reúnen a personas de diferentes orígenes, con diferentes ideas, experiencias y habilidades para explorar nuevas perspectivas. Como las personas trabajan conjuntamente, sienten que es más seguro experimentar y asumir riesgos. Y supongamos que puedes conseguir que la gente colabore en toda la organización. En ese caso, puede ayudar a romper los silos que inhiben la innovación, a compartir conocimientos y a idear soluciones que funcionen en toda la empresa, ahorrando tiempo y dinero.
Tampoco se trata sólo de colaborar dentro del lugar de trabajo: las empresas innovadoras suelen cocrear productos y servicios en colaboración con clientes y socios externos.
Bienestar
El bienestar de los empleados es vital tanto para el compromiso como para la productividad, y la colaboración en equipo puede ayudar a impulsarlo al animar a las personas a establecer relaciones, aprender unos de otros y darse apoyo y orientación.
La colaboración eficaz es también un ingrediente clave para el bienestar mental. La organización benéfica británica para la salud mental MIND aconseja a los lugares de trabajo que quieran crear un entorno de apoyo mutuo que fomenten y apoyen una cultura de colaboración, trabajo en equipo e intercambio de información.
Pero la clave es el apoyo. Mientras que el trabajo en silos es alienante, el trabajo en equipo puede aumentar las exigencias de los empleados y hacer que se sientan ansiosos. Por eso es importante que los directivos sean conscientes de ello y se aseguren de que las cargas de trabajo no se vuelvan inmanejables.
Contratación y retención
En 2025, los Millennials constituirán el 75% de la fuerza laboral mundial, y la Generación Z les está pisando los talones. Las empresas con visión de futuro querrán atraer y mantener a estos valiosos empleados, y el trabajo colaborativo es lo que quieren. El 38% de los miembros de la Generación Y y de la Generación Z afirman que su mejor trabajo tiene lugar en entornos que les permiten concentrarse y colaborar con los demás.
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Colaboración en equipos virtuales
Gran parte de la reflexión sobre la colaboración se centra en la proximidad física de las personas, como la creación de diseños de oficina que logren el equilibrio adecuado entre la provisión de espacios para trabajar en colaboración y en privado.
Sin embargo, aunque estas cuestiones irán ganando importancia a medida que las personas vuelvan al lugar de trabajo, los directivos siguen lidiando con el mantenimiento y el crecimiento de los equipos de colaboración en un entorno que ha cambiado hasta hacerse irreconocible por la crisis del coronavirus. ¿Cómo puede darse la colaboración en equipo cuando muchos de sus miembros siguen trabajando desde casa, a kilómetros de distancia unos de otros? ¿Cómo puede la gente colaborar eficazmente cuando aprovecha al máximo las oportunidades de trabajo híbrido y flexible y puede no estar en sus escritorios al mismo tiempo? Las habilidades tradicionales de colaboración deben evolucionar.
Las personas que han gestionado equipos globales pueden haberse encontrado con muchos de estos problemas antes y haber descubierto formas de superar los desafíos. Por ejemplo, los investigadores Pernille Bjørn y Ojelanki Ngwenyama hablan de desarrollar un significado compartido - es decir, de establecer una base común en los equipos virtuales globales para evitar rupturas de comunicación causadas por suposiciones erróneas y malentendidos sobre las formas de trabajar.
El significado compartido forma parte de una cultura de colaboración y se construye gradualmente cuando las personas interactúan cara a cara. Pero en los equipos virtuales hay que ayudar a que se produzca, para que las personas tengan un entendimiento mutuo sobre las formas de trabajar y la colaboración pueda continuar. Las herramientas de comunicación que permiten a los miembros del equipo ver lo que hacen los demás y permiten al equipo interactuar juntos son una de las piedras angulares para conseguir que la gente esté en la misma página, siempre que lo esté.
He aquí algunos consejos para que la colaboración virtual funcione.
No confíes en el correo electrónico. Para colaborar con todo el equipo y evitar malentendidos entre sus miembros, es preferible utilizar herramientas creadas para la comunicación en grupo en lugar de enviar correos electrónicos individuales. También es una forma de mantener separada la comunicación sobre proyectos de colaboración específicos para que no se pierdan en una bandeja de entrada abarrotada.
Proporcionar espacios de trabajo compartidos. Un espacio en línea en el que los equipos puedan colaborar y compartir documentos es un elemento esencial de la colaboración virtual. Sea cual sea el sistema de compartición de archivos que elijas, asegúrate de que se integra con el resto de herramientas de comunicación para que la gente no pierda tiempo ni se frustre con los múltiples inicios de sesión.
Reúnete (virtualmente) cara a cara. Las videoconferencias darán a los equipos acceso a las señales no verbales en las que confían para obtener un significado más sutil y son ideales para las sesiones de brainstorming. Además, hará que la gente se sienta más conectada: el simple hecho de ver a sus compañeros les ayudará a sentir que no pierden el contacto.
Dedica tiempo a charlar. Las conversaciones en la máquina de café es el lugar donde nacen algunas de las mejores ideas, por lo que tus herramientas deben dar a los equipos un espacio virtual para ello. Tanto si se trata de crear un canal de chat dedicado, como de dedicar tiempo a la conversación ociosa al principio y al final de las reuniones, no sientas que tienes que organizar cada interacción. Deja que la conversación fluya.
No hagas suposiciones. Los malentendidos pueden producirse más fácilmente cuando las personas trabajan de forma virtual. Comprueba que la gente entiende los objetivos y las funciones de la colaboración. Asegúrate de saber quién va a hacer qué después de cada reunión. Y mantén abiertos los canales de comunicación para que la gente sepa que puede hacer preguntas siempre que lo necesite.
Barreras a la colaboración
Casi el 40% de los empleados cree que las personas de su organización no colaboran lo suficiente. Entonces, ¿qué es lo que les impide? He aquí algunas barreras comunes:
- Falta de aceptación. Los empleados deben comprender por qué el trabajo en colaboración es la mejor manera de alcanzar un objetivo. Si no ven su valor, pueden pensar que es una carga de trabajo adicional y creen que no pueden dedicarle tiempo.
- Comunicación deficiente. Las personas necesitan habilidades de colaboración y las herramientas adecuadas para colaborar, especialmente en un mundo de trabajo a distancia. Si no se dispone de herramientas sencillas para compartir documentos o si las herramientas que se tienen no permiten que todos los miembros del equipo se hagan oír, la colaboración no funcionará.
- La cultura equivocada. La confianza es crucial para la colaboración. Las personas necesitan trabajar en un entorno en el que sientan que pueden intercambiar ideas libremente y asumir riesgos sin ser culpados. La cultura también tiene que ser abierta para que la gente comparta ideas y exprese opiniones. La colaboración no prosperará en una cultura cerrada o aislada.
- Falta de apoyo de la dirección. Los directivos tienen que establecer las estructuras adecuadas para la colaboración cultural, dando a la gente el tiempo, el espacio y las herramientas para hacerlo. Pero también es necesario que las personas tengan autonomía para colaborar. Aunque los equipos de colaboración necesitan una estructura, no funcionarán bien si sienten que los directivos les vigilan constantemente.
- No hay colaboración cultural. La colaboración cultural es más que una frase en los anuncios de empleo o en la formación de incorporación: es algo que se vive y se respira. Significa que no sólo anima y permite a los equipos colaborar, sino que la cultura de la colaboración está arraigada en todos los niveles de la organización. No hay absolutamente ningún silo. Los trabajadores remotos e híbridos se sienten comprometidos e incluidos. Las personas de todas las áreas de la empresa disfrutan realmente colaborando.
Pero, ¿cómo se potencia la colaboración en equipo?
¿Es la colaboración una habilidad (y se puede aprender)?
La colaboración no es sólo una actividad o un proceso. Es una forma de ser y hacer. Las habilidades de colaboración incluyen la comunicación, la escucha, la negociación y la construcción de relaciones personales. El uso de estas habilidades ayudará a los equipos a llegar a un consenso, a reconocer las contribuciones de los demás y a mantener el flujo de la colaboración.
Existen vínculos entre la inteligencia emocional y la colaboración eficaz. Se ha demostrado que ayuda en todo, desde la gestión de conflictos hasta la creación de confianza y el mantenimiento del entusiasmo de la gente.
Algunas personas son naturalmente mejores en todas estas cosas y algunas tienen más inteligencia emocional que otras. Pero las habilidades de colaboración pueden mejorarse con la práctica. He aquí algunas formas de hacerlo.
Practica la colaboración en una tarea. Muchos productores de contenidos utilizan la escritura en pareja para reducir el tiempo de corrección de los borradores. También es una forma estupenda de hacer que la gente colabore dentro de los equipos.
Un experto en la materia y un escritor (o alguien que sienta que quiere escribir) se sientan juntos para escribir un contenido en tiempo real. Si lo haces como un ejercicio de habilidades de colaboración, puedes intercambiarlas. Es una buena lección sobre cómo intercambiar ideas, aclarar el significado y crear confianza.
Perfeccionar la capacidad de escucha. Escucharse mutuamente es una habilidad de colaboración crucial. Para practicar una buena escucha, prueba con ejercicios de escucha activa. Puedes hacerlo por parejas. Una persona habla mientras la otra escucha sin interrumpir, resistiendo la tentación de llenar los silencios (¡más difícil de lo que parece!). El oyente debe hacer preguntas, pedir al orador que aclare puntos y, al final de la conversación, resumir lo que ha dicho su compañero. Utiliza estas técnicas, no sólo como ejercicios, sino en la conversación colaborativa diaria.
Aprende a negociar. Una de las cosas que no tiene que ver con la colaboración es tener todo a su manera. En los equipos de colaboración hay mucho que dar y recibir, por lo que saber negociar es fundamental. Puedes practicar esta habilidad de colaboración dividiendo a tu equipo en grupos y dándole a cada uno la tarea de elaborar algo: una maqueta de papel, por ejemplo. El truco es que ningún equipo tendrá todo el material que necesita para completar su tarea: tendrán que negociar con otros equipos para conseguirlo. Puedes añadir un elemento de competición recompensando al equipo que complete la tarea primero.
La franqueza es la clave de la colaboración. No se trata sólo de un atributo o una habilidad personal, sino de una habilidad organizativa. Para colaborar eficazmente, las personas deben aceptar la importancia de la colaboración cultural y estar abiertas a nuevas ideas, al igual que sus organizaciones. La colaboración no será eficaz en una cultura cerrada en la que la gente guarda celosamente sus secretos.
5 formas de mejorar la colaboración en el lugar de trabajo
Acordar una estrategia de colaboración
Acordar una estrategia de colaboración es vital para conseguir la aceptación de toda la organización. Esto muestra a los empleados y a las partes interesadas que su empresa comprende el valor de las habilidades de colaboración eficaces y que se ha comprometido a invertir en la formación y las herramientas necesarias. También demuestra que ha evaluado todas las necesidades individuales de la organización en lo que respecta a las habilidades y herramientas de colaboración existentes. Su estrategia de colaboración debe estar en marcha antes de gastar dinero en herramientas específicas. Debe reflejar las formas híbridas de trabajo actuales y debe revisarse cada 6-12 meses.
Identificar las barreras
No todas las organizaciones son iguales, así que averigüe exactamente qué es lo que frena la colaboración en su empresa. ¿Es la falta de tiempo? ¿Falta de confianza? ¿Una cultura o unas herramientas inadecuadas? Puedes llevar a cabo una rápida encuesta para medir las actitudes hacia la colaboración cultural y en equipo, explorar cuáles son los obstáculos y recoger sugerencias para superarlos. Comunique al equipo sus conclusiones y explique lo que va a hacer para fomentar la colaboración.
Establezca objetivos claros para los equipos de colaboración
Cuando el Institute for Corporate Productivity (i4cp) estudió la colaboración, descubrió que el propósito determina si el trabajo colaborativo será productivo. Sin un sentido de propósito y unos objetivos claros, los equipos no se centran. Y las personas pueden sentirse sobrecargadas de peticiones para colaborar eficazmente si no tienen una idea clara de lo que los directivos esperan que consigan. Al igual que con cualquier tipo de trabajo en equipo, los objetivos y los resultados deben explicitarse desde el principio de cualquier proyecto de colaboración.
Reconocer y recompensar la colaboración
Las organizaciones tienen que demostrar que valoran la colaboración, y eso significa recompensar el esfuerzo del equipo, así como el rendimiento individual. Las recompensas funcionan: las organizaciones de alto rendimiento son hasta 5,5 veces más propensas a incentivar la colaboración que las de bajo rendimiento. Pero las primas y otras recompensas suelen estructurarse en torno a los logros de los individuos y no de los equipos.
"La falta de incentivos y recompensas es la barrera más común y poderosa para la colaboración efectiva", dice Kevin Martin, Director de Investigación de i4cp. Revisa tus recompensas e incentivos y asegúrate de que hay espacio para reconocer la colaboración en equipo, de modo que puedas demostrar lo mucho que la valoras.
Centrarse en el intercambio de conocimientos
Más del 80% de los líderes empresariales afirman que capturar y compartir los conocimientos de su gente es uno de los factores más críticos para el éxito empresarial. También es un factor crucial para la colaboración eficaz; de hecho, el intercambio de conocimientos y la colaboración se alimentan mutuamente.
Poder acceder a la información correcta cuando la necesitan hará que la gente se sienta personalmente capacitada, y hará que la colaboración sea mucho más fácil y rápida. Utilice sistemas de gestión de documentos que lo hagan posible y herramientas de comunicación que ayuden a que la información fluya libremente.
Herramientas de colaboración en equipo y cómo elegir las adecuadas
Las herramientas son un elemento esencial de la colaboración, pero ¿cómo elegir las adecuadas para una colaboración eficaz? A la hora de construir tu estrategia de colaboración, los aspectos clave que debes tener en cuenta son el perfil de edad de tu organización: El 53% de los miembros de la Generación Y dicen que es más probable que acepten un trabajo si el empleador utiliza las mismas tecnologías que ellos.
Otra cosa que hay que tener en cuenta es el tiempo que se tiene para formar a la gente en el uso de las herramientas de colaboración. Algo con lo que ya están familiarizados será mucho más rápido de poner en marcha. Otras cosas que hay que tener en cuenta son la escalabilidad, la integración con otras herramientas como el software de gestión de documentos y de gestión del tiempo, y la capacidad de traducción si tienes equipos que utilizan diferentes idiomas. También tienes que decidir con qué frecuencia vas a revisar y actualizar tu estrategia de colaboración.
Utilizar la colaboración en la nube
El uso de la nube para almacenar documentos significa que las personas pueden trabajar en ellos dondequiera que estén y cuando quieran. También significa que pueden decir adiós a los engorrosos archivos adjuntos de los correos electrónicos y participar por igual en la colaboración. Esto es colaboración cultural en acción.
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