¿En qué consiste el modelo de trabajo híbrido?

Existen distintos modelos de trabajo híbrido, y las organizaciones y sus líderes deben asegurarse de elegir el más adecuado para el éxito del equipo y la empresa.

El modelo híbrido centrado en la oficina presupone que el personal trabaja principalmente in situ, pero con uno o dos días por semana de trabajo remoto o desde casa. Según este modelo, la organización está al mando de la agenda.

En el otro extremo, el trabajo híbrido completamente flexible delega la decisión en el personal y permite que cada persona elija periódicamente cuántos días quiere trabajar de forma remota. Este es el modelo más centrado en el empleado. Tiene sus riesgos, por lo que los líderes de las empresas deben tomar ciertos recaudos en caso de adoptarlo. Esto incluye:

• Si hay falta de equidad, puede surgir una brecha entre el personal presencial y el remoto

• El personal remoto puede sentir que no recibe suficiente atención de la dirección, beneficios ni oportunidades de ascenso

• Los entornos de trabajo desde casa son muy diversos: no todo el mundo tiene acceso a una oficina bien equipada en su hogar o a una cafetería silenciosa y apta para trabajar

• Puede haber falta de confianza

• Los límites entre el horario de trabajo y el de descanso pueden volverse nebulosos

• Puede generarse una sobrecarga digital

¿Cómo puedes obtener buenos resultados con el trabajo híbrido?

Analiza las tareas y crea flujos de trabajo

El primer paso para implementar con éxito una política de trabajo remoto consiste en analizar las tareas una por una. Quienes dirigen equipos pueden planificar qué trabajo debe ser sincrónico (es decir, las tareas se llevan a cabo en simultáneo entre varias personas) y qué debe ser asincrónico (es decir, las tareas se encargan a miembros específicos del personal para que las realicen en el momento que prefieran y, posiblemente, por su cuenta).

• Hay tareas, como la investigación, la escritura y la planificación compleja, que suele ser mejor realizar en silencio, con mayor concentración y sin distracciones

• Las tareas coordinadas, que requieren dirección, asesoramiento, evaluación y gestión de proyectos, pueden ser más eficaces si el personal trabaja en equipo al menos parte del tiempo

• El trabajo sincrónico es imprescindible cuando las tareas se relacionan con la innovación (como en el intercambio de ideas, el pensamiento creativo y los proyectos que involucran a varios departamentos) y en las iniciativas sociales, como las de formación de equipos, y los resultados suelen ser mejores cuando las personas se reúnen físicamente.

Determina de dónde proviene tu energía productiva

La productividad requiere energía. Para que las organizaciones alcancen el éxito con el trabajo híbrido, sus líderes deben plantearse cómo se genera esa energía en su empresa y determinar si cada miembro del equipo desarrolla y produce trabajo por su parte o si la energía exige colaboración y cooperación como combustible. Observa de qué formas puede generarse la energía productiva más provechosa para la empresa y para sus integrantes.

Reinventa el espacio de oficina

Tener una proporción significativa de personal remoto al menos parte del tiempo es más que una oportunidad de reducir el espacio de oficina y los costos. El paso a un modelo híbrido permite, además, reinventar y rediseñar el espacio a fin de hacerlo no solo más pequeño, sino también más adecuado para las personas que trabajan allí. Genera más espacio para reuniones, trabajo compartido y socialización, y piensa cuál es el mejor uso que puedes darles a esas áreas comunes.

Haz que todos participen

Los equipos híbridos más exitosos aplican la combinación de trabajo remoto y en la oficina a la totalidad de sus miembros, lo que incluye a superiores y líderes. Esto brinda la posibilidad a los directivos de dar el ejemplo con las prácticas recomendadas para el trabajo híbrido. También les permite tener experiencia de primera mano de las ventajas y los desafíos de trabajar tanto en la oficina como de forma remota, y mostrar cómo establecer y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.

Interactúa de cerca con quienes recién llegan

Los primeros días y semanas en un nuevo empleo son cruciales, por lo que es fundamental ayudar al personal incorporado recientemente a familiarizarse con el modo en que se realiza el trabajo híbrido en tu organización. Asígnale a cada persona que se integre al equipo alguien que le enseñe cómo funciona el sistema y anímala a interactuar desde el comienzo con los equipos remotos y presenciales por medio del chat y de actividades sociales online. Quienes recién se incorporan pueden aprender sus tareas más rápido si pasan más días en la oficina, entre colegas con más experiencia, antes de hacer una transición a una mayor proporción de trabajo remoto.

Invierte tiempo y dinero

Asentar nuevas maneras de trabajar lleva tiempo, además de requerir aptitudes nuevas. A fin de avanzar, asegúrate de equipar al personal ofreciéndole capacitación, mostrando nuevas maneras de hacer las cosas e invirtiendo en la tecnología adecuada. Invertir tiempo y dinero también ayudará a que todo el equipo se sienta apoyado, valorado y conectado con una cultura empresarial positiva.

Comparte las conversaciones importantes

El personal remoto puede sentirse alejado de lo que pasa en la oficina. Asegúrate de que las conversaciones y decisiones más importantes incluyan a todo el equipo, y no solo a quienes están físicamente presentes.

¿Qué aptitudes se necesitan para triunfar en un entorno de trabajo híbrido?

La nueva era del trabajo híbrido exige aptitudes nuevas tanto para la dirección como para los equipos. Además, las empresas deben adaptar sus procesos de contratación, incorporación y capacitación con miras a adecuarse al nuevo mundo híbrido.

Administración de relaciones y gestión de conflictos

Las relaciones pueden complicarse cuando las personas no comparten un mismo espacio físico ni trabajan al mismo tiempo. A veces, surgen conflictos a causa de malentendidos o de situaciones que se viven como injustas. Gestionar esos desafíos y mantener una cultura empresarial positiva es esencial para dirigir equipos híbridos.

Respuesta a cuestiones delicadas

Responder a cuestiones como la discriminación o el mal rendimiento ante un personal híbrido requiere habilidades de comunicación sólidas. Las personas que ocupan los cargos superiores deben desarrollar la empatía, y buscar un equilibrio entre comprensión y firmeza.

Refuerzo de la confianza

También se requiere destreza para generar confianza y mantenerla en un entorno de trabajo híbrido. El personal remoto puede sentir la presión de trabajar más horas, lo que conduce a la sobrecarga digital y al agotamiento. Por otra parte, es posible que algunos superiores no tengan la certeza de que el personal está alcanzando los objetivos laborales si no lo ven en persona. Para resolver este problema, puede ser útil estar en contacto frecuente sin caer en la tentación de gestionar hasta el más mínimo detalle.

Adaptabilidad

Pasar al trabajo híbrido implica cambios profundos. Líderes y gerentes deben ayudar a sus equipos a adaptarse al nuevo entorno laboral y, al mismo tiempo, adecuar su estilo de gestión para aprovechar ese entorno al máximo.

Nueve prácticas recomendadas para un modelo de trabajo híbrido

1. Comunícate

La comunicación es el ingrediente principal para que el trabajo híbrido sea un éxito. Usa las herramientas de comunicación de manera que, día a día, todo el mundo sepa dónde está cada quien y en qué proyectos trabaja. También es importante que mantengas los canales de chat abiertos para que las personas puedan intercambiar ideas tal como lo harían si estuvieran en el mismo lugar.

2. Instaura una política formal

Definir todo claramente ayuda a evitar acusaciones de parcialidad y hace que el personal se sienta más seguro. Todos deben saber quién puede trabajar de forma remota, cuándo y en qué tareas. Las políticas deben indicar también las necesidades de la empresa en cuanto a la creación de informes, el contacto digital y en persona, la jornada laboral y la participación en eventos y actividades sociales presenciales.

3. Optimiza la organización del entorno laboral híbrido

Reinventa y rediseña las tareas a fin de adecuarlas a las nuevas opciones de trabajo remoto. Modifica el diseño de la oficina para habilitar la colaboración de distintos grupos y equipos. Invierte en una conexión fluida entre RR. HH. y TI para ayudar a las personas dondequiera que trabajen.

4. Escucha al personal

Crea un entorno donde se anime a las personas a hacerse oír y a participar en actividades laborales y de consolidación del equipo. Obtén comentarios por medio de encuestas anuales y encuestas de percepción, y comunica las respuestas. Alienta la cooperación y la colaboración.

5. No pretendas que el personal esté disponible a toda hora

Envía mensajes solo cuando lo necesites y procura que tus comunicaciones respeten el horario laboral del personal. Respeta el derecho de las personas a desconectarse al final del día.

6. Piensa en la cultura

No dejes de reforzar y mantener una cultura positiva, abierta, inclusiva y solidaria entre el personal presencial y el remoto.

7. Alimenta la confianza

Expresa las expectativas y responsabilidades con claridad. Escucha los comentarios, asigna responsabilidades por tareas o metas específicas, y crea un entorno donde las personas puedan expresar ideas, manifestar opiniones o hacer preguntas sin temor a respuestas negativas. Evita la práctica de gestionar todos los detalles y la pérdida de tiempo que conlleva.

8. No olvides a quienes no pueden trabajar de forma remota

Reformula las políticas de RR. HH. para no pasar a nadie por alto. Revisa el aprendizaje informal y busca estrategias eficaces de contratación, incorporación y capacitación en varias ubicaciones remotas.

9. Repasa y reconsidera

Asegúrate de probar tus iniciativas de trabajo híbrido, evaluar los resultados y hacer ajustes con rapidez, sobre todo cuando estos son necesarios para que el personal sea más diverso e inclusivo.