Cómo mejorar las relaciones con los proveedores
Mantener una buena relación con los proveedores es fundamental en la mayoría de los sectores. ¿Cómo es posible desarrollar relaciones eficaces y mejorar la colaboración con los proveedores? Descubre los mejores consejos aquí.
Tipos de relaciones con los proveedores
Prácticamente todas las organizaciones tienen algún tipo de proveedor, ya sean mayoristas, minoristas, distribuidores o subcontratistas.
Las relaciones con los proveedores pueden entablarse de diversas maneras, desde acuerdos puntuales hasta asociaciones estratégicas a largo plazo, en las que el proveedor se convierte en un componente esencial de las actividades de la empresa. Sin embargo, aunque es importante entablar buenas relaciones con todos los proveedores, no todos los tipos de relaciones son iguales y no todas necesitan el mismo nivel de colaboración y cuidado.
Estos son algunos tipos de relaciones con proveedores:
Total independencia
Estas relaciones se centran exclusivamente en las transacciones. Los proveedores con una relación de total independencia se limitan a proporcionar bienes o servicios cuando se necesitan en función del valor de mercado. El proveedor y el comprador son completamente independientes y no tienen ninguna relación aparte del acuerdo en cuestión. El comprador puede o no volver a realizarle una compra al proveedor.
Relación continua
Una relación continua es aquella en la que el comprador tiene un proveedor preferido. Estos proveedores tienen contratos a mediano plazo y necesitan una mayor atención que los proveedores con una relación de total independencia.
Asociación
Los compradores tienen contratos a más largo plazo con socios proveedores y necesitan entablar relaciones más sólidas con ellos.
Alianza estratégica
En una alianza estratégica, el comprador y el proveedor colaboran para beneficiarse mutuamente de sus puntos fuertes. Los socios que forman parte de una alianza estratégica pueden colaborar para desarrollar productos, promocionarlos y realizar actividades de investigación y desarrollo. Este tipo de relaciones son de vital importancia y exigen un alto grado de colaboración.
Justo a tiempo
Este tipo de relación con proveedores es común en el sector de la fabricación. A diferencia de lo que ocurre en una relación de total independencia, en este caso, el proveedor debe formar parte de las operaciones de la empresa, lo que incluye el desarrollo de productos. Estos proveedores proporcionan los materiales en función del proceso de producción del comprador. Este método garantiza que los compradores solo compren lo que necesiten cuando lo necesiten y no se queden con un exceso de materiales.
Subcontratación
Muchas empresas recurren a la subcontratación, ya sea por medio de trabajadores independientes, la tercerización de partes de su actividad o la deslocalización (es decir, la subcontratación de una empresa asociada en el extranjero para que realice parte de su actividad). Se trata de relaciones esenciales para la empresa, por lo que es crucial que se mantengan en buenas condiciones.
¿Por qué es importante mantener una buena relación con los proveedores?
La construcción de relaciones sólidas y colaborativas con los proveedores es esencial para mejorar la productividad, el rendimiento y los resultados finales. Una encuesta de McKinsey realizada a grandes organizaciones de diversos sectores demostró que las empresas que colaboraban con sus proveedores de forma regular eran más rentables y registraban un mayor crecimiento y costos operativos inferiores a los de otras empresas de su sector.
Por otro lado, una relación deficiente con ellos puede resultar en costos más elevados y en productos y servicios de menor calidad, y puede incluso perjudicar la reputación de la empresa.
Por lo tanto, es fundamental entablar relaciones con los proveedores y, sobre todo, desarrollarlas. Al fin y al cabo, encontrar un nuevo proveedor requiere mucho más tiempo, esfuerzo y dinero que mantener una buena relación con uno actual.
Mantener relaciones sólidas con los proveedores puede ayudar en los siguientes aspectos:
Servicio
Es más probable que un proveedor que se sienta a gusto haga un esfuerzo extra para proporcionar a tu empresa los bienes y servicios que necesita.
Eficiencia
Cuando los compradores y los proveedores dedican tiempo a conocerse, la comunicación entre las empresas es más fácil y los procesos se desarrollan con mayor fluidez, lo que ahorra tiempo y recursos.
Menores costos
Una buena gestión de las relaciones con los proveedores te permitirá identificar y reducir los costos innecesarios. Además, podrás negociar descuentos o mejores tarifas con tus proveedores.
Minimización de las interrupciones
Las secuelas de la pandemia, el aumento de los costos, la guerra en Ucrania y las condiciones meteorológicas extremas son factores que contribuyeron a provocar interrupciones en las cadenas de suministro. Mantener una relación estrecha con tu proveedor te ayudará a identificar los riesgos a tiempo y a tomar medidas para mitigarlos.
Según Plante Moran, que realiza encuestas entre empresas del sector automotor, los fabricantes que mantienen buenas relaciones con sus proveedores son capaces de optimizar sus programas de producción y obtener una mayor rentabilidad cuando se producen interrupciones en la cadena de suministro.
Mejoras en todos los aspectos
Una buena relación entre proveedores y compradores les permite compartir experiencias e intercambiar ideas, mejorar el servicio y agilizar la cadena de suministro.
Simplificar el trabajo con Workplace
Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.
Cómo administrar las relaciones con los proveedores: Los 10 mejores consejos
Para una buena gestión de las relaciones con los proveedores, se requiere una combinación de confianza, conciencia y buena comunicación. Estos son algunos consejos para fortalecer las relaciones con tus proveedores.
Define las reglas básicas
El contrato que celebras con un proveedor constituye la base de la relación, por lo que resulta esencial actuar con transparencia para fomentar una buena relación comercial. Deja en claro tus expectativas sobre el trabajo del proveedor y asegúrate de que entienda y pueda cumplir las condiciones.
Define KPI
Los proveedores tienen que conocer desde el principio lo que quieres conseguir. Define objetivos claros para tu proveedor y mide su rendimiento en función de ellos. Comparte los resultados con el proveedor para que pueda centrarse en los aspectos que debería mejorar.
Comunícate con eficacia
Poder analizar, planificar y compartir información es clave para lograr una relación exitosa con los proveedores. Contar con las herramientas adecuadas te permitirá comunicarte de forma clara y coherente con tus proveedores.
Proporciona feedback
Cuando tus proveedores hagan bien su trabajo, comunícaselos. Y aborda los problemas de inmediato. Quizá percibas que algo no está del todo bien con un proveedor, pero no quieras hablar al respecto para no dañar la relación. Esto es un error. Abordar los problemas apenas se manifiestan es la mejor manera de cortarlos de raíz.
Paga a tiempo
El flujo de caja y los pagos atrasados pueden ser un gran problema para los proveedores, especialmente las pequeñas empresas. Según un estudio de la Federación de Pequeñas Empresas del Reino Unido, el 52% de las pequeñas empresas sufrieron algún retraso en sus pagos en 2022. Si tu empresa siempre paga a tiempo, gozarás de la mejor reputación entre tus proveedores y será más probable que hagan un esfuerzo extra por ti. Hasta puede que te ofrezcan un descuento.
Actúa de forma justa
Las relaciones con los proveedores son bidireccionales, así que asegúrate de cumplir tu parte del trato. Comparte con tus proveedores la información que necesitan para realizar sus entregas, cumple siempre las condiciones de pago acordadas y asegúrate de que las expectativas que tengas de tus proveedores sean razonables.
No te centres solo en las transacciones
Considerar a tus proveedores a largo plazo como socios y mostrarles aprecio por su buen rendimiento te ayudará a mejorar la comunicación y a fortalecer las relaciones.
Conoce cómo trabajan tus proveedores
Dedica tiempo a conocer el negocio de tus proveedores y su forma de trabajar. Esto te ayudará a entender sus puntos de vista, a entablar una buena relación y a comprender sus procesos y capacidades. Además, te permitirá entender las diferencias que existen entre ambos y cómo sortearlas para que la relación funcione.
Utiliza el software adecuado
Un software de gestión de las relaciones con los proveedores puede ser una herramienta valiosa para desarrollar tu estrategia respecto de los proveedores y evaluar su rendimiento. Además, disponer de las herramientas de colaboración adecuadas facilitará la comunicación fluida y el intercambio de información con tus proveedores.
Disfruta del trabajo en equipo
Si logras ponerte de acuerdo con tus proveedores y se comportan como socios comerciales, es muy probable que ambos alcancen mayores niveles de éxito. Fortalecer las relaciones permite aumentar la productividad y la capacidad de innovación: todas las partes implicadas salen ganando.
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