Cualquier persona que tenga un smartphone estará familiarizada con el ruido de las notificaciones de los diversos chats en grupo. Estos grupos nos ayudan a estar al tanto de los planes familiares y de las novedades de nuestros amigos y clubes. Entonces, ¿por qué no utilizarlos en el lugar de trabajo para mejorar la colaboración en equipo?

Los millennials están ayudando a impulsar los avances tecnológicos tanto dentro como fuera de la oficina: el 93% afirma que disponer de la tecnología más avanzada es importante a la hora de elegir una empresa [1]. Usar la misma tecnología que en su vida personal puede aportar beneficios inmediatos en cuanto a la productividad de las personas y las organizaciones.

Últimamente, las herramientas empresariales van un paso por detrás de las apps disponibles para los consumidores. Sin embargo, los productos SaaS están haciendo frente a esta situación. Por ejemplo, plataformas como Workplace, que ofrecen herramientas y funciones como los grupos.

Los grupos permiten compartir comentarios y publicar novedades, y pueden mejorar la colaboración en equipo. Ahora bien, ¿cuáles son las reglas que se deben seguir a la hora de utilizar los grupos para crear, conectar y colaborar de forma eficaz?

Ten en cuenta las implicaciones en materia de seguridad

Ten en cuenta las implicaciones en materia de seguridad

El uso de recursos no aprobados por TI es una realidad y puede acarrear problemas de seguridad en tu organización. Los directores de información y los equipos de TI son cada vez más conscientes de las amenazas que puede suponer para la seguridad el uso de apps para consumidores.

Por este motivo, una plataforma como Workplace es muy atractiva, ya que es segura, está lista para que la usen las empresas y cuenta con controles específicos para ayudar a los administradores a gestionar sus comunidades online.

Otro punto a su favor es que incluye herramientas como el chat y las funciones de grupo, que pueden impulsar las comunicaciones y la colaboración.

No te desvíes del tema

No te desvíes del tema

Los grupos de Workplace son una plataforma ideal y sencilla para compartir información. Además, tienes un control pleno respecto de los tipos de grupo que creas. Pueden ser abiertos, cerrados o secretos. De esta manera, defines expectativas claras acerca de los tipos de contenido de cada grupo.

Los equipos se suelen reunir en grupos secretos o cerrados para proyectos. En ellos, pueden intercambiar archivos y colaborar en documentos compartidos mediante la integración que prefieran, como Box o SharePoint.

Los grupos abiertos, por lo general, son para comunicar novedades y sirven como un espacio social para que las personas compartan todo tipo de actualizaciones e información. Sin embargo, independientemente de que se trate de una decisión sobre un proyecto o de detalles sobre la fiesta de verano del trabajo, asegúrate de que el chat sea siempre relevante para todos los miembros.

Si quieres hablar de algo con una persona en particular, opta por utilizar el chat o un grupo individual. De esta manera, evitarás que tus compañeros se distraigan y reciban notificaciones que no son relevantes para ellos.

Fomenta las conversaciones difíciles

Fomenta las conversaciones difíciles

Los chats que tienen lugar en los grupos sirven para promover conversaciones más amplias. Además, son foros abiertos en los que, sin duda, surgirán diferencias de opinión de vez en cuando.

Aprovecha esta oportunidad. Úsalos como foros para conversar sobre los desafíos de la organización. Anima a los miembros sénior del equipo a abordar problemas o inquietudes en público. Es una forma transparente y eficaz de lograr avances en la conversación de la empresa.

No obstante, sé consciente también de cuándo es el momento adecuado para tratar ciertos asuntos fuera del grupo y resolverlos en un foro diferente.

No sumes ruido

No sumes ruido

Los grupos permiten a las personas realizar su trabajo con rapidez. Son el lugar perfecto para recibir una aprobación de tu trabajo con un simple "pulgar hacia arriba".

También contribuyen al flujo de trabajo. Puedes enviar tu versión de un documento al grupo y pedir comentarios. Tus compañeros de otra zona horaria podrán retomarlo cuando se conecten y aportar su granito de arena.

Así, el grupo permite seguir la evolución de todo el proyecto y actualizarlo constantemente, lo que ayuda a las personas que se incorporan o a los miembros del proyecto a ponerse al día rápidamente.

Siempre hay que procurar que la cantidad de notificaciones no sea excesiva. Los grupos de Workplace y la sección de noticias te ayudan a reducir la información poco relevante. La sección de noticias usa el aprendizaje automático para mostrar los mensajes importantes de tus grupos.

Puedes cambiar la configuración de las notificaciones según tus necesidades y, si otro miembro de un grupo te etiqueta en un chat en grupo, siempre recibirás una notificación.

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Colabora con socios externos, proveedores y clientes

Colabora con socios externos, proveedores y clientes

Por último, los grupos entre empresas te ofrecen las mismas funciones de grupos para que las utilices de forma segura con equipos externos. El uso compartido de archivos y las cadenas de comentarios te permiten depender menos de cadenas de correo electrónico difíciles de encontrar. Los grupos entre empresas se convierten en la única fuente de colaboración y comunicación entre las personas de las diferentes organizaciones.

Las herramientas empresariales se están poniendo al día y permiten a las organizaciones crear y administrar comunidades online potentes. Hoy en día, usar estas nuevas tecnologías para colaborar es mucho más fácil que nunca. Y esas son buenas noticias para todos.

[1] Una encuesta revela cuatro secretos clave para captar y retener el talento de los millennials, CBI.
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