Cinco estrategias comprobadas para mejorar la eficiencia de la colaboración en equipo
Un enfoque colaborativo puede ayudar al personal a trabajar de forma más inteligente, creativa y eficaz. Te presentamos nuestra guía integral sobre la colaboración en equipo:
La colaboración en equipo es importante porque —cuando funciona— puede traer consigo grandes recompensas para tu organización. Los equipos colaborativos resuelven problemas con motivación, eficiencia e innovación. Otras ventajas de la colaboración incluyen empleados más participativos y comprometidos, mayor rendimiento y mejora de los resultados financieros.
Sin embargo, si bien las organizaciones hablan de la importancia que revisten el trabajo en equipo y las habilidades de colaboración, no siempre es algo fácil de lograr. Incluso antes de la pandemia, apenas el 14% de las empresas tenían la seguridad de que sus procesos internos de colaboración y toma de decisiones funcionaban correctamente. Así, contar con una estrategia de colaboración eficaz se vuelve más fundamental que nunca antes.
Cómo ayudar a los trabajadores de primera línea a colaborar
Los empleados de primera línea pueden ofrecer una experiencia excelente a los clientes. Sin embargo, para hacerlo, deben estar conectados y tener las herramientas adecuadas. Descarga la lista de comprobación para descubrir cómo lograrlo.
¿Qué es la colaboración en equipo?
Es importante entender qué es —y qué no es— la colaboración en equipo. La colaboración en equipo tiene lugar cuando personas con habilidades complementarias trabajan juntas en proyectos o tareas de una manera colectiva y con una conexión genuina. Son esta responsabilidad compartida y este esfuerzo conjunto los que marcan la diferencia entre colaboración y trabajo en equipo.
En ambos casos, hay un grupo de personas que trabajan juntas en pro de un objetivo en común. Sin embargo, en el trabajo en equipo, las personas hacen sus contribuciones como individuos. En cambio, cuando colaboran, las personas exploran las tareas y descubren las soluciones juntas. El proceso de colaboración en equipo implica definir objetivos, decidir quién hace qué, forjar relaciones y comunicarse de una manera discursiva y desprejuiciada.
Tiene tanto que ver con la cultura como con la organización, y algunos de los elementos esenciales de un equipo genuinamente colaborativo son una mayor flexibilidad y apertura y una mentalidad menos egocéntrica y más cooperativa.
Y la colaboración se alinea a la perfección con la estructura más democrática de los lugares de trabajo modernos, donde la tradicional pregunta "¿para quién trabajas" fue reemplazada por "¿con quién trabajas?".
Los beneficios de la colaboración en equipo
Las organizaciones reconocen que lograr que las personas trabajen de manera colaborativa es vital para el éxito: el 94% de las empresas afirman que "la agilidad y la colaboración son centrales para su crecimiento". Entonces, ¿cómo exactamente puede mejorar el trabajo la colaboración en equipo? Te mostramos cinco estrategias.
Productividad
Los empleados trabajan un 15% más rápido, en promedio, cuando colaboran, según un informe de Deloitte. Y cuando la Universidad de Stanford llevó adelante una serie de estudios sobre la colaboración, se descubrió que las personas a las que se trató como si estuvieran trabajando juntas persistieron hasta un 64% más ante una tarea desafiante. También mejoraron el rendimiento y el compromiso: las personas se sintieron más interesadas y concentradas en lo que estaban haciendo y disminuyeron sus niveles de fatiga.
Y un dato interesante, en especial en un contexto donde muchos equipos siguen trabajando de manera remota debido al COVID-19, es que las personas que participaron en los estudios estaban en el mismo espacio físico. El estudio simplemente las trató como si lo estuvieran. Prueba fehaciente de que la colaboración en el lugar de trabajo no depende de la proximidad física.
Compromiso de los empleados
Los empleados comprometidos son más productivos, logran un mejor rendimiento y tienen más probabilidades de permanecer en las organizaciones. Y trabajar colaborativamente mejora significativamente los niveles de compromiso: las personas generalmente quieren usar sus habilidades complementarias para buscar soluciones juntas. Las investigaciones demuestran que los trabajadores se sienten un 20% más satisfechos cuando cuentan con herramientas que les permiten colaborar.
Aun así, si bien la colaboración puede aumentar el compromiso de los empleados, también sucede lo contrario. El 86% de los empleados y ejecutivos afirman que la ausencia de una colaboración eficaz es una de las razones de los fracasos en el ámbito laboral. Esto hace que las habilidades de colaboración no sean simplemente algo deseable, sino un aspecto imprescindible para el compromiso de los empleados.
Innovación
La colaboración da origen a nuevas formas de pensar: los empleados son un 60% más innovadores cuando colaboran. Y no es de extrañar.
Los equipos colaborativos reúnen a personas de diferentes contextos, con diferentes ideas, experiencias y habilidades para explorar nuevas perspectivas. Al trabajar en conjunto, sienten que es más seguro experimentar y asumir riesgos. Imagina que logras la colaboración entre personas de distintas partes de la organización. En ese caso, puedes contribuir a derribar los silos que obstaculizan la innovación, compartir conocimientos y pensar en soluciones que funcionen en toda la empresa, lo que te permitirá ahorrar tiempo y dinero.
Tampoco se trata simplemente de colaborar en el lugar de trabajo: en las empresas innovadoras suelen existir procesos de creación conjunta de productos y servicios en colaboración con clientes y socios externos.
Bienestar
El bienestar de los empleados es vital tanto para el compromiso como para la productividad. Y la colaboración en equipo puede ayudar a potenciarlo al alentar a las personas a forjar relaciones, aprender de los demás y brindarse apoyo y orientación mutuamente.
Una colaboración eficaz también es un ingrediente clave del bienestar mental. La organización benéfica de salud mental británica MIND aconseja a los lugares de trabajo que deseen crear un entorno de contención mutua que fomenten y propicien una cultura de colaboración, trabajo en equipo e intercambio de información.
Sin embargo, la clave aquí es el apoyo. Si bien trabajar en silos es alienante, trabajar en equipos puede aumentar las exigencias sobre los empleados y generarles ansiedad. Por eso es importante que los gerentes estén al tanto de esta problemática y se aseguren de que las cargas de trabajo no se vuelvan inmanejables.
Contratación y retención
Para 2025, los millennials conformarán el 75% de la fuerza laboral mundial, con la generación Z pisándole los talones. Las empresas vanguardistas querrán atraer y conservar a estos valiosos empleados. Y el trabajo colaborativo es precisamente en lo que deben centrarse. El 38% de los millennials y la generación Z aseguran que su mejor desempeño tiene lugar en entornos que les permiten concentrarse y colaborar con otras personas.
Colaboración en equipo online
Gran parte de las ideas en relación con la colaboración se centran en la premisa de que las personas se encuentren en proximidad física unas con otras, por ejemplo, la creación de oficinas cuya distribución logre el equilibrio justo al brindar espacios para trabajar colaborativamente y en privado.
No obstante, si bien estas cuestiones irán adquiriendo mayor importancia a medida que las personas se reincorporen gradualmente al lugar de trabajo, los gerentes aún están batallando con el desafío de mantener y expandir los equipos colaborativos en un entorno que la crisis del coronavirus modificó al punto de hacerlo irreconocible. ¿Cómo puede haber colaboración en equipo cuando muchos de los miembros de los equipos siguen trabajando desde casa, a kilómetros de distancia unos de otros? ¿Cómo pueden las personas colaborar eficazmente cuando están maximizando las oportunidades de híbrido y flexible y posiblemente no estén en sus escritorios al mismo tiempo? Las habilidades de colaboración tradicionales deben evolucionar.
Las personas que alguna vez tuvieron a su cargo equipos internacionales posiblemente habrán tenido que enfrentar estos problemas antes y habrán descubierto formas de superar los desafíos. Por ejemplo, los investigadores Pernille Bjørn y Ojelanki Ngwenyama hablan de desarrollar un significado compartido: definir un común denominador en los equipos internacionales online a fin de evitar fallas en la comunicación ocasionadas por suposiciones erróneas y malentendidos en torno a las formas de trabajar.
Un significado compartido es parte de la cultura colaborativa y se construye paulatinamente cuando las personas interactúan cara a cara. Pero, en los equipos online, es necesario darle un empujoncito, de modo que las personas tengan un entendimiento mutuo de las formas de trabajar y la colaboración pueda seguir adelante. Las herramientas de comunicación que permiten a los miembros del equipo ver lo que está haciendo el resto e interactuar constituyen los ejes fundamentales de lograr que todas las personas estén en la misma página, sin importar dónde se encuentren.
Estos son algunos consejos para lograr que la colaboración online marche sobre ruedas.
No dependas del correo electrónico
Para colaborar con todo el equipo, y evitar malentendidos entre los miembros, es preferible usar herramientas que estén diseñadas para la comunicación grupal, en lugar de enviar correos electrónicos a cada persona. También es una forma de mantener separadas las comunicaciones sobre proyectos colaborativos específicos, de modo que no queden traspapeladas en una bandeja de mensajes rebalsada.
Ofrece espacios de trabajo compartidos
Un espacio online donde los equipos puedan colaborar y compartir documentos es un recurso imprescindible para la colaboración virtual. Sea cual sea el sistema de intercambio de archivos que elijas, asegúrate de que se integre con el resto de tus herramientas de comunicación para que las personas no pierdan tiempo ni se frustren por tener que iniciar sesión en varias plataformas.
Aprovecha las videollamadas
Las videoconferencias les permitirán a los equipos captar las señales no verbales que es necesario tener en cuenta para interpretar los significados más sutiles, y son ideales para realizar "lluvias de ideas". También harán que las personas se sientan más conectadas: el solo hecho de poder ver a sus colegas las hará sentir que no están perdiendo contacto.
Hazte un tiempo para conversar
Las mejores ideas nacen en las charlas de pasillo. Por eso es necesario que tus herramientas contemplen un espacio virtual para este tipo de conversaciones informales. Puedes definir un canal de chat para estas charlas o simplemente reservar un tiempo para las conversaciones casuales al inicio y al final de las reuniones. No hace falta que organices cada interacción. Da el espacio necesario para que las conversaciones fluyan.
No hagas suposiciones
Cuando las personas trabajan de manera remota, aumentan las probabilidades de que ocurran malentendidos. Verifica que las personas entiendan sus roles y los objetivos de colaboración. Asegúrate de que sabes quién se encargará de qué después de cada reunión. Y mantén abiertos los canales de comunicación, de modo que las personas sepan que pueden hacer preguntas cada vez que necesiten.
Obstáculos que impiden la colaboración
Cerca del 40% de los empleados consideran que las personas de su organización no colaboran lo suficiente. ¿Qué es lo que se los impide? Estos son algunos obstáculos frecuentes:
Falta de adhesión
Las personas tienen que entender por qué el trabajo colaborativo es la mejor manera de alcanzar un objetivo. Si consideran que no tiene sentido, podrían interpretar la colaboración como una mayor carga de trabajo y sentir que no pueden hacerse un tiempo para colaborar.Comunicación deficiente
Las personas deben contar con las habilidades de colaboración y las herramientas adecuadas para colaborar, en especial en un mundo que se rige por el trabajo remoto. Si no tienes herramientas sencillas de intercambio de documentos o las herramientas que tienes no permiten que todos los miembros del equipo expresen sus opiniones, la colaboración estará destinada al fracaso.Una cultura equivocada
La confianza es crucial para la colaboración. Es necesario que las personas trabajen en un entorno donde sientan que pueden intercambiar ideas con total libertad y asumir riesgos sin culpa. La cultura también debe ser abierta para que las personas compartan sus ideas y expresen sus opiniones. La colaboración no prosperará en una cultura cerrada o fragmentada.Falta de apoyo de la dirección
Es necesario que los gerentes implementen las estructuras adecuadas para favorecer la colaboración cultural, y que les brinden a las personas el tiempo, el espacio y las herramientas para lograrlo. De igual manera, las personas necesitan autonomía para colaborar. Si bien los equipos colaborativos precisan estructura, no funcionarán correctamente si las personas sienten que los gerentes se muestran constantemente desconfiados.Falta de colaboración cultural
La colaboración cultural es más que una simple frase en tus anuncios de empleo o en tu capacitación de incorporación: es algo que se vive y se respira. Significa que no solo alientas a los equipos a colaborar y les permites hacerlo, sino que existe una cultura de colaboración que permea todos los niveles de la organización. No hay silos de ningún tipo. Los trabajadores remotos e híbridos se sienten comprometidos e incluidos. Las personas de todas las áreas de la empresa disfrutan genuinamente de colaborar.
Cómo fomentar la colaboración en equipo
La colaboración no es simplemente una actividad o un proceso. Es una forma de ser y de hacer. Las habilidades de colaboración incluyen comunicar, escuchar, negociar y forjar relaciones personales. Poner en práctica estas habilidades ayudará a los equipos a alcanzar consensos, reconocer las contribuciones de los demás y hacer que la colaboración siga ocurriendo.
La inteligencia emocional y la colaboración eficaz están relacionadas. Está demostrado que sirve para todo: desde gestionar conflictos hasta generar confianza y fomentar el entusiasmo en las personas.
Algunas personas tienen una mayor facilidad innata para estas cosas, y algunas tienen una mayor inteligencia emocional que otras. Sin embargo, las habilidades de colaboración pueden mejorar con la práctica. Estas son algunas maneras de lograrlo.
Practica colaborar en una tarea
Muchos productores de contenido utilizan la redacción en pares para reducir la cantidad de tiempo que se destina a corregir borradores. También es una excelente manera de propiciar la colaboración en un equipo.
Un especialista en el tema y un escritor (o alguien que tenga ganas de escribir) se sientan juntos para redactar determinado contenido en tiempo real. Si lo usas como un ejercicio para practicar las habilidades de colaboración, ambos pueden ir rotando. Es una buena actividad para aprender a intercambiar ideas, aclarar conceptos y generar confianza.
Perfecciona tu capacidad de escucha
Escuchar a los demás es una habilidad de colaboración esencial. Para mejorar tu capacidad de escucha, prueba con ejercicios de escucha activa. Puedes hacerlo en pares. Una persona habla mientras la otra escucha sin interrumpir, resistiendo la tentación de llenar los silencios (es más difícil de lo que parece). La persona que escucha debe hacer preguntas, pedirle a la persona que habla que aclare algunos puntos y, al final de la conversación, resumir lo que dijo su compañero. Usa estas técnicas no solo como ejercicios, sino como parte de las conversaciones colaborativas de todos los días.
Aprende a negociar
Algo que no forma parte de la colaboración es querer salirte siempre con la tuya. En los equipos colaborativos, hay mucho para dar y para recibir, por lo que resulta fundamental aprender a negociar. Para practicar esta habilidad de colaboración, puedes dividir a tu equipo en grupos y darle a cada uno la consigna de crear algo (por ejemplo, una maqueta hecha de papel). La dificultad radica en que ninguno de los equipos tendrá todos los insumos que necesitan para completar la tarea: tendrán que negociar con los demás equipos para conseguirlos. Si deseas agregar un elemento de competencia, puedes darle un premio al equipo que primero complete la tarea.
La apertura es clave para la colaboración. No es simplemente un atributo o una habilidad personal: es una habilidad de la organización. Para colaborar eficazmente, las personas deben estar convencidas de la importancia de la colaboración cultural y estar abiertas a nuevas ideas. Y su organización también. La colaboración no será eficaz en una cultura cerrada donde las personas protejan sus secretos con recelo.
Cinco maneras de fomentar la colaboración en el lugar de trabajo
Acuerda una estrategia de colaboración
Acordar una estrategia de colaboración es fundamental para convencer a las personas de la organización. Demuestra a los empleados y las partes interesadas que tu empresa entiende el valor de las habilidades de colaboración eficaz y que está comprometida a invertir en la capacitación y las herramientas necesarias. También demuestra que se evaluaron todas las necesidades individuales de la organización en lo que respecta a las habilidades y herramientas con las que cuenta en la actualidad. Tu estrategia de colaboración debe implementarse antes de destinar dinero a herramientas específicas. Debe reflejar las actuales modalidades de trabajo híbrido, y debe revisarse cada 6 a 12 meses.
Identifica las barreras
No todas las organizaciones son iguales. Por eso, es importante que descubras exactamente qué es lo que está atentando contra la colaboración en tu empresa. ¿Es la falta de tiempo? ¿La falta de confianza? ¿La cultura o las herramientas equivocadas? Puedes realizar una encuesta breve para evaluar las actitudes hacia la colaboración cultural y en equipo, explorar cuáles son los obstáculos y recabar sugerencias para superarlos. Comunica tus hallazgos al equipo y explica qué harás para promover la colaboración.
Define objetivos claros para los equipos colaborativos.
Cuando el Institute for Corporate Productivity (i4cp) analizó la colaboración, descubrió que el propósito es lo que determina si el trabajo colaborativo será o no productivo. Sin un sentido del propósito y objetivos claros, los equipos no tendrán el enfoque necesario. Y las personas pueden sentirse sobrecargadas con los pedidos de colaborar eficazmente si no tienen una idea clara de qué es lo que los gerentes esperan que logren. Al igual que en cualquier tipo de trabajo en equipo, los objetivos y las entregas deben explicitarse desde el comienzo de cualquier proyecto colaborativo.
Reconoce y premia la colaboración
Las organizaciones deben demostrar que valoran la colaboración. Eso significa premiar el esfuerzo en equipo y también el desempeño individual. Los premios funcionan: las organizaciones con alto rendimiento tienen 5,5 veces más probabilidades de incentivar la colaboración que aquellas con un rendimiento inferior. No obstante, las bonificaciones y otros premios generalmente se estructuran en torno a los logros de las personas, más que de los equipos.
"La falta de premios e incentivos es el obstáculo más frecuente e insalvable para una colaboración eficaz", explica Kevin Martin, director de investigaciones de i4cp. Revisa tu sistema de premios e incentivos y asegúrate de contemplar el reconocimiento de la colaboración en equipo para demostrar lo mucho que la valoras.
Concéntrate en el intercambio de conocimientos
Más del 80% de los líderes de empresas manifiestan que captar y compartir las perspectivas de su personal es uno de los factores más críticos para el éxito de una empresa. Y también es un factor crucial para la colaboración eficaz. De hecho, el intercambio de conocimientos y la colaboración se retroalimentan.
Poder acceder a la información adecuada cuando la necesitan generará una sensación de empoderamiento personal en las personas. Y también facilitará y agilizará enormemente la colaboración. Usa sistemas de administración de documentos que lo hagan posible y herramientas de comunicación que permitan la libre circulación de la información.
Cómo elegir las herramientas de colaboración adecuadas
Las herramientas son un elemento esencial para la colaboración, pero ¿cómo eliges las más adecuadas para lograr una colaboración eficaz? Al crear tu estrategia de colaboración, entre los aspectos clave que debes incluir se encuentran el perfil etario de tu organización: el 53% de los millennials afirman que tendrían más probabilidades de aceptar un trabajo si el empleador usara las mismas tecnologías que ellos.
Otro punto a tener en cuenta es con cuánto tiempo cuentas para capacitar a las personas en el uso de las herramientas de colaboración. Si eliges algo con lo que ya están familiarizadas, el proceso de aprendizaje será mucho más rápido. Otras cuestiones que debes contemplar incluyen la escalabilidad, las integraciones con otras herramientas, como software de administración de documentos y de tiempo, y las funciones de traducción, en caso de que tus equipos hablen diferentes idiomas. También deberás decidir con qué frecuencia revisarás y actualizarás tu estrategia de colaboración.
Usa la colaboración en la nube
Cuando usas la nube para almacenar documentos, las personas pueden trabajar en ellos estén donde estén y en el momento que deseen. Además, puedes deshacerte de los engorrosos archivos adjuntos de los correos electrónicos y favorecer una participación igualitaria en la colaboración. Es la colaboración cultural en acción.
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