El conocimiento es la fuerza vital de una empresa. Tener un entendimiento compartido del mercado de una organización, de sus procesos y de las competencias y la experiencia que puede ofrecer es fundamental para propiciar el crecimiento y la productividad.

Cuando los conocimientos se comparten de manera eficaz, todo el mundo sale beneficiado. Los procesos pueden llevarse a cabo con mayor facilidad y rapidez, el personal aprende de las experiencias pasadas, se evita repetir tareas innecesariamente y los riesgos se reducen. Por ejemplo, el solo hecho de documentar proyectos anteriores puede servir para encontrar atajos y evitar inconvenientes al comenzar otros nuevos.

Por el contrario, no poder acceder al acervo de conocimientos de una organización puede significar tener que empezar de cero una y otra vez.

Los conocimientos de una organización, por lo general, se dividen en dos categorías:

• Los conocimientos explícitos son los que se encuentran en los documentos de la organización, como correos electrónicos, mensajes, videos de capacitación, políticas, etc. Como están documentados, es relativamente fácil acceder a ellos y compartirlos.

• Los conocimientos tácitos son más sutiles. Son los aprendizajes que se encuentran en las experiencias cotidianas, la práctica laboral y la cultura. Los conocimientos tácitos son más difíciles de definir (y de compartir), pero son tan importantes como los explícitos. También son el tipo de conocimiento que las personas pueden llevarse consigo cuando abandonan una empresa.

Como ninguna organización posee una única fuente o repositorio de conocimientos, depende, en parte, de las personas compartir lo que saben. Pero esto no ocurre de manera automática: las organizaciones deben crear los procesos y el entorno adecuados para propiciar un intercambio de conocimientos eficaz.

Un intercambio de conocimientos eficaz puede tener un enorme impacto positivo tanto en el personal como en el funcionamiento de la empresa.

Incorporar los aprendizajes de experiencias pasadas en los procesos allanar el camino. Aprender de los errores cometidos para saber qué funciona y qué no contribuye a mejorar la eficiencia de las formas de trabajar y la facilidad con que se adoptan.

Los equipos pueden beneficiarse del acceso a los conocimientos de toda la organización (no solo los del área en la que trabajan) y pueden aprovechar los aprendizajes de los diferentes departamentos para aplicarlos al suyo. Esto puede reducir los esfuerzos duplicados y facilitar en gran medida la colaboración entre equipos.

Se reduce la cantidad de tiempo y recursos que se desperdician en rastrear la información, lo que permite al personal dedicar más tiempo y esfuerzo a sus proyectos y lograr buenos resultados. Cuando McKinsey analizó a trabajadores de cuatro sectores, descubrió que pasaban cerca del 20% de su semana laboral buscando información o colegas que pudieran ayudarlos con sus tareas. La pérdida de tiempo es impresionante.

Hablar abiertamente del intercambio de información permite generar confianza entre los empleados y también entre estos y los líderes. El hecho de sentirse seguros al compartir información y de saber que sus conocimientos son valorados puede aumentar la satisfacción laboral y el compromiso de los empleados.

Brindar una capacitación formal a los empleados es fundamental para el desarrollo profesional. Sin embargo, las competencias y los conocimientos internos, a menudo, pueden compartirse de manera más eficaz si el intercambio tiene lugar entre pares. Esto es lo que ocurre de manera natural: según un estudio, el 55% de los trabajadores recurren a sus pares en lugar de a sus jefes cuando quieren aprender una habilidad nueva.

Un intercambio de conocimientos eficaz proporciona a los empleados la información que necesitan para hacer su trabajo con confianza y dando lo mejor de sí.

Dado que compartir conocimientos les facilita la vida a todas las personas, es fácil suponer que todos estarán dispuestos a hacerlo. Sin embargo, esto no siempre sucede. El intercambio de conocimientos no necesariamente se da de manera natural.

De hecho, según una encuesta realizada por Kahoot!, el 58% de los empleados afirman que no comparten conocimientos valiosos que podrían beneficiar a sus colegas.

Las personas pueden acaparar conocimientos por diferentes motivos, no todos deliberados.

• Falta de tiempo: no se reserva tiempo exclusivo para el intercambio de conocimientos y los empleados sienten que no tienen margen en sus agendas para hacerlo.

• Falta de procedimientos: no hay una forma establecida de documentar y transmitir lo que sabes.

• Logística: los empleados pueden encontrarse en países diferentes de zonas horarias distintas y no hablar el mismo idioma, lo cual, en conjunto, obstaculiza el intercambio de conocimientos.

• Inseguridad: las personas pueden sentir que, si comparten lo que saben, podrían poner en peligro su propio puesto de trabajo.

• Falta de confianza: apenas el 21% de los empleados estadounidenses están totalmente de acuerdo con que confían en los líderes de su organización. Si las personas no se sienten seguras para compartir sus conocimientos o sienten que hacerlo les jugará en contra, no lo harán.

• Trabajo en silos: los conocimientos de una parte de una organización pueden ser de gran utilidad para otra, pero es posible que las personas desconozcan esta realidad o que no exista ningún canal a través del cual puedan cruzar la barrera de esos silos.

• Rivalidad: los equipos o las personas pueden sentir que compiten con los demás en lugar de trabajar en pos de un objetivo común.

Uno de los aspectos más desafiantes del intercambio de conocimientos es que no puedes obligar a las personas a compartir lo que saben. No obstante, hay medidas que puedes tomar para que a los empleados les resulte más fácil compartir la información y acceder a ella, por ejemplo, las siguientes:

Muchas veces, los gerentes están al tanto de que los conocimientos no se comparten de manera eficaz. Escuchan las mismas preguntas una y otra vez, con grados de frustración cada vez mayores. Si las organizaciones ya saben que existe un acaparamiento de conocimientos, deben analizar los motivos subyacentes. ¿Se debe a una rivalidad malsana en el equipo? ¿O existen razones logísticas por las que no se comparten los conocimientos? Cuando se identifiquen y se aborden las causas, la información comenzará a circular.

Convierte el intercambio de conocimientos en una aspiración formal de tu empresa. Para lograrlo, implementa una política que detalle por qué y cómo debe realizarse.

Un elemento clave a la hora de crear una cultura de intercambio de conocimientos es ofrecer diferentes espacios donde pueda ponerse en práctica. Una opción es contar con un recurso centralizado de documentación. Podría ser parte de la intranet de la organización o un canal de comunicación exclusivo. Asegúrate de que todas las personas, incluidos los trabajadores remotos e híbridos, puedan acceder a la biblioteca de conocimientos y sepan cómo usarla.

No todos los conocimientos pueden documentarse con facilidad. Por eso, es importante generar espacios para compartir y analizar lo que sucede en la organización y los aprendizajes que arroja cada experiencia. Las personas también pueden compartir recursos e información que consideran útiles. Los gerentes deben dar el ejemplo mostrando su agradecimiento por los aportes recibidos, de modo que las personas se sientan seguras y motivadas a compartir lo que saben.

Incluye una reunión informativa al final de cada proyecto para que las personas puedan hablar sobre qué salió bien y qué podría haberse hecho mejor. Esta reunión no debe enfocarse en criticar, sino en identificar mejoras que puedan incorporarse a futuro.

El trabajo colaborativo es una manera ideal de compartir conocimientos mientras se realiza una tarea. Para alentar la colaboración, crea espacios que la propicien. Puedes hacerlo de manera virtual mediante software de comunicación o VR/AR, o en la oficina, en espacios de reunión. Y no olvides reservar momentos a lo largo de la jornada para que las personas puedan acudir a los espacios informales donde tiene lugar el intercambio de conocimientos, como la máquina de café o el canal de chat social.

Frente al enorme crecimiento del trabajo remoto e híbrido, es fundamental que las personas que no trabajan in situ sean parte de las iniciativas de intercambio de conocimientos. Asegúrate de que participen de todas las sesiones de intercambio y capacitación. Además, invítalos a compartir sus propias experiencias y aprendizajes.

La inducción y los primeros días en una empresa son momentos ideales para la transmisión informal de conocimientos. Los nuevos empleados pueden aprender de la experiencia de sus mentores tanto en el sentido práctico como en cuanto a la cultura y los valores de la organización. Con el tiempo, esto puede afianzarse con asesoramiento y ayudar a las personas a progresar profesionalmente.

Convocar a personas externas a compartir su experiencia con el personal es una excelente forma de difundir conocimientos en una organización. Pero no olvides incluir también a los trabajadores remotos e híbridos.

Los líderes deben demostrar el comportamiento que desean ver en los demás compartiendo sus propios conocimientos y aprendiendo de los proyectos en los que participan. También es importante hablar abiertamente sobre las cosas que no salieron bien, de modo que el personal pueda verlas como oportunidades de aprendizaje.

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