Delegar implica transferir la autoridad y responsabilidad de una persona a otra. En situaciones de negocios, esto suele suponer que alguien con un cargo directivo o de liderazgo traspasa una tarea o responsabilidad a otra persona. Esta persona podría ser un colega con habilidades específicas, otro miembro del equipo con una jerarquía inferior o incluso un colaborador externo.

Puede haber muchas razones para delegar, desde liberar tiempo para el trabajo de mayor prioridad hasta motivar a otras personas, introducir habilidades específicas en los proyectos y proteger las relaciones con los clientes a lo largo del tiempo.

Para que la delegación sea eficaz, debe hacerse con cuidado: no es solo una forma de trasladar una carga de trabajo pesada o de renunciar a las responsabilidades. Aunque las tareas se asignen por completo a otra persona, la responsabilidad general debe compartirse.

No todo el mundo sabe cómo delegar. Pero, lo esencial es que nadie puede hacer todo por su cuenta, por lo que las personas con cargos directivos deben aprender el arte de delegar y animar a los demás a que también lo hagan.

Con herramientas de comunicación, flujos de trabajo compartidos y software de administración de proyectos, delegar ahora es mucho más fácil. Sin embargo, eso no significa que siempre se haga bien o en el momento adecuado.

Una delegación efectiva puede tener importantes beneficios para todos los empleados. Esto incluye:

Permitir que personas de distintos niveles participen en las tareas y la toma de decisiones fomenta el compromiso y la motivación de los empleados, lo que hace que el trabajo sea más interesante y estimulante. También puede impulsar el aprendizaje y la formación, ya que los empleados aprenden no solo a realizar una tarea concreta, sino también a asumir responsabilidades, estructurar su tiempo, trabajar de forma autónoma y administrar a los demás.

Delegar tareas compartiendo la responsabilidad general y la supervisión permite a los superiores liberar tiempo, mientras los empleados aprenden nuevas habilidades de una forma relativamente controlada y segura.

Gallup examinó a los directores ejecutivos de la lista anual de empresas privadas de más rápido crecimiento de Estados Unidos. Descubrió que aquellas con una mayor tendencia a la delegación efectiva tenían una tasa promedio de crecimiento en tres años significativamente mayor y generaban más ingresos que las que tenían una baja tendencia a delegar.

Una investigación de Harvard Business Review descubrió que delegar trabajo en los asociados de los bufetes de abogados permitía a los socios de nivel medio aumentar sus ganancias en más de un 20%. Los mejores abogados ganaban al menos un 50% más.

La delegación es una oportunidad para introducir nuevas competencias y conocimientos, y desarrollar las que los empleados ya tienen. También amplía el abanico de enfoques de trabajo y evita que los procesos y las relaciones con los clientes se estanquen.

Hacer que una tarea o un cliente dependan por completo de un solo empleado o de un pequeño equipo es arriesgado. ¿Qué pasa si falta una persona clave o si hay conflictos de personalidad en el equipo? Delegar el trabajo significa que los proyectos pueden continuar aunque haya interrupciones.

Asignar responsabilidades a las personas con el apoyo adecuado contribuye a que sientan que se las valora y que se confía en ellas, y aumenta su compromiso con el trabajo. Esto puede reducir la rotación de personal y garantizar que la capacitación y el desarrollo profesional se reinviertan en la empresa.

Las personas que tienen éxito en cargos directivos y de liderazgo saben que no pueden quedarse quietas mucho tiempo si quieren crecer y desarrollarse. Establecer un marco de liderazgo permanente garantiza la continuidad y significa que el futuro de la empresa no depende de un único líder ni de unas pocas personas de rango superior.

No todas las situaciones o tareas son adecuadas para delegar. Las oportunidades ideales surgen cuando las tareas pueden separarse claramente, cuando se ajustan mejor a las habilidades de otra persona o cuando se cuenta con empleados dispuestos a aprender y desarrollar nuevas habilidades.

La primera vez que se delega una tarea a un empleado, es aconsejable concederle más tiempo para que pueda capacitarse bien y recibir instrucciones completas, e incluso para que pueda volver a hacer el trabajo y dar su opinión si es necesario. Pero, siempre que haya tiempo suficiente para realizarla bien, la delegación puede ser un elemento clave de una estrategia eficaz de crecimiento.

No delegar, o delegar de manera ineficaz, supone riesgos importantes para las empresas. Pero, aunque sean conscientes de ello, a muchos superiores y líderes les resulta difícil delegar.

De hecho, muchos superiores nunca lo hacen. Se sienten incapaces de ceder responsabilidades porque creen que no harán bien su trabajo si no realizan todo ellos mismos. Debido a esto, sienten que "tienen que hacerlo todo", que tienen que trabajar las 24 horas del día e incluso que el éxito de la empresa depende solo de ellos.

Esto puede causar estrés, agotamiento, estancamiento en términos de espíritu emprendedor y creatividad, y una reducción general de la productividad. A la larga, la falta de delegación conduce a una carga de trabajo inmanejable, gran parte de la cual podría ser realizada por otros. Si los superiores o líderes deben estar constantemente resolviendo problemas urgentes, se generan cuellos de botella y se crea una empresa reactiva en lugar de proactiva.

Otra razón por la que los superiores no delegan eficazmente es porque creen que les llevará más tiempo explicar, supervisar o corregir el trabajo que hacerlo por su cuenta. Es posible que no crean que su personal tenga las competencias suficientes para hacer el trabajo y no inviertan en capacitarlo. También podrían temer perder el control o la autoridad.

La falta de delegación tiene un efecto destructivo en el compromiso y la confianza. Es probable que los empleados la vean como una falta de inversión en su futuro y quizá sientan que nunca se les permitirá desarrollarse y avanzar en sus carreras.

La delegación también puede fracasar si los superiores no la implementan de manera efectiva o integral. Dar a un empleado o a un equipo la responsabilidad de realizar un trabajo y, luego, microgestionarlo genera confusión sobre la rendición de cuentas, una reducción aún mayor de la confianza y la posibilidad de duplicar el esfuerzo para realizar incluso tareas sencillas.

La falta de capacidad para delegar es un problema común. Un estudio sobre la administración del tiempo reveló que casi la mitad de las empresas encuestadas estaban preocupadas por las aptitudes de delegación de sus empleados.

Sin embargo, solo el 28% ofrecía formación sobre cómo delegar. ¿Cómo puedes implementarlo correctamente? Estos son nuestros consejos principales.

A medida que una empresa crece y se desarrolla, aumentan las tareas y la carga de trabajo. Los superiores deben dejar margen para la innovación y la creatividad a fin de garantizar el futuro de la empresa. Liberar trabajo que otros pueden hacer igual de bien es un primer paso clave para crear ese espacio.

En lugar de verla como una solución a una carga de trabajo inmanejable o a una crisis repentina, integra la delegación en la estrategia empresarial. Busca formas de convertir la delegación en la norma, en lugar de un último recurso. Haz saber a los empleados que pueden ofrecerse como voluntarios o dar un paso adelante si creen que pueden asumir más responsabilidades.

Examina las tareas y los plazos, e identifica qué tareas, proyectos y responsabilidades pueden delegarse de forma segura y práctica.

Existen plataformas de flujo de trabajo online; software de gestión de proyectos, elaboración de informes y supervisión, y programas de colaboración en equipo que facilitan la delegación. Invertir en estos recursos demostrará a tu equipo que te tomas en serio la idea de crear una cultura de delegación. Estas herramientas también te permitirán hacer cambios, comprobar el rendimiento y supervisar los logros a fin de sentar las bases para delegar en el futuro.

Si planeas delegar una tarea, prepárate programando tiempo suficiente para dar instrucciones y comprobar la comprensión. También es importante dejar claras las cadenas de responsabilidad y rendición de cuentas.

Familiarízate con las fortalezas y debilidades de cada empleado, y crea una estrategia de delegación que les permita aprovechar al máximo sus competencias y talentos, pero que les ofrezca apoyo cuando lo necesiten.

Deja claro en qué aspectos conservas la responsabilidad general y qué esperas de los demás. Establece una estructura jerárquica que permita a las personas trabajar libremente y por iniciativa propia, pero que garantice que cualquier duda o problema se plantee con claridad y a tiempo.

Asegúrate de que todo el mundo esté satisfecho con los niveles de responsabilidad, la carga de trabajo, la supervisión, la presentación de informes y los objetivos de la tarea.

Establece los objetivos y metas de la organización, decide el nivel de rendición de cuentas e interacción que piensas tener, y asegúrate de que todas las personas entiendan lo que se espera de ellas. Confirma y acuerda los plazos e hitos.

Deja claro por qué delegas una tarea o un proyecto determinados, y cuánta libertad o autonomía piensas ceder. Si hay clientes implicados, asegúrate de que sepan quién es responsable de qué.

Facilita toda la información esencial, así como cualquier consejo o recurso de asistencia que puedas ofrecer. Pero resiste la tentación de describir cada detalle de cómo debe hacerse el trabajo.

Esta suele ser la parte más difícil de la delegación, pero es esencial para que sea efectiva. Aunque puede resultar tentador intervenir en un proyecto delegado, intenta mantener la distancia y deja que la persona o el equipo se dirijan a ti si hay algún problema que deba resolverse o si tienen dudas. Involúcrate, pero deja que otros tomen la iniciativa.

Mantente alerta y muestra tu disponibilidad para responder preguntas, pero intenta hacerlo en el contexto de la delegación y no para explicar "cómo lo harías tú".

Ofrece comentarios para generar confianza. Este debe basarse no solo en la forma en que se realiza la tarea, sino también en la manera en que el equipo o la persona asumen la responsabilidad. Acepta y aprende de los errores, y transmite los conocimientos de forma positiva. Intenta evitar la comparación con la forma en que tú habrías manejado las cosas y, en cambio, concéntrate en el refuerzo positivo. De este modo, tu equipo tendrá la confianza y las aptitudes necesarias para asumir nuevas tareas en el futuro.

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