Los mensajes instantáneos en el trabajo: diez reglas básicas
Descubre qué hacer y qué no hacer con los mensajes instantáneos en el trabajo.
Los mensajes de texto de trabajo están en auge, y el tráfico de mensajes instantáneos se cuenta en billones. Del creciente abanico de posibilidades para mejorar la comunicación en el trabajo, los mensajes instantáneos son una de las más eficaces y populares: el uso de mensajes de texto aumentó un 37% en 2023.
Ventajas de los mensajes instantáneos en el trabajo
Si se los usa correctamente, los mensajes instantáneos pueden mejorar la comunicación en el trabajo de varias maneras.
Respuestas rápidas
Un mensaje puede resolver un problema o responder una pregunta con apenas una interrupción mínima del trabajo. Según Forbes, la persona promedio tarda unos 90 minutos en responder un correo electrónico, pero tan solo 90 segundos en responder un mensaje de texto.
Informalidad
Los mensajes instantáneos pueden ser una forma de mantener a todo el mundo al tanto, incluidos los trabajadores híbridos y remotos, sin necesidad de hacer reuniones. Además, pueden darnos una idea de cómo se sienten las personas, lo que los convierte en una herramienta para tantear opiniones y actitudes sin tener que recurrir a encuestas extensas.
Confiabilidad
A diferencia de las llamadas telefónicas, los mensajes instantáneos dejan un registro. Y la gente les tiene confianza: cuando Veritas encuestó a su personal de oficina, descubrió que, en los EE. UU., el 93% consideraba los mensajes instantáneos una prueba confiable de un compromiso.
Productividad y colaboración
Los mensajes instantáneos, menos intrusivos que una llamada por teléfono, van a la perfección con el deseo del personal de la generación Z de llevar la inmediatez de otras áreas de su vida también a su lugar de trabajo. Para el 45% de los empleados, el uso de herramientas de mensajes instantáneos para trabajar aumenta la productividad, y el 49% dice que mejora la colaboración.
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Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.
Diez reglas para los mensajes instantáneos en el trabajo
Para ayudar a todos a sacar el máximo provecho a los mensajes instantáneos en el trabajo, las organizaciones pueden establecer ciertas reglas.
1. Tener en cuenta su carácter instantáneo
Si acostumbras usar el correo electrónico en el trabajo, posiblemente tengas el hábito de releer tus mensajes y revisarlos cuidadosamente antes de enviarlos. Hasta es posible que haya una demora en el correo electrónico. En cambio, la inmediatez de los mensajes puede hacer que envíes algo antes de tener en claro lo que quieres decir. Relee tus mensajes en lugar de enviarlos sin pensar.
2. Mantener el tono profesional
Si usas mensajes para trabajar, recuerda que estás en un entorno profesional. Di lo que tienes que decir sin irte por las ramas, en un tono cordial y respetuoso. No tiene nada de malo darle un poco de vida a tus mensajes empresariales con un par de emojis (siempre que sea adecuado para la persona a quien envías el mensaje), pero no te excedas.
3. Cuidado con la información sensible
El uso indebido de las herramientas de mensajes instantáneos para empresas puede derivar en un fallo de seguridad o una violación de la confidencialidad. Según las investigaciones sobre los mensajes instantáneos en el trabajo, el 71% de los empleados de oficina de todo el mundo reconocieron haber compartido datos sensibles y críticos para la actividad de su empresa. Es responsabilidad de las organizaciones dejar en claro qué se puede compartir y qué no.
4. Evitar las distracciones
Todo el mundo quiere comunicarse de manera más rápida y eficiente en el trabajo. Los mensajes instantáneos son imbatibles en ese sentido, pero algunos empleados pueden sentirse presionados a responder de inmediato, lo que puede distraerlos de lo que están haciendo. Ten presentes los momentos de mayor actividad, no des a entender que algo es urgente si no lo es, y usa canales distintos para lo que no requiera atención inmediata.
5. Respetar el equilibrio de los colegas entre el trabajo y la vida personal
Al usar mensajes instantáneos para trabajar, hay que respetar el horario laboral y las notificaciones de tipo "no estoy en la oficina". Antes de enviar un mensaje instantáneo fuera del horario de trabajo, considera si es estrictamente necesario.
6. Que sea inclusivo
Ante la variedad de herramientas de mensajes instantáneos disponibles para el trabajo, es esencial asegurarse de elegir una a la que todos tengan acceso.
7. Atenerse al tema en cuestión
Puede ser tentador entablar una buena charla cuando envías un mensaje. Por eso, es importante que hagas un esfuerzo consciente por no desviarte del tema. Así, podrás hacer tu trabajo más rápidamente y tendrás más tiempo para charlar.
8. Separar la conversación social del trabajo
Pueden obtenerse beneficios considerables si se destina un espacio para las conversaciones no relacionadas con el trabajo a través de mensajes instantáneos. Los mensajes ayudan a las personas a forjar vínculos y amistades, algo no menor si tomamos en cuenta que tener amigos cercanos en el trabajo es uno de los factores principales para el compromiso de los empleados. A fin de aprovechar esta herramienta al máximo, es importante configurar un canal de chat separado en el software de mensajes instantáneos empresariales para no mezclar las conversaciones laborales con las sociales.
9. Saber cuándo parar
El objetivo de los mensajes instantáneos es acelerar la comunicación. Entonces, si de pronto te encuentras en medio de una eterna cadena de mensajes, respondiendo preguntas constantemente y tratando de aclarar lo que acabas de decir, probablemente sea más rápido y más sencillo levantar el teléfono o hablar con la persona cara a cara.
10. Usar esta vía para los mensajes adecuados
Los mensajes instantáneos son extraordinarios para mejorar la comunicación en el trabajo, pero no siempre son el canal adecuado para una tarea. Los mensajes instantáneos deben ser breves. Si tienes mucho para decir, es posible que un correo electrónico sea una alternativa más apropiada, o puede ser más conveniente publicarlo en un grupo de Workplace by Facebook. A la hora de discutir temas sensibles, una reunión cara a cara probablemente sea la mejor opción.
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