Lanzamiento exitoso

Llevar a cabo los cinco pilares del éxito garantizará el lanzamiento exitoso de Workplace en tu organización.

El primer paso para transformar la forma en que la organización se comunica, colabora y trabaja es lanzar Workplace. Nuestra metodología para lanzar Workplace es fácil de seguir y se basa en miles de implementaciones exitosas de esta plataforma. Sigue estos pasos para garantizar un lanzamiento exitoso de Workplace y descarga las listas de comprobación para usar antes, durante y después del lanzamiento a fin de asegurarte de que tienes todo lo necesario:

La metodología de lanzamiento de Workplace se basa en los cinco pilares del éxito que se deben completar en un plazo de 30 días antes de la fecha de lanzamiento planificada a fin de consolidar una comunidad autosustentable y próspera en Workplace. Veremos cada uno de los pilares más detenidamente en los próximos artículos.

1. Participación de los ejecutivos

Lograr que los ejecutivos estén preparados para liderar con el ejemplo y mostrar su respaldo a esta iniciativa será fundamental para lograr altos niveles de interacción y confianza. A modo de práctica recomendada, te recomendamos lo siguiente:
  1. Realiza un taller ejecutivo con los ejecutivos de alto nivel para repasar los objetivos y la manera de usar Workplace.
  2. Publica un video en el que el director ejecutivo les dé la bienvenida a todos los miembros del equipo cuando inicien sesión por primera vez en Workplace.
  3. Programa una transmisión en vivo del director ejecutivo la semana del lanzamiento y promociónala para alentar a cada miembro de la organización a solicitar una cuenta de Workplace.

2. Integración técnica

Una sólida integración técnica garantiza que Workplace sea un lugar seguro (p. ej., que las cuentas de los nuevos empleados se activen automáticamente y las de los que abandonan la organización se desactiven) y reduce la carga administrativa del mantenimiento de la comunidad. A modo de práctica recomendada, te recomendamos lo siguiente:

  1. Crea una lista blanca de URL y dominios de correo electrónico.
  2. Administra las cuentas de los empleados y su acceso.
  3. Impulsa el uso de Workplace con integraciones para simplificar y automatizar flujos de trabajo.

3. Flujos de trabajo y estructura de grupos

Crear una base de grupos que se asemejen a la estructura de la organización evitará la existencia de grupos duplicados y grupos en desuso. A fin de facilitar la búsqueda, te recomendamos establecer una norma para la asignación de nombres de grupos principales. A modo de práctica recomendada, te recomendamos lo siguiente:

  1. Crea grupos de trabajo fundacionales y centrales, y agrega a los empleados a los grupos relevantes.
  2. Traslada los flujos de trabajo reiterados o comunes a Workplace (p. ej., las preguntas del servicio de ayuda técnica de TI o RR. HH.).
  3. Crea grupos de novedades de la comunidad general y equipos individuales moderados para controlar la calidad del contenido.

4. Estrategia de comunicación

Workplace no debe ser "una herramienta más" que la organización lanza. Deja claro por qué se usará Workplace destacando los beneficios para los empleados y la manera en que esta plataforma se alinea con los objetivos comerciales. La estrategia de comunicación debe incluir diferentes canales (online, medios gráficos, Workplace, etc.), así como mensajes de prelanzamiento, lanzamiento y poslanzamiento. A modo de práctica recomendada, te recomendamos lo siguiente:

  1. Proyecta el plan de comunicación usando múltiples canales y personalízalo según los diferentes públicos y etapas del lanzamiento.
  2. Envía materiales de comunicación a ubicaciones relevantes y prepara videos para usarlos durante la semana del lanzamiento.
  3. Elabora campañas de interacción internas del mes posterior al lanzamiento a fin de recordar a los miembros de la organización que tienen que solicitar sus cuentas y destacar los beneficios de usar Workplace.

Usa nuestra plantilla Plan de comunicación del lanzamiento para diseñar tu propia estrategia de comunicación.

5. Usuarios avanzados y capacitación

Contar con algunas primeras personas interesadas y personas influyentes que respalden la administración del cambio en diferentes ubicaciones y departamentos ayuda a que el valor de Workplace se entienda con mayor rapidez y que se reduzca el trabajo administrativo. Te recomendamos que entre el 5% y el 10% de todos los empleados sean usuarios avanzados. A modo de práctica recomendada, te recomendamos lo siguiente:

  1. Identifica entre un 5% y un 10% de usuarios avanzados e invítalos a usar Workplace al menos dos semanas antes del lanzamiento.
  2. Capacita a los usuarios avanzados en el uso de Workplace para desempeñar su trabajo y entender su rol importante para consolidar la comunidad antes del lanzamiento en toda la empresa.
  3. Asegúrate de que los usuarios avanzados creen grupos y agreguen contenido relacionado con sus equipos, de manera que, cuando se invite a otras personas, estas vean el contenido relevante que ya existe en los grupos.

El cronograma que figura a continuación muestra el proceso de implementación que usan las organizaciones exitosas en el lanzamiento de Workplace. Aunque los pilares se completen más rápido o más lento según la cultura de la organización, lo importante es completarlos a todos.

Este gráfico muestra las primeras cinco semanas de implementación de Workplace

Consejo: Una vez que invites a usuarios avanzados a unirse a Workplace, asegúrate de que no pasen más de cuatro semanas antes de invitar al resto de los miembros de la organización para que no se pierda el entusiasmo. Workplace funciona mejor cuando lo usa toda la organización.

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