Transferencia de conocimiento: Qué es y cómo se lleva a cabo
Sin los procesos adecuados, corres el riesgo de perder valiosos recursos de tu organización. En este artículo, se explica qué es la transferencia de conocimiento y cómo llevarla a cabo satisfactoriamente.
¿Qué es la transferencia de conocimiento?
La transferencia de conocimiento es la forma en que compartes o distribuyes conocimiento y experiencia dentro de una organización con el propósito de solucionar problemas, mejorar la eficiencia y fomentar la colaboración entre equipos.
En relación con los negocios, es la forma en que difundes información, aptitudes y aprendizajes valiosos de la empresa de un área a otra. En la práctica, eso significa determinar cómo se organiza esa información, cómo se busca que sea accesible y relevante, y cómo se la hace llegar a las personas indicadas en el momento oportuno.
Es esencial transmitir estos saberes con eficacia a los empleados nuevos, pero mantener el flujo de conocimiento organizacional en toda la empresa es un proceso continuo. Aquí te contamos por qué la transferencia de conocimiento es importante para tu empresa y cómo puedes darle continuidad a lo largo del ciclo de contratación.
¿Por qué es importante la transferencia de conocimiento?
La transferencia de conocimiento aporta continuidad, ya que permite mantener y compartir los aprendizajes y la experiencia dentro de la empresa en lugar de que se pierdan por la rotación de personal. Además, es una forma de que la información valiosa se dé a conocer a las distintas áreas de la organización y funcione como base para la colaboración, en vez de ser de uso exclusivo de uno u otro empleado.
Los sistemas de transferencia de conocimiento pueden fomentar la eficiencia y la productividad, ya que permiten a los empleados acceder fácilmente a la información que necesitan. Es una cualidad particularmente crucial en este momento de transición a favor de formas de trabajar más flexibles y remotas.
La transferencia de conocimiento permite que los equipos compartan las lecciones que aprendieron y que aprendan de forma colaborativa de los errores y los aciertos de los demás. También puede facilitar la innovación abriendo un problema u oportunidad a equipos con distintas combinaciones de aptitudes, ideas y perspectivas.
Por medio de la transferencia de conocimiento, los empleados obtienen la recompensa de un entorno laboral propicio para su desarrollo profesional. Además, fomentar un clima en el que los empleados se sienten partícipes del éxito de sus colegas y son valorados por sus aportes y experiencia puede mejorar el compromiso del personal.
Ejemplos de transferencia de conocimiento
Aquí te damos algunas ideas para aplicar métodos eficaces de transferencia de conocimiento en todas las etapas del ciclo de empleo:
Cuando las personas se incorporan
Incorporación: transmitir el conocimiento de la empresa es una parte vital del proceso de orientación inicial. Es aconsejable que cada miembro del equipo también pase tiempo con el nuevo trabajador para explicarle a qué se dedica y mostrarle cómo desempeña sus tareas, por más que no trabaje directamente con él.
Muestra los diferentes departamentos al nuevo trabajador y asegúrate de que pase tiempo allí. De esa forma, la persona tendrá una idea más precisa de cómo funciona tu organización.
Mentores: asignar un mentor a cada empleado nuevo es una forma de promover la transferencia de conocimiento a los recién llegados. Puedes hacerlo de manera informal —cuando el nuevo trabajador observa e imita lo que hace otro empleado con mayor antigüedad— o de manera formal, como parte de un programa de mentores.
Cuando las personas trabajan para ti
Capacitación y desarrollo: un programa eficaz de capacitación y desarrollo profesional no solo te ayuda a contratar y retener al personal, sino que también favorece el flujo de conocimiento en toda la organización.
Aprovecha la experiencia interna asignando al personal de mayor jerarquía la capacitación del personal subalterno y recurre a especialistas externos para que aporten nuevos conocimientos y experiencia a la empresa por medio de la capacitación.
Compartir lo aprendido: fomenta una cultura de colaboración en tu empresa para evitar que la información quede compartimentada. Organiza reuniones donde las personas puedan demostrar y explicar el trabajo que realizan.
También puedes usar herramientas de colaboración que permitan compartir y recuperar el conocimiento de la organización con mayor facilidad. Los grupos de Workplace, por ejemplo, son espacios compartidos donde las personas y los equipos pueden compartir documentos, colaborar en archivos y almacenar documentos de proyectos.
Documentación: no se puede compartir información que está guardada en la cabeza de alguien. Es recomendable contar con algún tipo de sistema de gestión del conocimiento para que todos puedan documentar procesos, métodos y aprendizajes de manera que queden accesibles para los demás.
Cuando las personas se van
Procesos de salida: uno de los momentos en que más aumenta el riesgo de que el conocimiento escape de tu organización es cuando alguien se va. Establece un proceso formal para ayudar a las personas a compartir la información importante.
Y no lo olvides: tu plataforma de colaboración puede funcionar como un repositorio seguro para este conocimiento durante el tiempo que lo necesites. De este modo, los nuevos miembros del equipo podrán beneficiarse de inmediato del conocimiento de la organización que tanto costó adquirir.
Cómo establecer un proceso eficaz de transferencia de conocimiento
Estas son algunas cosas que puedes hacer para establecer un proceso eficaz de transferencia de conocimiento en tu empresa.
Reunir información
Antes que nada, tienes que recopilar información importante sobre las ideas, prácticas recomendadas, procesos y tecnologías vitales para la empresa. Anima a los empleados a participar en ese proceso de recopilación.
Determinar el público
Considera con quién se compartirá la información y cuál es la mejor manera de presentarla para ese público. Elige un formato atractivo y fácil de entender.
Organizar la información
Los empleados tienen que poder encontrar la información para darle uso. Clasifica los documentos con palabras clave, etiquetas y rótulos para un acceso más sencillo.
Distribuir la información
Existen distintas técnicas que puedes usar para transferir información, como sistemas de mentores, acompañamiento, capacitación práctica o documentación. Determina cuál es el mejor para el conocimiento que quieres compartir.
Fomentar la colaboración
Anima a los empleados a usar herramientas de colaboración que propicien el intercambio de conocimiento cuando los equipos trabajan en forma remota.
Seguir generando conocimiento
Se dice que se aprende durante toda la vida, y con las empresas pasa lo mismo. Los talleres, las actividades de capacitación y las charlas con especialistas del sector pueden promover el desarrollo profesional del personal, así como alimentar la innovación y la prosperidad en tu organización.
Adoptar un enfoque estructurado
Establece objetivos y plazos claros para el proceso de transferencia de conocimiento, junto con puntos de referencia que permitan hacer un seguimiento de sus efectos en la empresa.
Alienta a los empleados a tener a sus colegas al tanto de las nuevas ideas, soluciones y tecnologías para hacer de la transferencia de conocimiento un proceso adaptativo y evitar que se estanque.
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