Las comunidades online son ámbitos en los que las personas forjan amistades, comparten ideas, reciben ayuda, obtienen comentarios y ofrecen asesoramiento.

Pueden fomentar una atmósfera de unidad y conexión, en la que todas las personas sienten que son parte de algo.

Solo el 14% de las empresas considera que sus procesos internos de colaboración funcionan correctamente

Y, como son comunidades online, pueden tener un alcance más amplio y más profundos que otros tipos de comunidades tradicionales.

Para los trabajadores, la idea de ser parte de una comunidad con sus pares y líderes influyentes es muy atractiva. Sin embargo, solo el 14% de las empresas considera que sus procesos internos de colaboración y toma de decisiones funcionan correctamente.

Veamos, entonces, cómo lanzar una comunidad online capaz de perdurar en el tiempo.

Buscar la aceptación de los ejecutivos

Empecemos por lo más importante. Para que la comunidad online despegue, debe tener el apoyo de toda la organización, desde los niveles más altos hasta los más bajos.

Los gerentes sénior deben entender los objetivos de la comunidad y las ventajas que representará para la empresa. Para buscar apoyo, enfatiza el aumento de la productividad y las mejoras de los procesos de colaboración entre distintos equipos.

Para buscar apoyo, enfatiza el aumento de la productividad y la colaboración

También es recomendable buscar personas en todos los departamentos que puedan actuar como promotores de la propuesta. Incluso es posible que se ofrezcan como voluntarios para participar del equipo de administración de la comunidad online.

Las organizaciones que implementan Workplace a menudo designan un "director de Workplace" exclusivo, que está a cargo de coordinar y potenciar la implementación de la comunidad.

De esa manera, las personas pueden interactuar espontáneamente, sin complicaciones y de forma genuina desde el primer día. ¡No se necesita capacitación!

Elegir la plataforma adecuada

La plataforma que elijas debe integrarse sin problemas con las demás herramientas que uses

Para que puedas aprovecharla al máximo, la plataforma debe tener espacio suficiente para crecer a medida que crezca tu organización y debe integrarse sin problemas con otras herramientas populares que se usen diariamente en tu organización.

Con Workplace, por ejemplo, puedes conectar las apps y servicios que ya usas para optimizar tareas de rutina como la administración de la nómina salarial mediante el software ADP.

Diseñar un plan de acción claro

No es posible desarrollar una comunidad online de la noche a la mañana. Debes plantear el proceso como un proyecto a largo plazo que crezca con el tiempo. Sin embargo, hay algunos aspectos que tienen que estar definidos desde el comienzo, por ejemplo:

• Un equipo que esté a cargo de la administración de la comunidad online
• Normas comunitarias y una política de moderación que defina la etiqueta de las interacciones online
• Herramientas que ayuden a las personas a hacer su trabajo
• Métricas que determinen la participación de los empleados
• Un calendario de creación de contenido

Lanzar la comunidad e invitar a los miembros

Los grupos de Workplace permiten que las personas compartan novedades de la empresa e interactúen con ellas

Los grupos de Workplace son un medio excelente para organizar tu comunidad online y permitir que las personas compartan novedades de la empresa e interactúen con ellas. Además, tienes un control pleno respecto de los tipos de grupos que creas.

Pueden ser abiertos, cerrados o secretos. Esas opciones te ayudan a definir expectativas claras respecto de los tipos de contenido de cada grupo.

Los equipos suelen colaborar en grupos para proyectos que a menudo son cerrados o secretos. Son espacios que permiten que las personas compartan archivos de forma segura y trabajen colaborativamente en documentos mediante las interacciones que prefieran, como Box o SharePoint.

Dar a las personas un motivo para permanecer en la comunidad

En términos prácticos, estás creando una base de datos dinámica que permite hacer búsquedas

Anima a los miembros a publicar actualizaciones, hacer preguntas, subir documentos y compartir ideas. También pueden usar la comunidad online para recibir todas las novedades de ventas, marketing, RR. HH. y otras áreas de la empresa.

De esta manera, en términos prácticos, estás creando una base de datos dinámica que permite hacer búsquedas, en la que todos los miembros de la organización pueden encontrar mejores maneras de colaborar.