Administración de cuentas

Descubre cómo crear, actualizar y desactivar cuentas de usuario en Workplace.

Índice

Información general

Información general

Workplace está diseñado para que todas las personas de tu organización tengan un espacio donde expresarse, independientemente de si trabajan en la oficina central o en la fábrica. Sabemos que no siempre se asigna una dirección de correo electrónico de la empresa a todos los empleados, y es por ello que incluimos la opción de usar códigos de acceso. Con los códigos de acceso, los empleados pueden activar su cuenta sin necesidad de tener una dirección de correo electrónico de la empresa.

Instrucciones generales

El proceso para agregar el primer usuario sin cuenta de correo electrónico a Workplace se divide en dos etapas:

1
Activación de la función de cuentas sin correo electrónico en Workplace.

2
Creación de una cuenta que no esté asociada a una dirección de correo electrónico.
Activación de la función de cuentas sin correo electrónico en Workplace.

Activación de la función de cuentas sin correo electrónico en Workplace

Para poder crear usuarios que no tengan una cuenta de correo electrónico, antes debes activar la funcionalidad en el entorno de Workplace. Con una cuenta de administrador del sistema, sigue estos pasos para activar la creación de cuentas que no estén asociadas a una dirección de correo electrónico:

1
En el panel para administradores, selecciona Configuración.

2
Desplázate hacia abajo hasta Creación de perfiles con códigos de acceso.

3
Marca la casilla de selección Permitir que los compañeros de trabajo que no tienen una dirección de correo electrónico inicien sesión en Workplace con un código de acceso.

4
Haz en clic en Guardar.
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Cierra sesión y vuelve a iniciarla. La instancia de Workplace ahora debería tener activada la opción de crear usuarios que no tengan correo electrónico.
Creación de una cuenta sin correo electrónico

Creación de una cuenta que no esté asociada a una dirección de correo electrónico

Sigue estos pasos para crear una cuenta sin un correo electrónico:

1
En el panel para administradores, ve a la sección Personas.

2
Haz clic en el botón + Agregar personas.

3
Selecciona Agregar una persona.

4
Completa la información de usuario relevante. Ingresa un Identificador de empleado (puede tener cualquier formato que no sea el de una dirección de correo electrónico). No ingreses una dirección de correo electrónico.

5
Asegúrate de que el método de autenticación sea Contraseña.

6
Haz clic en Agregar.
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El identificador del empleado debe ser distinto para cada usuario de la organización; de lo contrario, se producirá un error al crear el usuario.
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Para crear un usuario sin correo electrónico, los campos EmployeeID y Name son obligatorios. Todos los demás campos son opcionales, pero recomendamos rellenar tantos como sea posible a fin de crear perfiles de empleado más completos.
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No completes el campo de dirección de correo electrónico si tienes pensado crear un usuario sin correo electrónico. Si lo completas, Workplace considerará que la cuenta tiene una dirección de correo electrónico válida y no generará el código de acceso correspondiente.
Administración de cuentas sin correo electrónico

Administración de cuentas sin correo electrónico

Administración manual de cuentas sin correo electrónico

Puedes administrar manualmente los usuarios que no tienen correo electrónico, uno a la vez, de la misma manera en que crearías manualmente un usuario sin dirección de correo electrónico.

Administración masiva de cuentas sin correo electrónico

Para administrar masivamente los usuarios que no tienen correo electrónico puedes usar una hoja de cálculo, de la misma manera en que administrarías usuarios con dirección de correo electrónico de manera masiva.

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Es posible usar una misma hoja de cálculo para administrar de manera masiva los usuarios sin correo electrónico y los usuarios con correo electrónico corporativo. En la plantilla, verás que hay columnas para Employee Id y Manager Employee Id.

Administración de cuentas sin correo electrónico mediante la API de administración de cuentas

Puedes administrar los usuarios que no tienen correo electrónico mediante la API de administración de cuentas, de la misma manera en que la usarías para administrar usuarios con dirección de correo electrónico.

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Es posible usar la API para administrar simultáneamente los usuarios que no tienen un correo electrónico y los que sí lo tienen.
Recuperación de códigos de acceso

Recuperación de códigos de acceso

Hay dos maneras posibles de crear códigos de acceso para usuarios sin correo electrónico:

  • Recuperar códigos de acceso de usuarios individuales.
  • Recuperar códigos de acceso de usuarios incluidos en una hoja de cálculo.
Recuperación de códigos de acceso de usuarios individuales

Recuperación del código de acceso de un usuario sin correo electrónico

Si inicias sesión como un usuario que tiene asignado el permiso para agregar y eliminar cuentas, puedes recuperar el código de acceso de un usuario que no tiene correo electrónico. Para ello, sigue estos pasos:

1
En el panel para administradores, selecciona Personas.

2
Haz clic en el icono ... junto al usuario sin correo electrónico cuyo código quieras recuperar.

3
Selecciona Obtener código de acceso.

4
Copia y guarda el código de acceso de 16 dígitos correspondiente a ese usuario.

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Entrega el código de acceso al usuario.
Recuperación de códigos de acceso de varios usuarios

Recuperación simultánea de códigos de acceso de varios usuarios sin correo electrónico

Si inicias sesión como un usuario que tiene asignado el permiso para agregar y eliminar cuentas, puedes recuperar los códigos de acceso de varios usuarios. Para ello, sigue estos pasos:

1
En el panel para administradores, ve a la sección Personas.

2
Haz clic en el botón ... y selecciona Obtener códigos de acceso.

3
Selecciona si quieres Enviar también los códigos de acceso a los superiores. Con esta opción, los códigos de acceso también se envían por correo electrónico a los superiores de cada persona. Selecciónala si tienes la certeza de que el organigrama de Workplace está actualizado.

4
Haz clic en Enviar códigos.
Acceso inicial mediante un código de acceso

Acceso inicial mediante un código

Cuando recibes un código de acceso, puedes acceder a Workplace por primera vez y reclamar tu cuenta con un navegador web o la app para celulares.

Para reclamar una cuenta con un navegador web:


2
Haz clic en Crear cuenta con tu código de acceso.

3
Ingresa tu código de acceso de 16 dígitos y haz clic en el botón Continuar.

4
Elige un nombre de usuario y define una contraseña.

5
Marca la casilla Aceptar condiciones.

6
Haz clic en Continuar. Ya se creó tu cuenta.

Para reclamar una cuenta con la app para celulares:

1
Abre la app de Workplace.

2
Haz clic en Crear una cuenta.

3
Haz clic en Crear cuenta con código de acceso.

4
Ingresa tu código de acceso de 16 dígitos y toca Continuar.

5
Elige un nombre de usuario y define una contraseña.

6
Marca la casilla Aceptar condiciones.

7
Haz clic en Continuar. Ya se creó tu cuenta.
Restablecimiento de la contraseña

Restablecimiento de la contraseña en cuentas sin correo electrónico

Si olvidaste tu contraseña, deberás llevar a cabo estos pasos para restablecerla:

1
Escribe tu nombre de usuario en el cuadro de texto de la página de inicio de sesión. Haz clic en Continuar.

2
Haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña?.

3
Escribe el nombre de usuario en el cuadro de texto.

4
Ingresa un nuevo código de acceso (que te debe enviar el administrador del sistema).

5
Define una contraseña nueva.
Convertir cuenta sin correo electrónico en una que sí lo tiene

Convertir cuenta sin correo electrónico en una que sí lo tiene

Si se asignara una dirección de correo electrónico corporativa a un usuario que no la tenía, se puede completar dicha información en el campo correspondiente de la cuenta del usuario. Una vez que se actualice correctamente el campo de correo electrónico, el usuario dejará de usar códigos de acceso y pasará a administrarse como un usuario con dirección de correo electrónico corporativa.

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Una vez que conviertes la cuenta de un usuario que no usaba correo electrónico en una cuenta que sí lo usa, no es posible revertir dicha conversión. La única excepción es si la cuenta todavía no se reclamó.
Enlaces profundos a la app de Workplace para celulares

Enlaces profundos a la app de Workplace para celulares

Los códigos de acceso tienen un esquema de URL que permite incluir enlaces profundos de una URL de código de acceso directamente en la app de Workplace para celulares. Esto significa que puedes compartir esta URL específica a través de un portal web o algún otro mecanismo de entrega para que el usuario final pueda simplemente hacer clic en un enlace que lo llevará al flujo de reclamación en la app de Workplace para celulares.

1
Crea una URL generada por el código que tenga el siguiente formato:
fb-work-emailless://accesscode?access_code="[access code]"

2
Asegúrate de recuperar el código de acceso correspondiente al identificador de usuario correcto.

3
Deberías obtener una URL con el siguiente aspecto:
fb-work-emailless://accesscode?access_code=abcdefghijklmnop
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Puedes recuperar los códigos de acceso mediante la función de exportación de personas del panel para administradores o a través de la API de administración de cuentas de Workplace.