2. Integración técnica

Con la integración de Workplace en los sistemas de TI, lograrás el éxito y la seguridad de la organización en el largo plazo.

Motivos

Motivos

Con la integración de Workplace en los sistemas de TI, lograrás el éxito y la seguridad de la organización en el largo plazo. El objetivo es lograr que la administración de las cuentas sea lo más sencilla posible cuando las personas se unan a la organización o se vayan de esta. Además, queremos asegurarnos de que las personas disfruten de la mejor experiencia con Workplace, independientemente de que trabajen desde un dispositivo móvil o una computadora. Comparte con el líder del proyecto de TI a nuestros recursos técnicos, para que obtenga información más detallada sobre nuestras prácticas recomendadas de integración técnica.

Estrategia o enfoque

Estrategia o enfoque

Al conectar Workplace a los sistemas de TI, debes considerar lo siguiente:

Acceso a Workplace
Asegúrate de que todos puedan tener acceso al sitio web de Workplace desde la red corporativa y que también usen las apps para celulares de Workplace y Workplace Chat.

Recepción de correos electrónicos de Workplace
Confirma que las personas puedan recibir su invitación para unirse a Workplace. Para ello, asegúrate de que los filtros de spam de la organización no retengan los correos electrónicos enviados desde Workplace.

Incorporación de empleados
Administra a los usuarios que sean miembros de Workplace a través de un directorio o una única fuente de información para saber quién trabaja en la organización. En la mayoría de los casos, esto implicará conectar Workplace a un proveedor de identidad, como Active Directory, pero también permitimos crear o eliminar usuarios a través de un archivo .csv.

Lanzamiento exitoso
El equipo de TI te puede ayudar a realizar el lanzamiento con éxito mediante algunas prácticas recomendadas simples, como configurar un fondo o protector de pantalla en la computadora que incluya un anuncio de Workplace, así como instalar previamente en los dispositivos laborales las apps de Workplace para celulares y computadoras.

Aspectos tácticos de la implementación

Aspectos tácticos de la implementación

Verifica tu dominio de correo electrónico corporativo:

Verificar tu dominio de Workplace hace que tu cuenta de Workplace sea "oficial" en toda la organización e impide que otras personas con el mismo dominio de correo electrónico creen otras cuentas de Workplace por separado. Además, la verificación del dominio te permite:

  • Activar la opción "Inicio de sesión único"
  • Editar información de identificación personal
  • Enviar notificaciones a los usuarios antes de que se activen los perfiles

Si decides no verificar tu dominio, también tienes la opción de autorizarlo. Autorizar tu dominio permite que otras personas con el mismo dominio de correo electrónico creen cuentas de Workplace por separado. Si decides autorizar tu dominio, igualmente puedes verificarlo en cualquier momento.

Obtén información sobre cómo verificar o autorizar un dominio en los recursos técnicos de Workplace.

Activa el acceso de usuario a Workplace:

Estrategia de aprovisionamiento para agregar y eliminar usuarios:

Los administradores pueden agregar o eliminar usuarios de Workplace por medio de los siguientes métodos:

Como los miembros con y sin invitación cuentan con estados independientes, permitimos que los administradores de Workplace agreguen miembros con antelación y los inviten cuando estén preparados. Para preparar una comunidad, los administradores de Workplace pueden crear grupos y agregarles miembros. Cuando todo esté preparado, los administradores pueden invitar a los miembros a que soliciten sus cuentas individuales y que, de esta manera, sean parte de los grupos relevantes.

Proceso de invitación:

Una vez que se haya creado la cuenta de Workplace de un miembro de la comunidad, dicho miembro deberá recibir una invitación para solicitar su cuenta. Cuando lo haga, podrá comenzar a usar Workplace. Hasta que los miembros reciban una invitación para usar Workplace, no sabrán que tienen una cuenta creada. Si una cuenta está en un estado sin invitación:

  • El miembro no puede solicitar su cuenta y cualquier intento de hacerlo producirá un error.
  • El miembro no recibirá ningún correo electrónico ni otras notificaciones de Workplace.

Cuando esté todo listo para que tus miembros sepan que tienen una cuenta para solicitar, deberás invitarlos a Workplace. Una vez invitados, los miembros recibirán un correo electrónico que les indicará que deben solicitar su cuenta a través de una URL generada exclusivamente. En el caso de las cuentas que tengan el inicio de sesión único activado, los miembros también tendrán la opción de solicitarla al iniciar sesión en Workplace a través del servicio de inicio de sesión único configurado.

Los empleados que no tengan una dirección de correo electrónico de la empresa podrán recibir una invitación a Workplace mediante códigos de acceso. Obtén más información sobre la administración de cuentas sin correo electrónico aquí.

Consulta los recursos técnicos para obtener más información sobre el proceso de invitación.

Configura las preferencias de las invitaciones:

Para controlar quién puede unirse a tu Workplace, tienes las siguientes opciones de configuración:

  • Solo las personas invitadas pueden unirse: pueden unirse solamente las personas que hayan recibido una invitación de un administrador o un usuario activo.
  • Cualquier persona de los siguientes dominios de correo electrónico pueden unirse: cualquiera que provenga de un dominio verificado o autorizado puede unirse sin invitación.

Todos los usuarios pueden agregar o solicitar agregar a un nuevo empleado, según tu configuración de las solicitudes de acceso. Los administradores pueden elegir entre tres configuraciones de las solicitudes de acceso para determinar cómo se aprueba la incorporación de nuevos usuarios a tu Workplace:

  • Los administradores deben aprobar todas las solicitudes para unirse a esta cuenta de Workplace: todas las invitaciones que no hayan sido enviadas por un administrador deben tener la aprobación de un administrador.
  • Aprobar automáticamente las solicitudes de estos dominios de correo electrónico: elige esta opción si quieres que tu Workplace esté abierto a cualquier persona con una dirección de correo electrónico corporativa de cualquiera de los dominios que verificaste o autorizaste.
  • Aprobar automáticamente todas las solicitudes: cualquier nuevo usuario puede unirse a Workplace sin aprobación de un administrador.

Autenticación:

¿Cómo iniciarán sesión en Workplace los usuarios?

*Ten en cuenta que solo los dominios verificados pueden activar el inicio de sesión único.

Consejos para lograr la adopción general de Workplace:

  • En el caso de las computadoras administradas: usa el MSI de Workplace Chat para ejecutar la app de Workplace Chat en todas las computadoras con Windows.
  • En el caso de los dispositivos móviles administrados: usa el soporte de Workplace AppConfig para distribuir las apps para celulares de Workplace y Workplace Chat a través de tu solución de administración de movilidad empresarial.
  • Haz transmisiones ante la organización a través de videos en vivo. Una transmisión en vivo de un ejecutivo es una gran manera de lograr que los usuarios soliciten sus cuentas.
  • Anuncia el lanzamiento de Workplace usando los canales de comunicación disponibles en la organización para informar a los usuarios sobre Workplace. Algunas ideas:
    • Configura la URL de inicio de sesión de Workplace exclusiva de tu empresa como la página de inicio predeterminada del navegador.
    • Usa un comunicado de Workplace personalizado como fondo de escritorio de las computadoras de los empleados.

Tres conclusiones importantes sobre la integración técnica con Workplace
Conclusiones principales

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